Ведение табеля учёта рабочего времени в программе 1С ЗУП

В 1С:ЗУП 3.1 табель заполняется не вручную по клеткам, а собирается программой из двух источников: графика работы сотрудника и введённых отклонений (отпуска, больничные, командировки). Печатная форма Т-13 формируется кнопкой из любого месяца — отдельно её «рисовать» не нужно.

Поэтому главная работа — не заполнение табеля, а правильная настройка графиков и аккуратный ввод всех отклонений за месяц. Если это сделано, табель получается корректным автоматически. Ниже разберём каждый шаг на версии ЗУП 3.1 с интерфейсом «Такси».

С чего начинается учёт: график работы и производственный календарь

Программа считает норму времени по производственному календарю, а фактические часы — по графику сотрудника. Без этих двух настроек табель заполнять нечем.

Производственный календарь обновляется автоматически через интернет -поддержку, но после выхода официального переноса выходных его стоит проверить. Открыть: Настройка → Производственные календари. Убедитесь, что праздники и перенесённые дни отмечены по текущему году.

Графики работы задают, в какие дни и по сколько часов человек работает:

• 📅 Настройка → Графики работы сотрудников — список всех графиков организации.
• Типовые: пятидневка 40 часов, сменные графики, неполное время.
• Для сменной работы и сторожей применяют суммированный учёт рабочего времени — его включают в самом графике, флажком суммированного учёта с указанием учётного периода (месяц, квартал, год).

Проверить, какой график стоит у сотрудника, можно в его кадровых документах (приём, перевод) или в карточке сотрудника в разделе с условиями труда.

Для обычной пятидневки в графике задают 8 часов в день, выходные — суббота и воскресенье, и программа сама вычтет предпраздничные короткие дни по производственному календарю. Для неполной занятости в графике указывают фактическую длительность дня (например, 4 часа), а не «корректируют» потом табель руками — иначе норма и факт разойдутся.

Отдельно стоит проверить, заполнено ли в графике заполнение по дням недели или по месяцам: для скользящих смен (два через два, сутки через трое) удобнее заполнение по месяцам с явным указанием рабочих дней и часов. От этого напрямую зависит, какие часы подставятся в табель.

Два способа учёта времени: по отклонениям и подробно

От выбранного способа зависит, нужен ли вам документ «Табель» вообще. Способ задаётся в Настройка → Расчёт зарплаты.

Учёт по отклонениям (вариант по умолчанию и самый частый). Программа считает, что сотрудник отработал по графику, а вы вводите только отклонения: отпуск, больничный, командировку, прогул. Отдельный документ «Табель» при этом не обязателен — табель всё равно сформируется из графика и отклонений.

Подробный учёт (ввод фактических данных). Здесь каждый месяц заполняется документ «Табель» с реальными часами по дням. Этот способ нужен, когда фактическое время регулярно расходится с графиком: переработки, разъездная работа, почасовая оплата.

Если сомневаетесь, какой способ нужен именно вам, ориентируйтесь на то, как часто фактическое время расходится с запланированным графиком:

Как завести отклонения: отпуска, больничные, командировки

При учёте по отклонениям именно эти документы наполняют табель буквенными кодами. Каждый вид отсутствия оформляется своим документом — не «Табелем».

Основные документы раздела Зарплата и Кадры:

1. Отпуск — ежегодный оплачиваемый, дополнительный, без сохранения оплаты. Даёт коды ОТ, ОД, ДО.
2. Больничный лист — период нетрудоспособности, код Б. Пособие рассчитывает и оплачивает СФР (бывший ФСС, переименован с 2023 года); первые три дня за счёт работодателя.
3. Командировка — код К, время сохраняется в табеле как командировочное.
4. Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) — универсальный документ для прогулов (ПР), неявок по невыясненным причинам (НН), отпуска по уходу.
5. Работа в выходные и праздники и Работа сверхурочно — для кодов РВ и С.

Если хотя бы одно отклонение не введено, в табеле этот день встанет как обычная явка Я — и часы будут завышены.

Как заполнить документ «Табель» при подробном учёте

Если включён подробный учёт, за каждый месяц создаётся документ учёта времени, куда вносятся фактические часы. Порядок простой:

1. В разделе Зарплата откройте список табелей учёта рабочего времени и создайте новый документ.
2. Укажите организацию, месяц и подберите сотрудников (кнопкой подбора или заполнением по подразделению).
3. Заполните документ по графику — программа подставит плановые часы и коды, а вы правите только те дни, где факт отличается.
4. По нужным дням меняете код и часы: например, ставите РВ и фактическое число часов за работу в выходной.
5. Проведите документ.

Фактически «заполнение» сводится к корректировке автозаполненного графика, а не к ручному проставлению каждой клетки. Это и есть разница между подробным учётом в 1С и ведением табеля в Excel.

Буквенные и цифровые коды в табеле Т-13

В верхней строке по каждому дню табель показывает буквенный код вида времени, в нижней — количество часов. Коды берутся из классификатора видов времени и соответствуют образцу формы Т-13.

Если вам нужен собственный вид времени (например, отдельно учитывать время наставничества), его добавляют в справочнике видов использования рабочего времени: Настройка → Виды времени. Там задаётся буквенный и цифровой код, а также признак — рабочее это время, отпуск или неявка.

Загрузка фактического времени из внешних систем (СКУД)

Когда проходные работают по электронным пропускам, вводить явки вручную не нужно — фактические часы можно загрузить из системы контроля доступа. Эта возможность есть в версии ЗУП КОРП.

Механизм один: внешняя система (турникеты, биометрия) выгружает файл с отметками входа/выхода по сотрудникам, а ЗУП загружает его в документ учёта времени. Дальше программа сопоставляет табельные номера с сотрудниками и подставляет фактически отработанные часы.

Чтобы связка работала корректно:

• 👤 у каждого сотрудника должен быть заполнен табельный номер — именно по нему идёт сопоставление с данными СКУД;
• формат выгрузки из внешней системы должен соответствовать тому, что ожидает загрузчик ЗУП;
• загруженные часы стоит выборочно сверять с графиком — сбой турникета не должен молча обнулять день.

Точное название пункта меню загрузки зависит от редакции и подключённого модуля, поэтому ищите его в разделе интеграции с учётом времени; если двусторонний обмен со СКУД не настроен, используется ручная загрузка файла. В версиях ПРОФ и базовой интеграции со СКУД нет — там время вводят документами вручную.

Как устроена печатная форма Т-13

Прежде чем печатать, полезно понимать, что покажет форма. Табель Т-13 разбит на две половины месяца: графы для дней с 1-го по 15-е и с 16-го по конец. По каждому дню — две строки: сверху буквенный код вида времени, снизу число отработанных часов.

Справа формы — итоговые графы: сколько дней и часов отработано за каждую половину и за месяц целиком, а также количество неявок с расшифровкой по кодам. Именно эти итоги попадают потом в расчёт зарплаты, поэтому сверять нужно не отдельные клетки, а итоговые суммы по сотруднику.

Для бюджетных учреждений применяется своя форма — табель по ОКУД 0504421; в коммерческих организациях Т-13 с 2013 года не обязательна, но остаётся удобным и привычным образцом.

Как проверить и распечатать табель

Сам табель за месяц формируется из начислений и отклонений, отдельно «собирать» его не нужно. Чтобы увидеть результат и распечатать форму:

1. Откройте список документов учёта времени (раздел Зарплата, пункт про табели учёта рабочего времени).
2. Выберите организацию и месяц.
3. Нажмите кнопку печати и выберите печатную форму Т-13.

Перед печатью табель стоит проверить по отчётам. Самый наглядный — отчёт по учёту рабочего времени, где видно отработанные, неотработанные и неявочные часы в разрезе сотрудников. Открыть отчёты по времени можно из раздела Зарплата в блоке отчётов.

На что смотреть при проверке:

• совпадает ли итог отработанных часов с нормой по производственному календарю (с поправкой на отпуска и больничные);
• не осталось ли «висящих» явок там, где должно быть отклонение;
• корректно ли разнесены ночные, сверхурочные и работа в выходные — их часто забывают оформить отдельными документами.

Отдельно сверьте сотрудников, принятых или уволенных в середине месяца: у них табель должен быть заполнен только за отработанную часть, а дни до приёма и после увольнения — пустыми, без кода явки. Если стоят лишние Я, проверьте даты в кадровых документах.

Частые ошибки при ведении табеля

Эти ситуации всплывают чаще всего — и почти все они про исходные данные, а не про сам табель.

• День отсутствия стоит как явка. Самая частая причина — забыли ввести отпуск или больничный. Табель берёт график, а график говорит «рабочий день».
• Задвоение часов при сменном графике. Проверьте, что суммированный учёт включён в графике, а не имитируется ручными переработками.
• Не бьётся норма за месяц. Чаще всего устаревший производственный календарь: не загружен перенос выходных на текущий год.
• Больничный оплачен, а в табеле стоит Я. Документ «Больничный лист» проведён не тем периодом или по другому сотруднику — сверьте даты и ФИО.