Оформление товарной накладной ТОРГ-12 в программе 1С

Товарную накладную ТОРГ-12 в 1С не создают отдельным документом — её печатают из документа реализации. В 1С:Бухгалтерии 8.3 это Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), в 1С:Управлении торговлей 11 — Продажи → Документы продажи. Вы заполняете реализацию товаров, проводите её, а затем нажимаете Печать и выбираете Товарная накладная (ТОРГ-12).

Ниже — весь путь от настроек организации до готового бланка в двух экземплярах, с проводками и разбором мест, где чаще всего ошибаются. Форма ТОРГ-12 с 2013 года не обязательна к применению (Госкомстат её утвердил, но закон № 402-ФЗ сделал унифицированные формы необязательными), однако она остаётся самым привычным бланком отгрузки, и 1С печатает её по постановлению № 132.

С чего начать: организация, подписи и права доступа

Прежде чем выписывать первую накладную, проверьте три вещи. Без них бланк либо не заполнится до конца, либо выйдет с пустыми полями.

• 🏢 Реквизиты организации. Откройте Главное → Организации, выберите свою и проверьте ИНН, КПП, юридический адрес, банковский счёт. Эти данные подставляются в шапку ТОРГ-12 как «Поставщик» и «Грузоотправитель».
• 👤 Ответственные лица. В карточке организации есть раздел с подписантами (руководитель, главный бухгалтер). Фамилии из него печатаются в строках «Отпуск разрешил» и «Главный (старший) бухгалтер». Если лица не заданы, подписи в бланке будут пустыми.
• 🔑 Права доступа . Выписывать реализацию может пользователь с профилем «Менеджер по продажам» или «Бухгалтер». Права настраивает администратор в Администрирование → Настройки пользователей и прав.

Отдельно загляните в Главное → Организация → Логотип и печать. Здесь можно загрузить логотип , факсимиле подписей и изображение печати — тогда ТОРГ-12 выйдет сразу с оттиском, без ручного заверения каждого экземпляра.

Создаём документ реализации товаров и услуг

Накладная рождается из документа реализации. Порядок одинаков для 1С:Бухгалтерии и УТ, различается только раздел меню.

1. Откройте журнал: в 1С:Бухгалтерии — Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), в 1С:Управлении торговлей — Продажи → Документы продажи.
2. Нажмите Создать и выберите вид операции Товары (накладная, УПД). Именно этот вид даёт на выходе ТОРГ-12. Вид «Услуги» или «Отгрузка без перехода права собственности» печатает другие бланки.
3. Заполните шапку:
   • Номер и дата — номер программа присвоит автоматически при записи, дату поставьте фактическую дату отгрузки;
   • Контрагент — выберите покупателя из справочника или заведите нового кнопкой Создать;
   • Договор — подставится автоматически, если у контрагента один договор; при нескольких выберите нужный;
   • Склад — укажите, с какого склада отгружаете товар;
   • Организация — заполняется сама, если ведёте учёт по одной компании.

Контрагент и договор управляют тем, как в накладной распределятся роли «Плательщик» и «Грузополучатель». Если фактический получатель груза отличается от плательщика (отгрузка на другой адрес или филиал), это задаётся отдельными реквизитами — ищите в документе ссылку «Грузополучатель / Грузоотправитель».

Заполняем табличную часть: номенклатура, количество и цены

Табличная часть — сердце документа. Отсюда в ТОРГ-12 попадают наименования, единицы измерения, количество, цена и суммы.

Добавляйте строки кнопкой Добавить или через Подбор — второй способ удобнее, когда позиций много: он показывает остатки на складе и позволяет набрать сразу несколько товаров.

На что смотреть в каждой строке:

• Номенклатура — выбирается из справочника. Если товара в базе нет, заведите карточку: тип «Товар», единица измерения, ставка НДС.
• Количество — сколько отгружаете. Программа проверяет остаток: если товара на складе меньше, при проведении появится ошибка о недостатке.
• Цена — подставляется из типа цен, заданного в договоре, или вводится вручную. В УТ работают виды цен и скидки — цена может пересчитаться по условиям продаж.
• % НДС — берётся из карточки номенклатуры. Проверьте ставку (20 %, 10 % или «Без НДС»), от неё зависит сумма налога в накладной.
• Сумма — считается автоматически как количество × цена.

Если даёте скидку, не исправляйте цену руками по каждой строке — задайте скидку через соответствующий механизм (ручная скидка в строке или автоматические скидки в УТ). Так сумма корректно разложится на все позиции.

В самой форме ТОРГ-12 есть поля, которых нет в табличной части документа: «Количество мест», «Масса брутто» и «Масса нетто». Для штучного товара их обычно оставляют пустыми — это не ошибка. Если же отгружаете весовой или упакованный груз и покупатель требует эти данные, заполните соответствующие реквизиты в документе или допишите их в печатной форме перед выводом на печать. Единица измерения в накладной подставляется из карточки номенклатуры и кодируется по ОКЕИ — проверьте, что в карточке указана верная единица (штука, килограмм, литр), иначе в бланк попадёт не тот код.

Проводим документ и печатаем бланк ТОРГ-12

Когда табличная часть заполнена, нажмите Провести (или Провести и закрыть). Проведение — это момент, когда товар списывается со склада, а в учёте появляются движения.

Если проведение прошло без ошибок, печатаем накладную:

1. Нажмите кнопку Печать в верхней части документа.
2. В списке выберите Товарная накладная (ТОРГ-12).
3. Откроется печатная форма. Проверьте, что заполнены все четыре роли: поставщик, грузоотправитель, грузополучатель, плательщик.
4. Распечатайте два экземпляра — один остаётся у вас, второй отдаёте покупателю. При доставке через перевозчика бланк печатают в нужном числе копий по условиям договора.

Бумага не обязательна. Если с покупателем настроен обмен через оператора ЭДО, ту же накладную отправляют электронно: в документе реализации появляется кнопка ЭДО → Отправить или статус электронного документа. Электронная ТОРГ-12 имеет ту же юридическую силу, что и бумажная с подписями, но подписывается квалифицированной электронной подписью. Печатать и возить экземпляры в этом случае не нужно — документ уходит контрагенту за минуты.

Количество копий, наличие штрихкода, печать с логотипом и факсимиле настраиваются кнопкой настроек в самой печатной форме (значок шестерёнки или ссылка «Ещё»). Один раз настроили — дальше бланк выходит в нужном виде.

Обратите внимание на нижнюю часть бланка. В строках «Отпуск груза разрешил», «Главный (старший) бухгалтер» и «Отпуск груза произвёл» расписывается продавец — эти должности подставляются из ответственных лиц. Строки «Груз принял» и «Груз получил» заполняет покупатель от руки при приёмке. Если товар забирает представитель покупателя, в бланке указывают реквизиты доверенности — номер, дату и кем выдана. Эти поля в 1С остаются пустыми: доверенность вписывает получатель, программа их не заполняет.

Настройка печатной формы под свои требования

ТОРГ-12 в 1С гибкая: её внешний вид можно подогнать под требования контрагента или внутренний регламент.

Что реально меняется:

• Подписи. Фамилии и должности подписантов тянутся из ответственных лиц организации. Хотите другого подписанта на конкретной накладной — поменяйте ответственное лицо в документе перед печатью.
• Логотип и печать. Загружаются в Главное → Организация → Логотип и печать и отображаются на бланке автоматически.
• Дополнительные реквизиты. В настройках печатной формы можно включить/выключить вывод штрихкода, номера договора, расшифровки должностей.

Если стандартный бланк не устраивает совсем (нужны нестандартные колонки или особый вид), применяют внешнюю печатную форму — её подключают в Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки. Это уже задача для специалиста: готовый файл формы должен разработать программист 1С.

Какие проводки формирует реализация и как их проверить

Реализация товаров на ОСНО создаёт три типовые проводки. Товарная накладная — это печатная форма, а бухгалтерский результат даёт именно проведённый документ.

У организаций на УСН проводки по НДС (Дт 90.03 Кт 68.02) не формируются — налог не начисляется.

Если работаете на ОСНО, не забудьте про счёт-фактуру. Его выписывают из того же документа реализации: внизу формы есть ссылка Выписать счёт-фактуру или поле для ввода её номера и даты. Счёт-фактура попадёт в книгу продаж , а без него НДС с реализации будет начислен, но не зарегистрирован в отчётности. Проверить регистрацию можно отчётом Книга продаж в разделе Отчёты → НДС.

Чтобы убедиться, что документ отработал правильно, проверьте движения прямо из него: кнопка Дт/Кт (показать проводки) открывает таблицу всех записей. Там видно, списалась ли себестоимость и верно ли начислен НДС.

Для контроля по периоду используйте отчёты:

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62 — покажет задолженность покупателей.
• ОСВ по счёту 90 — выручка, НДС и себестоимость продаж.
• ОСВ по счёту 41 — остатки товаров после отгрузки.
• Отчёт «Продажи» (в УТ — «Выручка и себестоимость продаж») — сводка по реализациям за период.

Если себестоимость в проводке Дт 90.02 Кт 41 нулевая, а товар точно был на приходе, это сигнал: партия не подобралась. Проверьте последовательность проведения документов и при необходимости выполните закрытие месяца или перепроведение.

Частые ошибки при оформлении ТОРГ-12

Большинство проблем всплывает в момент проведения или уже при печати. Вот типовые ситуации и что с ними делать.

Частые вопросы