Заполнение табеля учёта рабочего времени в 1С:ЗУП и Бухгалтерии

В 1С 8.3 табель почти не заполняют руками: программа строит его из графиков работы и производственного календаря, а кадровик вносит только отклонения — отпуска, больничные, командировки. Печатную форму Т-13 в 1С:ЗУП открывают через Зарплата → Отчёты по зарплате → Табель учёта рабочего времени (Т-13), в 1С:Бухгалтерии с расчётом зарплаты — в разделе Зарплата и кадры.

Отдельный документ «Табель» нужен не всем. Если учёт ведётся по графику (режим «по отклонениям»), документ не создают вовсе — хватает графиков и документов-отклонений. Документ понадобится там, где время считают по факту: сменная работа, суммированный учёт, разъездной характер.

Ниже — как настроить основу, заполнить табель учёта рабочего времени, расшифровать коды в ячейках, внести неявки и проверить результат перед начислением зарплаты.

Графики работы и производственный календарь — основа табеля

Без заполненного календаря и графиков табель покажет пустые или неверные нормы. Настройте их один раз, дальше они работают сами.

Производственный календарь . Откройте Настройка → Производственные календари. В России календарь обновляется автоматически после выхода правительственного постановления о переносе выходных — проверьте, что год заполнен и переносы отмечены. Именно отсюда табель берёт норму рабочих дней и часов в месяце.

Графики работы. Раздел Настройка → Графики работы сотрудников. Для каждого режима создаётся свой график:

• 📅 пятидневка 40 часов — стандартный, заполняется по кнопке «Заполнить» на базе календаря;
• 🔁 сменный график — задаёте шаблон смен (например, «два через два»), система разворачивает его на месяцы вперёд;
• ⏱ неполное время — часы меньше нормы, важно для расчёта оклада пропорционально.

В график можно добавить вид времени «Ночные часы» — тогда ночная работа попадёт в табель автоматически, без ручной правки.

Отдельный случай — совместители и работники на неполной ставке. Для них заводят свой график с уменьшенными часами, а не правят табель руками: иначе норма месяца и оклад разойдутся. Внутреннему совместителю нужны две позиции штатного расписания и два графика — тогда в табеле он пройдёт двумя строками, по основному месту и по совместительству.

По отклонениям или по фактической выработке — какой учёт выбрать

В 1С 8.3 два способа учёта времени, и от выбора зависит, нужен ли документ «Табель».

По отклонениям (режим по умолчанию в ЗУП). Программа считает, что сотрудник отработал по графику, а вы регистрируете только то, что из графика выбивается: отпуск, болезнь, командировку, прогул. Удобно для офиса с пятидневкой. Документ «Табель» при этом не создаётся.

По фактически отработанному времени. Вы сами указываете, сколько часов отработано каждый день. Нужен при суммированном учёте, сменах с плавающими часами, оплате по факту. Здесь и включается документ «Табель».

Способ задаётся в Настройка → Расчёт зарплаты (в некоторых релизах — в учётной политике организации, раздел может называться иначе). Выбирайте «по фактической выработке» осознанно: после этого ежемесячно придётся вводить табель вручную по каждому сотруднику.

Менять способ учёта в середине года нежелательно: уже рассчитанные месяцы придётся перепроверять.

Как сформировать и автоматически заполнить табель

Печатная форма Т-13 собирается из уже введённых данных — графиков и отклонений. Отдельно «заполнять» её не нужно, достаточно указать период и подразделение.

1. Откройте Зарплата → Отчёты по зарплате → Табель учёта рабочего времени (Т-13).
2. Задайте месяц и, при необходимости, организацию и подразделение.
3. Нажмите «Сформировать». Программа развернёт дни месяца по каждому сотруднику с кодами и часами.
4. Проверьте итоги по строкам и отправьте на печать или выгрузите в Excel.

Если учёт ведётся по фактической выработке, сначала заполните документ:

1. Зайдите в журнал документов Зарплата и найдите «Табели учёта рабочего времени» (пункт появляется только при включённом способе «по факту»).
2. Создайте документ, укажите месяц и подразделение.
3. По кнопке «Заполнить» система подставит плановые часы из графика — останется поправить фактические.
4. В каждой ячейке дня можно указать код и количество часов: например, Я 8 — явка 8 часов, Н 2 — 2 ночных часа.
5. Проведите документ. Теперь он станет источником данных для Т-13.

Расшифровка кодов в ячейках табеля

Коды в табеле — буквенные и цифровые обозначения из формы Т-13 (Постановление Госкомстата № 1). 1С проставляет их сам, но понимать их нужно, чтобы поймать ошибку.

Под буквенным кодом в ячейке стоит число — количество часов (или дней в сводной строке). В одной клетке может стоять два кода: например, Я и Н в один день, если смена захватила и дневные, и ночные часы. Пустая ячейка в рабочий день — сигнал, что по сотруднику нет ни явки, ни отклонения: разберитесь, прежде чем начислять зарплату .

Полный перечень видов времени с кодами хранится в справочнике Настройка → Виды времени (или Виды использования рабочего времени). Там же можно завести собственный вид, если нужен нестандартный код, — но без крайней необходимости лучше пользоваться типовыми: их понимают и инспектор, и аудитор.

Ручной ввод неявок: отпуск, больничный, прогул

В режиме «по отклонениям» неявки в табель вносятся не правкой ячеек, а документами. Провели документ — соответствующий код появился в табеле автоматически.

• 🏖 Отпуск — документ «Отпуск» (Зарплата → Отпуска или Кадры). Код ОТ проставится на дни отпуска.
• 🤒 Больничный — документ «Больничный лист». В табеле — код Б. С 2023 года пособие платит СФР (бывший ФСС), но в табеле это по-прежнему код Б.
• ✈️ Командировка — документ «Командировка», код К.
• 🚫 Прогул, отсутствие — документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)». Выбираете вид: прогул ПР, неявка НН, отпуск за свой счёт ДО.

Если нужного дня в документе не хватает или период наложился на другой, 1С при проведении покажет сообщение о пересечении — его нельзя игнорировать.

В режиме учёта «по факту» неявку можно поставить прямо в ячейке документа «Табель», выбрав код из списка. Но даже тогда отпуск и больничный лучше оформлять документами — иначе не рассчитаются отпускные и пособие.

Работа в выходные, праздники и ночью

Эти виды времени оплачиваются по повышенным ставкам (ст. 96, 153 ТК РФ), поэтому их заводят отдельными документами или через график — тогда суммы посчитаются верно.

Ночные часы. Если они постоянны (сменный режим), добавьте вид времени «Ночные часы» прямо в график. В табеле появится код Н с числом ночных часов. Разовую ночную работу проводят документом сверхурочной или дополнительной работы.

Работа в выходной и праздник. Документ «Работа в выходные и праздники» (Зарплата). Указываете сотрудников, дату и способ компенсации: повышенная оплата или оплата плюс отгул. В табеле — код РВ.

Сверхурочная работа . Документ «Работа сверхурочно». В табеле — код С, часы считаются сверх нормы по графику.

Проверка и проведение табеля: как поймать ошибки

Перед начислением зарплаты сверьте табель — большинство ошибок видны сразу.

Сначала сформируйте Т-13 за месяц и пробегитесь по строкам: нет ли пустых рабочих дней, не задвоились ли коды, сходится ли итог часов с нормой по графику. Полезен отчёт Зарплата → Отчёты по зарплате → Контроль заполнения графиков (название в вашем релизе может отличаться) — он показывает, у кого график или норма не заполнены.

После проверки проведите документ (если учёт по факту) и переходите к начислению зарплаты. В режиме «по отклонениям» проводить нечего — данные уже в базе, Т-13 просто печатается на подпись.

Готовый табель подписывает ответственный за учёт (обычно руководитель подразделения) и кадровик, после чего он идёт в бухгалтерию для расчёта. Хранить табели нужно не менее пяти лет, а по работникам с тяжёлыми условиями труда — дольше. 1С хранит данные в базе, поэтому переформировать Т-13 за прошлый период можно в любой момент — главное не менять задним числом графики и проведённые документы, иначе печать разойдётся с тем, что ушло в расчёт зарплаты.

Коротко о табеле в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 3.0 с включённым расчётом зарплаты механика та же, но возможностей меньше: конфигурация рассчитана на небольшой штат и простые режимы. Печатная форма Т-13 и документы отклонений находятся в разделе Зарплата и кадры. Сменные графики и суммированный учёт в БП не поддерживаются — для них переходят на 1С:ЗУП. Поэтому, если в организации есть сменщики или сложные графики, вести табель удобнее именно в ЗУП, а в бухгалтерию передавать готовые суммы.

Частые вопросы