Транспортная накладная по форме из ПП РФ № 2200: какие данные внести в 1С, чтобы бланк ушёл с машиной без исправлений

Транспортную накладную в 1С заполняют на основании проведённой реализации: откройте документ Продажи → Реализация (акт, накладная, УПД), нажмите Печать и выберите «Транспортная накладная ». Товары, грузоотправитель и грузополучатель подтянутся из реализации сами, а перевозчика, водителя, автомобиль, массу груза и адреса погрузки и выгрузки нужно внести вручную.

Бланк печатается по форме из приложения 4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом (постановление Правительства № 2200). Порядок одинаков для 1С:Бухгалтерии 3.0 и 1С:Управления торговлей 11, отличается только то, где хранятся данные перевозки.

Какие транспортные документы бывают и какой выбрать в 1С

В 1С рядом лежат две похожие печатные формы. Их путают, и машину разворачивают на складе получателя.

Обязательная форма для перевозчика и проверяющих на дороге — именно ТН. ТТН 1-Т её не заменяет: это «товарная» часть плюс сведения о рейсе, и сейчас её применяют добровольно.

Где транспортная накладная живёт в разных конфигурациях

В свежих релизах БП 3.0 для ЭТрН тоже появился отдельный документ. Разница в том, что он хранит данные перевозки в базе и умеет отправлять их оператору ЭДО, а печатная форма — только выводит бланк.

Шаг 1. Готовим реализацию и создаём накладную на её основании

ТН собирает данные из отгрузки, поэтому сначала доводим до ума её.

1. Откройте реализацию или создайте её на основании заказа покупателя: в списке заказов выделите заказ → Создать на основании → «Реализация (акт, накладная, УПД)».
2. Проверьте контрагента, договор, склад и табличную часть с товарами.
3. Перейдите на вкладку «Дополнительно» и заполните поля «Грузоотправитель», «Грузополучатель» и «Адрес доставки», если они отличаются от организации и покупателя.
4. Проведите документ: кнопка Провести.
5. В УТ 11 — нажмите Создать на основании → «Транспортная накладная». В БП 3.0 — Печать → «Транспортная накладная».

Что проверить до первого заполнения

Справочники заполняются один раз, а экономят время на каждой отгрузке.

Шаг 2. Реквизиты перевозки: шапка накладной

Это та часть бланка, которой нет в реализации. Её заполняют каждый раз.

Грузоотправитель и грузополучатель

Подставляются из реализации. Проверьте, что у грузополучателя указан адрес, куда реально едет машина. Юридический адрес покупателя часто не совпадает с адресом склада.

Если склад получателя по другому адресу, а юридического лица там нет, укажите адрес в поле «Адрес доставки» реализации. Тогда и в ТН он попадёт в раздел про сдачу груза.

Перевозчик

Здесь три варианта:

• 🚚 Наёмный перевозчик — выбирайте контрагента-перевозчика из справочника. В бланк попадут наименование, ИНН и адрес.
• 🏢 Своя машина — перевозчиком указываете свою организацию.
• 👤 Перевозчик — ИП или самозанятый водитель — тоже вносится как контрагент, с ИНН физического лица.

Водитель и транспортное средство

Укажите:

1. ФИО водителя полностью, без инициалов: инспектор сверяет с правами.
2. Номер водительского удостоверения, если в форме есть поле для него.
3. Марку и регистрационный номер тягача или грузовика.
4. Номер прицепа или полуприцепа отдельной строкой, если он есть.
5. Тип владения транспортным средством: собственность, аренда, лизинг и т.п.

В УТ 11 водителей и транспортные средства удобно завести справочниками один раз. Дальше их выбирают из списка, а не набирают руками.

Адреса и даты погрузки и выгрузки

Заполните адрес места погрузки, планируемые дату и время подачи машины под погрузку и выгрузку. Фактические время прибытия и убытия ставят уже на месте, от руки или в ЭТрН — заранее их не печатают.

Условия перевозки и провозная плата

В бланке есть разделы про условия перевозки и её стоимость. Их заполняют по договору с перевозчиком:

• 🕒 сроки доставки, если они согласованы отдельно от общих правил;
• 🌡️ особые условия: температурный режим, запрет перегруза, крепление;
• 💵 стоимость перевозки и порядок расчёта провозной платы — сумма, ставка за километр или за рейс.

Если везёте своей машиной, раздел о провозной плате оставляют пустым: платить самому себе некому.

Шаг 3. Груз и табличная часть

Раздел «Груз» в ТН — не перечень товаров, как в ТОРГ-12 или УПД. Это описание груза для перевозчика.

Что в нём должно быть:

• 📦 Наименование груза — обобщённое («бытовая химия», «строительные смеси») или перечень позиций из реализации. Программа подставит номенклатуру; если позиций 40, решите, нужна ли такая детализация.
• 📏 Количество грузовых мест и способ упаковки: коробки, паллеты, мешки.
• ⚖️ Масса брутто, кг — с тарой и упаковкой. Масса нетто для перевозчика вторична.
• 📐 Объём, м³ — если перевозчик считает фрахт по объёму.
• 💰 Объявленная ценность — если отправитель её заявляет. Обычно равна сумме по реализации.
• ☣️ Класс опасности — только для опасных грузов.

Откуда берётся масса

В УТ 11 масса считается автоматически, если в карточке номенклатуры заданы весовые характеристики. Если поле веса пустое, в накладной будет ноль, и массу придётся вбивать руками на каждой отгрузке.

В БП 3.0 вес номенклатуры не ведётся, поэтому массу брутто вносите вручную в форме накладной перед печатью.

Сопроводительные документы

В соответствующем разделе ТН перечислите, что едет вместе с грузом: УПД или ТОРГ-12 с номером и датой, сертификаты, ветеринарные документы. Номер реализации подставится автоматически, остальное допишите.

Шаг 4. Печать, количество экземпляров и подписи

Нажмите Печать → «Транспортная накладная». Откроется макет — проверьте его до отправки на принтер.

1. Пролистайте все разделы бланка: пустые разделы с обязательными сведениями сразу видны.
2. Если нужно поправить строку один раз, а не в базе, — кнопка редактирования табличного документа в форме печати разрешает правку прямо в макете. Такая правка в базу не сохраняется.
3. Укажите число копий в поле «Копий» или распечатайте нужное количество.

Распечатайте ТН в трёх экземплярах: для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Так установлено Правилами перевозок.

Кто и где подписывает

Подписи ставит уполномоченное лицо. Печать — при наличии, её отсутствие ошибкой не считается.

Электронная транспортная накладная

Если вы перешли на ЭТрН, бумажный бланк не печатают. Документ подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью отправитель, перевозчик и получатель — каждый на своём этапе. Отправка идёт через оператора ИС ЭПД, подключённого к 1С. Без договора с таким оператором отправить ЭТрН из 1С не получится.

Шаг 5. Проводки: что двигает учёт, а что нет

Сама транспортная накладная — перевозочный документ. Она не делает проводок и не меняет остатки. Движения формирует реализация, на основании которой создана ТН.

Проводки по отгрузке в БП 3.0 выглядят так:

Расходы на доставку отражаются отдельно — когда приходит акт от перевозчика:

• 🧾 Наёмный перевозчик: документ «Поступление (акт, накладная, УПД)» с видом операции «Услуги» → Дт 44.01 Кт 60.01, входящий НДС — Дт 19.04 Кт 60.01.
• 🔁 Доставка перевыставляется покупателю отдельной строкой в реализации — это выручка по услуге, проводка Дт 62.01 Кт 90.01.1.
• 🚛 Своя машина — затраты на ГСМ и водителя попадут в издержки обращения через путевые листы и зарплату, ТН на них не влияет.

Шаг 6. Частые ошибки в транспортной накладной и как их исправить

Когда ТН перепечатывать, а когда исправлять на месте

Если машина ещё не ушла — исправьте данные в 1С и распечатайте комплект заново. Старые экземпляры уничтожьте, чтобы два разных бланка не ехали с одним грузом.

Если груз уже в пути, изменения вносят в сам бланк: зачёркивают, пишут верное значение, ставят подпись и дату того, кто исправил. Повторно печатать ТН в этот момент бессмысленно — у водителя и получателя останется старый экземпляр.

Вопросы, которые задают после первой отгрузки