Как заполнить трудовую функцию и код по ОКЗ в 1С:ЗУП

Трудовая функция в 1С:ЗУП — это не отдельное поле «впишите сюда обязанности», а связка справочника Должности, кода по ОКЗ и, при необходимости, профстандарта. Наименование должности из справочника и есть трудовая функция сотрудника; код по ОКЗ в карточке должности питает графу «Код выполняемой функции» в отчёте ЕФС-1.

Чаще всего вопрос всплывает, когда бухгалтер формирует ЕФС-1 на приём и видит пустую графу 6. Причина почти всегда одна: в карточке должности не заполнен код по ОКЗ. Ниже — где этот код взять, куда вписать, как он попадает в приказ и отчётность и что меняется при переводе.

Что закон понимает под трудовой функцией

Трудовая функция определена в статьях 15 и 57 ТК РФ. Это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии или специальности с указанием квалификации, либо конкретный вид поручаемой работнику работы.

В переводе на 1С это означает: трудовая функция = запись справочника Должности, которую вы выбираете в кадровом документе. Отдельного текстового поля «трудовая функция» в карточке сотрудника нет и быть не должно — она задаётся через должность.

Не путайте трудовую функцию с должностными обязанностями. Обязанности детально описывают, что делает работник, и живут в должностной инструкции. Трудовая функция — это обобщённое наименование работы (должность, профессия, специальность), и именно она фиксируется в договоре, приказе и отчётности.

С кодом сложнее. Для отчётности в СФР понадобятся два разных кода, и их путают:

• 🔹 Код по ОКЗ — четырёхзначный код базовой группы занятий из классификатора ОК 010-2014. Например, для бухгалтера это группа «Бухгалтеры». Код идёт в графу «Код выполняемой функции» ЕФС-1.
• 🔹 Код обобщённой трудовой функции — берётся из профессионального стандарта (если организация его применяет). Нужен для внутренних целей и привязки должности к профстандарту, а не для графы ЕФС-1.

Где в 1С:ЗУП найти справочник должностей

Справочник открывается из раздела Настройка → Должности. В ряде релизов он лежит в группе Настройка → Предприятие → Должности — если прямой команды нет, ищите по этой группе. Тот же список доступен из раздела Кадры.

Откройте нужную должность (или создайте новую кнопкой Создать). В карточке есть поле «Код по ОКЗ» — это и есть основа кода выполняемой функции для отчётности.

Чтобы заполнить код:

1. Найдите подходящую запись в классификаторе занятий (поиск по названию профессии или вида работ).
2. Впишите четырёхзначный код базовой группы в поле Код по ОКЗ.
3. Запишите и закройте карточку.

Если точной профессии в классификаторе нет, берите ближайшую базовую группу по описанию вида деятельности. Классификатор построен от общего к частному, и подходящая группа почти всегда находится по ключевому слову из названия работы. Для смешанных и редких должностей ориентируйтесь на основную выполняемую работу, а не на формулировку в штатном расписании.

Код по ОКЗ удобно проставить сразу всем должностям, а не вспоминать о нём в день сдачи отчёта. Пройдитесь по списку должностей и заполните пустые — это пять минут на всю организацию.

Профстандарт и привязка к коду функции

Если организация применяет профессиональные стандарты (обязательно по закону или добровольно по решению работодателя, ст. 195.1 ТК РФ), должность стоит связать с профстандартом.

Применение профстандарта обязательно, когда требования к квалификации установлены Трудовым кодексом или другими федеральными законами (например, для отдельных категорий педагогов, медиков, главных бухгалтеров в ряде организаций). В остальных случаях работодатель использует профстандарты как ориентир по своему решению. От этого зависит, заполнять ли графу с кодом функции в ЕФС-1.

В 1С:ЗУП для этого есть справочник Профессиональные стандарты. В карточке должности указывается ссылка на профстандарт и выбирается конкретная обобщённая трудовая функция из него. После этого в документах и печатных формах подтягивается уже выверенная формулировка.

Порядок такой:

1. Загрузите или заведите нужный профстандарт в справочнике Профессиональные стандарты.
2. В карточке должности укажите профстандарт.
3. Выберите обобщённую трудовую функцию — её код и наименование сохранятся за должностью.

Профстандарт не заменяет код по ОКЗ. Даже когда должность привязана к профстандарту, графу ЕФС-1 заполняет именно код по ОКЗ, поэтому поле Код по ОКЗ всё равно должно быть заполнено.

Как трудовая функция попадает в приказ о приёме

При оформлении приёма создайте документ Прием на работу в разделе Кадры. В документе вы выбираете сотрудника, подразделение и должность — вместе с должностью в документ автоматически подтягивается трудовая функция и связанные с ней настройки.

Дальнейшие действия:

1. Заполните дату приёма, вид занятости и условия (оклад, график).
2. Проверьте выбранную должность — она и определяет трудовую функцию.
3. Проведите документ.
4. Из формы документа распечатайте приказ о приёме.

В печатной форме приказа (унифицированная форма Т-1 или форма, принятая в организации) трудовая функция отражается как наименование должности и структурного подразделения. Отдельной строки «трудовая функция» в приказе нет — она выражена через должность, что полностью соответствует статье 57 ТК РФ.

Та же логика в трудовом договоре: наименование должности из документа приёма переносится в печатную форму договора и описывает трудовую функцию работника. Поэтому расхождение названия должности между приказом, договором и штатным расписанием недопустимо — все три берут её из одного справочника.

Что меняется при переводе и уточнении функции

Трудовая функция может поменяться в двух случаях: сотрудника переводят на другую должность или уточняют саму должность в справочнике.

Перевод на другую должность. Оформляется документом Кадровый перевод в разделе Кадры. Выбираете новую должность — трудовая функция меняется вместе с ней. Перевод формирует кадровое мероприятие, которое потом попадёт в ЕФС-1.

Переименование или уточнение должности. Если вы просто исправили код по ОКЗ в карточке действующей должности, это не кадровое мероприятие и само по себе в СФР не подаётся. Код подтянется в следующий отчёт по сотруднику автоматически.

Если после перевода трудовая функция в документах всё равно отображается старой, проверьте: проведён ли документ перевода и не стоит ли у сотрудника несколько кадровых записей (например, совместительство) — для каждой из них функция своя.

Связь со штатным расписанием и тарификацией

Трудовая функция связана со штатным расписанием через должность: в позиции штатного расписания указывается должность, а значит, и закреплённые за ней трудовая функция и код по ОКЗ.

Это даёт полезный контроль: если вести штатное расписание в 1С:ЗУП, при приёме можно выбирать должность только из утверждённых позиций. Тогда расхождений между штатным расписанием, трудовым договором и ЕФС-1 не возникает.

Тарификация — отдельный механизм, который используется в государственных и муниципальных учреждениях (конфигурация 1С:ЗКГУ). Там трудовая функция связана не только с должностью, но и с тарификационными данными и квалификационными группами. В обычной коммерческой 1С:ЗУП тарификации нет — хватает штатного расписания и справочника должностей.

Код выполняемой функции в ЕФС-1 и передача в СФР

С 2023 года ПФР и ФСС объединены в Социальный фонд России (СФР), а сведения о кадровых мероприятиях (бывшая СЗВ-ТД) подаются в составе отчёта ЕФС-1, подраздел 1.1.

В подразделе 1.1 есть графа «Код выполняемой функции». Её заполняют, если организация применяет профессиональные стандарты — обязательно или по собственному решению.

Формат кода — ХХХХ.Х:

• первые четыре знака — код по ОКЗ (базовая группа занятий);
• пятый знак после точки — контрольное число.

Именно поэтому важно заполнить Код по ОКЗ в карточке должности заранее. В ЕФС-1 этот код подтягивается автоматически при формировании сведений на приём, перевод или увольнение.

Подраздел 1.1 строится по кадровым мероприятиям. На каждую строку приходится один факт: вид мероприятия (приём, перевод, увольнение), его дата, наименование должности и структурного подразделения, код выполняемой функции и основание — вид и реквизиты приказа. Все эти графы 1С заполняет из проведённых кадровых документов, вручную в отчёте вводить их не нужно. Если какой-то графы не хватает — ищите причину в исходном документе или карточке должности, а не правьте отчёт.

Порядок формирования отчёта:

1. В разделе отчётности создайте ЕФС-1.
2. Заполните подраздел 1.1 — мероприятия подтянутся из проведённых кадровых документов.
3. Проверьте графу с кодом функции: если она пустая, вернитесь в карточку должности и заполните код по ОКЗ.
4. Проверьте отчёт встроенной проверкой и отправьте в СФР.

Если код не подтянулся в отчёт

Когда графа в ЕФС-1 ведёт себя не так, как ждёшь, причина почти всегда в исходных данных, а не в самом отчёте. Короткая диагностика по симптомам:

Частые ошибки при заполнении

Отдельно соберу то, что чаще всего ломает отчётность, — этого нет в шагах выше.

• ❌ Код по ОКЗ не заполнен. Самая частая причина пустой графы в ЕФС-1. Проверяется в карточке должности, а не в документе приёма.
• ❌ В код по ОКЗ вписан код профстандарта. Это разные классификаторы. В графу ЕФС-1 идёт только код по ОКЗ (четыре знака), а не код обобщённой трудовой функции вида A/01.6.
• ❌ Дубли должностей. Две одинаковые должности с разными настройками дают расхождения между сотрудниками. Держите один справочник в порядке.
• ❌ Должность в документе не совпадает со штатным расписанием. Тогда наименование в приказе и в ЕФС-1 разойдётся с трудовым договором.