Заполняем трудовые функции в 1С ЗУП 3.1: профстандарт, должность, приём и штатное расписание

Трудовая функция в 1С ЗУП 3.1 не хранится в одном поле карточки сотрудника. Она собирается по цепочке справочников: профессиональный стандарт → должность → позиция штатного расписания, а в документ Прием на работу подтягивается вместе с выбранной должностью. Поэтому «заполнить трудовые функции» на практике означает один раз завести профстандарт и привязать его к должности — дальше связка работает во всех кадровых документах.

По статье 57 Трудового кодекса трудовая функция — это работа по должности согласно штатному расписанию, профессии или специальности с указанием квалификации, а также конкретный вид поручаемой работы. Если с должностью связаны льготы, досрочная пенсия, компенсации или ограничения, её наименование обязано совпадать с профстандартом или квалификационным справочником. Отсюда и требование к точности при заполнении. Работаем в ЗУП 3.1 на платформе 8.3, интерфейс «Такси».

Что Трудовой кодекс понимает под трудовой функцией

Трудовая функция — обязательное условие трудового договора (ст. 15 и 57 ТК РФ). Без неё договор считается оформленным с нарушением.

Квалификацию и профстандарт определяет статья 195.1 ТК РФ: профессиональный стандарт — это характеристика квалификации, нужной работнику для определённого вида деятельности. Внутри профстандарт устроен так:

• 🅰️ Обобщённые трудовые функции (ОТФ) — крупные блоки с буквенным кодом (A, B, C) и уровнем квалификации.
• 🔢 Трудовые функции (ТФ) — входят в ОТФ, имеют код вида A/01.6, где последняя цифра — уровень квалификации по девятиуровневой шкале.
• 📋 Трудовые действия, умения и знания — расшифровка каждой ТФ.

Применять профстандарт как обязательный нужно там, где требования к квалификации установлены ТК РФ или другим законом (ст. 195.3). В остальных случаях он носит рекомендательный характер, но наименование должности по справочнику всё равно обязательно, если с ней связаны гарантии или ограничения.

Для государственных и муниципальных учреждений, а также организаций с преобладающим государственным участием действует отдельный порядок: Постановление Правительства РФ № 584 обязало их внедрять профстандарты поэтапно, по собственным планам. Коммерческий сектор применяет их в объёме, который требует закон для конкретной должности.

До профстандартов использовались ЕТКС (для рабочих профессий) и ЕКС (для руководителей и специалистов). Они не отменены: по должности, у которой профстандарт пока не утверждён, трудовую функцию допустимо описывать по ЕТКС или ЕКС. Смешивать источники в одной должности нельзя — выберите один.

Что включить в программе перед заполнением

Трудовые функции опираются на справочник должностей и штатное расписание. Проверьте настройки до того, как заводить данные.

Ведение штатного расписания включается в Настройка → Кадровый учёт — флаг ведения штатного расписания. Без него трудовая функция всё равно хранится в должности, но вы лишаетесь позиций штатного расписания и контроля соответствия.

Справочник должностей открывается из раздела Настройка → Должности. Это основной носитель трудовой функции: именно к должности привязывается профстандарт, а сотрудник получает функцию через назначение на должность.

Как завести профстандарт и его трудовые функции

Официальный текст профстандарта берётся из реестра Минтруда России и утверждается приказом ведомства. Коды ОТФ и ТФ, уровни квалификации и формулировки переносите строго из приказа — выдумывать или «подгонять» их нельзя.

Порядок внесения:

1. Откройте справочник профессиональных стандартов (находится в разделе настроек кадрового учёта или в карточке должности по ссылке выбора профстандарта).
2. Добавьте новый элемент, укажите наименование и регистрационный номер профстандарта из приказа Минтруда.
3. Внесите обобщённые трудовые функции: код (A, B…), наименование, уровень квалификации.
4. В каждую ОТФ добавьте входящие трудовые функции с их кодами (A/01.6 и т. д.) и наименованиями.
5. Сохраните элемент и привяжите его к нужной должности.

Пример, как это выглядит на знакомой должности. В профстандарте бухгалтера обобщённая трудовая функция A — ведение бухгалтерского учёта (уровень квалификации 5), B — составление и представление бухгалтерской отчётности (уровень 6). Внутри каждой ОТФ свои трудовые функции с кодами A/01.5, A/02.5 и так далее. В справочник вы переносите ровно эту структуру, а должности «Бухгалтер» ставите в соответствие нужную ОТФ.

Если профстандарт по должности ещё не утверждён, заводить его искусственно не нужно — опишите трудовую функцию и требования к квалификации в должностной инструкции, опираясь на ЕКС или ЕТКС.

Для рабочих профессий учитывайте разряд: он входит в наименование трудовой функции и в тарификацию. Для специалистов и руководителей ориентир — уровень квалификации профстандарта.

Как трудовая функция попадает в приём на работу

Отдельного поля «трудовая функция» в документе Прием на работу нет, и это частый источник путаницы. Функция определяется должностью, которую вы выбираете в приказе.

Последовательность:

1. Откройте Кадры → Приемы, переводы, увольнения и создайте документ Прием на работу (или Прием на работу списком для нескольких человек).
2. Выберите сотрудника, подразделение и дату приёма.
3. Укажите должность — если ведётся штатное расписание, выбирается позиция штатного расписания с уже закреплённой должностью.
4. Проверьте условия приёма: вид занятости, график, оплату.
5. Проведите документ и распечатайте трудовой договор и приказ.

В печатной форме трудового договора трудовая функция формулируется на основе наименования должности и, если он привязан, профстандарта. Поэтому ошибки в справочнике должностей сразу попадают в документы сотрудника.

Для внешних и внутренних совместителей действует то же правило: функцию определяет должность, выбранная в их приёме. Отдельно «дописывать» трудовую функцию совместителю не нужно — достаточно правильно заполненной должности. Если человек занимает две разные должности, у каждой будет своя функция.

Должности и штатное расписание: откуда берётся функция

Разложим связи, чтобы понимать, где что менять:

Изменение трудовой функции сотрудника — это перевод (ст. 72 ТК РФ). Его нельзя провести молча правкой справочника: оформляется документ Кадровый перевод и заключается дополнительное соглашение к трудовому договору. Правка самой должности в справочнике меняет данные у всех, кто на ней числится, но не заменяет кадровый документ и соглашение с работником.

Одна должность может соответствовать нескольким трудовым функциям, если профстандарт объединяет их в одну ОТФ или работник совмещает обязанности. В этом случае функции перечисляются в рамках должности, а совмещение оформляется отдельным документом и доплатой.

Массовое заполнение по действующим сотрудникам

Когда профстандарты вводятся по уже работающему штату, заполнять каждую должность вручную долго. Поле профстандарта у справочника должностей меняют групповой обработкой.

1. Сделайте резервную копию базы — групповое изменение затрагивает много элементов сразу, и откатить его точечно сложно.
2. Откройте Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Групповое изменение реквизитов (обработка доступна пользователю с правами администратора).
3. В поле объекта выберите справочник Должности.
4. При необходимости наложите отбор — например, по группе должностей или подразделению.
5. Укажите реквизит (привязку к профстандарту) и новое значение, выполните изменение.

Для разовой правки нескольких элементов проще открыть каждую должность и указать профстандарт вручную — так меньше риск задеть лишнее.

Внедрять данные удобнее по частям: сначала должности, по которым профстандарт обязателен, затем остальные. После каждого прогона проверяйте результат по списку должностей — так ошибку в отборе вы заметите на десятке элементов, а не на всём штатном расписании.

Как проверить заполнение: отчёты и частые ошибки

Быстрая проверка — прямо в списке должностей. Откройте Настройка → Должности, настройте список: добавьте отбор по заполненности профстандарта и колонку с его наименованием. Пустые значения сразу покажут, где функция не внесена.

Для сводной картины подойдёт универсальный отчёт по справочнику «Должности» с группировкой по профстандарту: видно, сколько должностей закрыто и какие остались без привязки.

Типичные ошибки при заполнении трудовых функций:

• 🔸 Наименование должности не совпадает с профстандартом там, где совпадение обязательно. Договор и приказ наследуют ошибку.
• 🔸 Смешаны источники — часть характеристик взята из ЕТКС, часть из профстандарта по одной должности.
• 🔸 Коды ТФ взяты «на глаз» вместо точного переноса из приказа Минтруда.
• 🔸 Трудовую функцию поменяли правкой справочника без кадрового перевода и допсоглашения — нарушение статьи 72 ТК РФ.
• 🔸 Профстандарт применили как обязательный для должности, где он лишь рекомендательный, и наоборот.
• 🔸 Код выполняемой функции по ОКЗ не заполнен в должности — соответствующая графа в ЕФС-1 уходит пустой.

Трудовая функция в отчётности: код по ОКЗ в ЕФС-1

Самая частая причина, по которой трудовую функцию приходится заполнять аккуратно, — отчётность. В подразделе 1.1 формы ЕФС-1 (сведения о трудовой деятельности, который сдают в Социальный фонд России, СФР) есть графа «Код выполняемой функции». Её заполняют при приёме, переводе и увольнении.

Код берётся из Общероссийского классификатора занятий (ОКЗ) по фактически выполняемой работе и наименованию должности. В ЗУП 3.1 для этого в карточке должности предусмотрено отдельное поле кода выполняемой функции — именно оно подставляется в ЕФС-1 автоматически.

Что это даёт на практике:

• 📤 Корректная ЕФС-1. Если код в должности не заполнен, графа в отчёте останется пустой, и сведения уйдут неполными.
• 🔗 Связь с профстандартом. Код по ОКЗ и привязанный профстандарт описывают одну и ту же работу с разных сторон: классификатор — для отчётности, профстандарт — для квалификации.
• 📊 Аналитика. Единые коды по должностям позволяют собирать штат по видам занятий, а не по произвольным названиям.

Частые вопросы