Трудовая функция в 1С ЗУП и Бухгалтерии: как заполнить

Трудовая функция в 1С задаётся через справочник «Должности»: само наименование должности по штатному расписанию — это и есть трудовая функция работника. В ЗУП справочник открывается командой Настройка → Должности, в Бухгалтерии — Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Должности. Там же в карточке должности указывают код выполняемой функции по ОКЗ, который потом уходит в отчёт ЕФС-1.

Путаница обычно начинается, когда кадровик заполняет приём на работу и видит в отчёте пустой столбец «Код выполняемой функции». Причина не в документе приёма, а в незаполненной карточке должности. Ниже — как устроена трудовая функция в 1С 8.3, где её вносить и что проверить перед сдачей отчётности в СФР (бывший ФСС и ПФР объединены в СФР с 2023 года).

Что закон понимает под трудовой функцией

Трудовая функция — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии или специальности с указанием квалификации; либо конкретный вид поручаемой работнику работы. Определение дают статьи 15 и 57 ТК РФ.

Из этого следуют два практических вывода для работы в 1С:

• 🧩 Трудовая функция в программе не хранится отдельным длинным текстом. Её роль играет наименование должности из справочника «Должности» (или позиция штатного расписания).
• 📄 В трудовом договоре и приказе о приёме трудовая функция отражается тем же наименованием должности, которое вы выбрали в кадровом документе.

Отдельно стоит код выполняемой функции — цифровое обозначение для отчёта в СФР. Это не то же самое, что текст трудовой функции: код описывает вид занятия по классификатору, а наименование должности остаётся словесным.

Разница на примере: сотрудник принят на должность «Бухгалтер по расчёту заработной платы». Это наименование — его трудовая функция в договоре и приказе. А код выполняемой функции для ЕФС-1 будет общим для группы бухгалтеров и опирается на ОКЗ. Один словесный текст — один числовой код, и заполняются они в одной карточке.

Справочник «Должности»: что настроить до приёма

Карточка должности — главное место, где собирается всё, что относится к трудовой функции. Заполнить её лучше до оформления сотрудника, иначе данные не попадут в кадровые документы и отчётность.

Путь к справочнику зависит от конфигурации:

В карточке должности заполняют:

1. Наименование — точно как в штатном расписании и трудовом договоре. Это и есть текст трудовой функции.
2. Код по ОКЗ — четырёхзначный код по Общероссийскому классификатору занятий. Для бухгалтера, например, группа занятий «Бухгалтеры» имеет код из четырёх цифр; выбирать нужно по фактически выполняемой работе, а не по созвучию.
3. Код выполняемой функции — поле для отчёта ЕФС-1 (о нём подробно ниже).

Если в ЗУП включено ведение штатного расписания, трудовая функция фактически закрепляется за позицией штатного расписания, а не просто за должностью. Позиция объединяет подразделение, должность и условия оплаты. В этом случае при приёме выбирают позицию, а должность и код функции подтягиваются из неё. Логика та же: данные сначала готовят в справочнике и штатке, а документ приёма их только использует.

Как заполнить трудовую функцию при приёме сотрудника

Когда справочник готов, трудовая функция в приёме подставляется автоматически вместе с выбором должности. Отдельного поля «трудовая функция» в документе нет — её несёт выбранная должность.

Документ приёма открывается так:

• ЗУП 3.1: Кадры → Приёмы, переводы, увольнения, кнопка создания приёма.
• Бухгалтерия 3.0: Зарплата и кадры → Приёмы на работу.

Порядок заполнения:

1. Укажите организацию и подразделение.
2. Выберите должность из справочника. Вместе с ней подтянется код выполняемой функции, если он заполнен в карточке.
3. Укажите дату приёма и оклад (или тариф).
4. Проверьте, что наименование должности в документе совпадает с тем, что пойдёт в трудовой договор.
5. Проведите документ.

После проведения трудовая функция уже зафиксирована в кадровой истории сотрудника. Её увидите в печатных формах приказа и договора, а также в сведениях для ЕФС-1.

Код выполняемой функции для отчёта ЕФС-1

С 2021 года в сведениях о трудовой деятельности (раньше СЗВ-ТД, теперь подраздел 1.1 отчёта ЕФС-1) появилось поле «Код выполняемой функции». Оно заполняется при приёме, переводе, переименовании должности и других кадровых мероприятиях.

Формат кода — «ХХХХ.Х»:

• первые четыре цифры — код по ОКЗ (вид занятия);
• пятый знак после точки — цифра, обозначающая категорию должности по порядку заполнения отчёта.

В 1С этот код берётся из карточки должности. Поэтому логика простая: заполнили код в справочнике «Должности» один раз — он автоматически попадёт во все кадровые документы и в ЕФС-1.

Что проверить перед сдачей отчёта:

• 🔢 Код указан в формате «четыре цифры, точка, одна цифра». Пустое поле — частая причина, по которой СФР возвращает сведения.
• 🧮 Код по ОКЗ подобран по реально выполняемой работе. Классификатор занятий — иерархический: первая цифра задаёт укрупнённую группу, остальные уточняют. Например, для бухгалтера первые четыре цифры — 2411 (группа «Бухгалтеры»), для экономиста и финансиста коды будут другими.
• 🔁 После изменения должности код в новых мероприятиях обновился.

Отчёт формируется в разделе отчётности по сотрудникам (Отчётность, справки в ЗУП или Отчёты → 1С-Отчётность при подключённом сервисе). Перед отправкой стоит открыть проверку заполнения — программа подсветит мероприятия без кода функции.

Когда должность обязана соответствовать профстандарту или ЕТКС

Наименование должности в 1С нельзя придумывать произвольно, если с работой связаны льготы. Статья 57 ТК РФ требует: когда по должности положены компенсации, льготы или есть ограничения, наименование и квалификационные требования должны соответствовать профессиональным стандартам либо квалификационным справочникам (ЕТКС, ЕКС).

Типичные случаи, когда это критично:

• 🏭 Работа во вредных и опасных условиях — даёт право на досрочную пенсию и дополнительный отпуск.
• 👷 Должности, по которым закон прямо требует применения профстандарта (ст. 195.3 ТК РФ).
• 🩺 Медики, педагоги, водители — профессии с нормативными требованиями к квалификации.

Для таких должностей в карточке справочника важно задать наименование строго по профстандарту или ЕТКС и правильный код по ОКЗ. Иначе работник может потерять право на льготу, а у организации возникнут вопросы при проверке.

Если должность «обычная» (офисный персонал без льгот), работодатель вправе называть её удобно, но код по ОКЗ для ЕФС-1 всё равно нужен.

Где трудовая функция отражается в документах

Отдельного «документа трудовой функции» в 1С нет — она проступает в стандартных печатных формах, которые программа собирает из документа приёма и карточки должности.

• 📝 Трудовой договор — печатается прямо из документа приёма (кнопка печати). Наименование должности переносится в раздел о трудовой функции работника.
• 📋 Приказ о приёме (форма Т-1) — должность попадает в графу о наименовании работы и квалификации.
• 🗂 Штатное расписание (форма Т-3) — если оно ведётся в программе, трудовая функция видна в графе с наименованием должности.
• 👤 Личная карточка (форма Т-2) — заполняется при её ведении, наименование должности берётся из того же приёма.

Поэтому важно, чтобы наименование в справочнике было корректным с самого начала: исправлять его потом придётся во всех перечисленных формах и в отчётности сразу.

Массовое изменение функций и переводы сотрудников

Когда коды нужно проставить сразу по десяткам должностей или перевести группу сотрудников, вручную по одному — долго. Есть два разных сценария, и путать их не стоит.

1. Дозаполнить код сразу у многих должностей. Это правка справочника, а не кадровое мероприятие. В списке должностей выделите нужные строки и воспользуйтесь стандартной обработкой группового изменения реквизитов — она меняет один реквизит (например, код выполняемой функции) у всех выделенных элементов за раз.

2. Перевести сотрудников на другую должность (с новой трудовой функцией). Это уже кадровое мероприятие, которое должно попасть в ЕФС-1. В ЗУП для группы используют документ кадрового перевода списком (Кадры → Приёмы, переводы, увольнения), в карточке которого указывают новую должность. Код функции подтянется из справочника.

Разница принципиальная:

• правка справочника не создаёт запись в трудовой истории;
• документ перевода создаёт мероприятие и формирует сведения для СФР.

Если вы просто переименовали должность в справочнике, по закону это тоже кадровое событие — его оформляют отдельным документом переименования должности, чтобы факт попал в отчёт.

Типичные ошибки при заполнении

Ошибки с трудовой функцией почти всегда всплывают на этапе сдачи ЕФС-1, когда исправлять уже некогда. Вот что встречается чаще всего.

Отдельно про синхронизацию: если зарплата считается в ЗУП, а кадры частично ведутся в Бухгалтерии, код функции нужно заполнять в той программе, которая является источником кадровых данных. Правка «не в той» базе потеряется при следующем обмене.

Частые вопросы