Как заполнить трудовую функцию сотрудника в 1С ЗУП 8.3

Трудовая функция в 1С ЗУП 8.3 — это должность (профессия) работника и конкретный вид поручаемой ему работы. Практически вы заполняете её в двух местах: в справочнике Должности и в кадровом документе о приёме. Оттуда данные уходят в подраздел 1.1 отчёта ЕФС-1.

Отдельного поля «трудовая функция» в карточке сотрудника нет. Её роль выполняют наименование должности и код выполняемой функции по ОКЗ. Заполняете вы их по-разному: наименование влияет на договор и приказ, код — на электронную отчётность. Ниже — как привести в порядок оба реквизита, чтобы сведения в СФР ушли без ошибок, и где проверить результат.

Что закон понимает под трудовой функцией

Определение даёт ст. 15 и ст. 57 ТК РФ: трудовая функция — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии или специальности с указанием квалификации, а также конкретный вид поручаемой работнику работы.

Из этого следуют два требования к учёту в 1С:

• 📌 Наименование должности в справочнике должно совпадать с тем, что записано в трудовом договоре и приказе о приёме.
• 📌 Если с работой связаны льготы, компенсации или ограничения, наименование должности берётся строго из профстандарта, ЕКС или ЕТКС (ст. 57 ТК РФ). Произвольную формулировку в таком случае использовать нельзя.

Для отчётности с 2021 года добавился ещё один реквизит — код выполняемой функции. Его сдают в составе ЕФС-1 (эта форма с 2023 года заменила СЗВ-ТД и подаётся в Социальный фонд России — СФР, образованный слиянием ПФР и ФСС).

Готовим справочник должностей

Справочник открывается через Настройка → Должности. Ссылки на него есть и в разделе Кадры.

Карточка должности содержит реквизиты, которые влияют на трудовую функцию:

Заполняйте код один раз — в карточке должности. Тогда он будет автоматически подставляться во все кадровые документы по этой должности, и его не придётся вводить вручную для каждого сотрудника. При приёме нового работника на уже настроенную должность трудовая функция подтянется сама.

Если в базе уже накопились дубли должности («Бухгалтер» и «бухгалтер», «Менеджер» и «Менеджер по продажам» для одной роли) — приведите их к единому написанию до начала отчётного периода. Иначе сотрудники с одной фактической функцией разъедутся по разным строкам справочника.

Код выполняемой функции: откуда берётся значение

Код заполняется по Общероссийскому классификатору занятий — ОКЗ, он же ОК 010-2014. Это иерархический справочник: занятия сгруппированы от укрупнённых групп к детальным.

На верхнем уровне ОКЗ выделяет девять укрупнённых групп занятий. С них и начинается подбор:

Логика выбора простая:

1. Определите укрупнённую группу по таблице выше — ориентируйтесь на уровень квалификации и характер труда.
2. Внутри группы спуститесь до детальной группы, которая точнее всего описывает работу сотрудника.
3. В карточке должности найдите поле Код выполняемой функции и выберите эту группу из встроенного классификатора — код программа подставит сама.

Например, бухгалтер и экономист относятся к специалистам высшего уровня квалификации (группа 2), кладовщик и продавец — к работникам торговли и обслуживания (группа 5), а водитель — к операторам установок и машин (группа 8). Подбирайте группу по сути работы, а не по названию отдела или штатному «весу» должности.

Один и тот же код ОКЗ нормально ставить разным должностям, если их трудовая функция по содержанию совпадает. ОКЗ описывает тип занятости, а не конкретное штатное название, поэтому полного совпадения кода и наименования должности и не требуется.

В сам отчёт ЕФС-1 код попадает в том формате, который предусмотрен действующей формой. Вручную переформатировать его не требуется — программа подставляет значение из карточки должности.

Как трудовая функция заполняется при приёме

Кадровые документы создаются через Кадры → Приёмы, переводы, увольнения. При приёме порядок такой:

1. Создайте документ Приём на работу и выберите сотрудника.
2. В поле должности подберите значение из справочника Должности — вместе с должностью подтянется её код выполняемой функции.
3. Укажите подразделение, дату приёма, график и условия оплаты.
4. Проведите документ.

После проведения трудовая функция считается зафиксированной: наименование должности и код ОКЗ привязаны к этому кадровому мероприятию.

Для совместителя действует тот же порядок. Внутреннее совместительство оформляют отдельным приёмом на вторую должность — у работника будет две трудовые функции, и каждая попадёт в ЕФС-1 своей строкой. Внешнему совместителю сведения о трудовой деятельности по основному месту работы ведёт его основной работодатель.

Если должность у сотрудника меняется, функцию не редактируют задним числом в приёме. Для этого есть отдельные кадровые документы:

• 🔁 Кадровый перевод — когда сотрудник переходит на другую должность. Формируется новое мероприятие «Перевод» с новой трудовой функцией.
• 🔁 Переименование должности — когда меняется только название, а сами обязанности те же. Документ меняет наименование, но запись о переводе в трудовой деятельности не создаёт.
• 🔁 Изменение квалификации (разряда, класса, категории) — оформляется, если это влияет на условия и отражается в сведениях о трудовой деятельности.

Выбор документа определяет, что именно уйдёт в ЕФС-1. Перевод и переименование — это разные мероприятия, и подменять одно другим нельзя: фонд ждёт корректный вид кадрового события.

Профстандарт и трудовая функция: что учесть

Порядок применения профессиональных стандартов задаёт ст. 195.3 ТК РФ. Для части должностей профстандарт обязателен, для остальных носит рекомендательный характер.

На учёт в 1С это влияет так:

• ✅ Если профстандарт обязателен (или должность даёт право на льготы), наименование в справочнике должно соответствовать профстандарту либо квалификационному справочнику. Это требование ст. 57 ТК РФ, а не настройка программы.
• ✅ Код выполняемой функции по ОКЗ и наименование должности по профстандарту — это разные реквизиты. ОКЗ отвечает за отчётность, профстандарт — за правильную формулировку должности и требования к квалификации.

Практический итог применения профстандарта в программе — это выверенное наименование должности в справочнике и корректно подобранный код ОКЗ. Отдельного «поля профстандарта», которое что-то считало бы автоматически, трудовая функция не требует.

Если одна должность по штату объединяет несколько профстандартов (совмещение функций), в наименовании отражают основную работу, а дополнительные обязанности оформляют через совмещение или совместительство отдельными документами.

Частый вопрос — что делать, когда профстандарта по должности вообще не существует. Тогда наименование формулируете сами, исходя из фактических обязанностей, а код выполняемой функции всё равно подбираете по ОКЗ. Отсутствие профстандарта не освобождает от заполнения кода для ЕФС-1.

Куда попадает код и как проверить ЕФС-1

Отчёт формируется в разделе Отчётность, справки (сервис 1С-Отчётность). Подраздел 1.1 ЕФС-1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» заполняется на основании проведённых кадровых документов: приёмов, переводов, увольнений, переименований должности, изменений квалификации.

Как проверить, что трудовая функция встала правильно:

1. Сформируйте ЕФС-1 за нужный период и откройте подраздел 1.1.
2. Проверьте графу с наименованием должности — она должна совпадать с приказом.
3. Проверьте графу с кодом выполняемой функции — код должен быть заполнен у каждого мероприятия.
4. Прогоните встроенную проверку выгрузки перед отправкой.

Если строка по сотруднику не попала в отчёт — чаще всего кадровый документ не проведён или оформлен датой за пределами отчётного периода. Если код пустой — он не заполнен в карточке должности.

Удобный способ контроля до сдачи — открыть список кадровых документов за период и убедиться, что по каждому есть должность с заполненным кодом. Так проще найти «забытое» мероприятие, чем искать расхождение уже в сформированном отчёте.

Трудовая функция в печатных формах

Код выполняемой функции — реквизит технический, он нужен для электронной отчётности и в печатных кадровых документах обычно не показывается. А вот наименование должности подставляется в них автоматически из справочника и документа о приёме.

Где его видно:

• 📄 Трудовой договор. Должность указывается в предмете договора. Это и есть трудовая функция в терминах ст. 57 ТК РФ, поэтому формулировка должна совпадать со справочником.
• 📄 Приказ о приёме (печатная форма кадрового документа). Должность и подразделение переносятся из проведённого Приёма на работу.
• 📄 Штатное расписание. Должность фигурирует как позиция штатки; код выполняемой функции при этом остаётся в карточке должности.

Поскольку все эти формы берут данные из одного справочника, разнобой в наименованиях сразу бросается в глаза при печати. Если в договоре «Экономист», а в приказе «Экономист 1 категории» — значит, где-то должность подобрана не та.

Код выполняемой функции отдельной печатной формы не имеет: его проверяют в экранной форме ЕФС-1 перед отправкой, как описано выше.

Типичные ошибки при заполнении

Эти ситуации всплывают уже на этапе отправки в фонд:

• ❌ Пустой код выполняемой функции. Должность завели, а код по ОКЗ не выбрали. Фонд вернёт подраздел 1.1 с ошибкой. Лечится заполнением реквизита в карточке должности.
• ❌ Код не по сути работы. Группу ОКЗ выбрали «на глаз» по названию отдела, а не по содержанию труда. Формально отчёт пройдёт, но данные будут недостоверны.
• ❌ Разные написания одной должности. Из-за дублей в справочнике сотрудники с одной функцией попадают в разные строки. Сверяйте справочник до отчёта.
• ❌ Правка проведённой должности вместо кадрового документа. Меняет историю у всех работников должности. Используйте перевод или переименование должности.