Транспортная накладная в 1С: от реализации до подписи водителя

Чтобы заполнить ТТН в 1С, откройте проведённую реализацию (Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) в 1С:Бухгалтерии 3.0), создайте на её основании транспортную накладную и допишите то, чего в реализации нет: перевозчика, водителя, автомобиль, адреса погрузки и выгрузки, массу груза. Печатная форма соберётся сама, остаётся распечатать три экземпляра и подписать.

Частое заблуждение — считать, что «ТТН» и «транспортная накладная » одно и то же. Товарно-транспортная накладная по форме 1-Т — старая унифицированная форма. Обязательная форма для перевозки по договору — транспортная накладная по Правилам перевозок грузов (Постановление № 2200). В 1С есть обе, и ниже видно, когда какая нужна.

Какую накладную выбрать перед заполнением в 1С

Выбор зависит от того, кто везёт груз и что просит покупатель.

📌 Что нужно до начала:

• 🧾 проведённая реализация с правильными количествами и ценами;
• 🏢 карточки контрагентов с юридическими и фактическими адресами — из них подставятся грузоотправитель и грузополучатель;
• 🚚 данные от перевозчика: ФИО водителя, марка и госномер машины, номер прицепа, если он есть;
• ⚖️ масса брутто и число мест. В Бухгалтерии их почти всегда вписывают вручную.

Как создать транспортную накладную в 1С на основании реализации

Основанием почти всегда служит документ продажи. Так в накладную сразу попадут товары, суммы и стороны сделки.

В 1С:Бухгалтерии 3.0

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) и найдите нужную отгрузку.
2. Проверьте, что документ проведён: накладная берёт данные из проведённой реализации.
3. Нажмите Создать на основании и выберите «Транспортная накладная».
4. В новом документе заполнятся номер, дата, контрагент и табличная часть с товарами.
5. Допишите сведения о перевозке (разделы ниже) и запишите документ.

Все созданные накладные потом видны в журнале транспортных накладных раздела «Продажи». Если в списке их нет, откройте связанные документы реализации по кнопке «Структура подчинённости».

В 1С:Управление торговлей 11

Отгрузка оформляется из Продажи → Документы продажи. Печатные формы ТрН и 1-Т доступны из меню «Печать» документа реализации. Если включён механизм доставки, перевозку планируют заданиями на перевозку в разделе «Склад и доставка», и данные о машине и водителе берутся оттуда.

Грузоотправитель, грузополучатель и перевозчик: заполняем стороны ТТН

По умолчанию грузоотправитель — ваша организация, грузополучатель — покупатель. Так бывает не всегда.

Когда стороны отличаются от продавца и покупателя

• 🏭 Товар отгружают со склада другой компании (ответственное хранение , логистический оператор). Грузоотправитель — та компания, адрес погрузки — её склад.
• 🏬 Покупатель просит привезти товар на свою точку или к своему клиенту. Грузополучатель — тот, кто фактически примет груз, адрес выгрузки — его адрес.
• 🔁 Транзитная поставка от вашего поставщика сразу к покупателю. Грузоотправителем указывают поставщика.

Где это меняется в 1С

В Бухгалтерии в форме реализации есть ссылка «Грузоотправитель и грузополучатель». Если заполнить её там, значения попадут и в УПД, и в транспортную накладную. Отдельно в самой накладной можно уточнить адреса погрузки и выгрузки.

Перевозчик заполняется только в накладной. Выберите его из справочника контрагентов. Если перевозчик — ИП или самозанятый водитель, его тоже заводят контрагентом.

Груз, автомобиль и водитель: что вписать в транспортную накладную

Этот блок проверяют на дороге и на складе получателя. Ошибка в госномере или массе даёт повод не принять груз.

Сведения о грузе

1. Наименование груза. Можно перечислить товары из табличной части, а можно дать общее название («строительные материалы»), если товаров десятки. Тогда номенклатура видна в УПД, который указан в сопроводительных документах.
2. Количество мест и вид упаковки. Паллеты, коробки, рулоны. Указывайте то, что пересчитает водитель при приёмке.
3. Масса брутто. С упаковкой и поддонами. Если в карточках номенклатуры вес не заполнен, программа массу не посчитает — впишите её по данным склада.
4. Объём — если перевозчик берёт оплату за кубометры.
5. Опасный груз — класс опасности и номер ООН, если везёте химию, газ, топливо.

Сопроводительные документы

Здесь перечисляют, что едет вместе с грузом: УПД или ТОРГ-12 с номером и датой, сертификаты, ветеринарные документы. Номер УПД должен совпадать с номером реализации в 1С.

Транспорт и водитель

• 🚚 марка и государственный регистрационный номер машины;
• 🔗 прицеп или полуприцеп с номером, если есть;
• 👤 ФИО водителя и контактный телефон;
• 📄 номер водительского удостоверения, если вы его заносите в накладную.

Тип владения машиной (собственность, аренда, лизинг) важен для перевозчика. Спросите у него, не угадывайте.

Путевой лист и учёт расходов на доставку

Путевой лист — документ перевозчика, а не продавца. Его выписывает тот, кто выпускает машину на линию: ваша транспортная служба при доставке своим транспортом или наёмный перевозчик.

Путевой лист в 1С

В типовой 1С:Бухгалтерии 3.0 документа «Путевой лист» нет. Варианты:

• 🧩 отраслевое решение для автотранспорта или подключаемая обработка;
• 📝 бланк, заполненный в программе транспортной службы, номер которого переносят в накладную вручную.

В форме 1-Т есть поле для номера путевого листа. В транспортной накладной его указывают перевозчик или вы, если везёте сами.

Как учесть доставку

Затраты на доставку разделяют по тому, кто платит и как это прописано в договоре.

Пример: перевозчик выставил 12 000 ₽ с НДС 20 %. В расходы на продажу уйдёт 10 000 ₽, к вычету — 2 000 ₽. Проверка: 10 000 × 20 % = 2 000, 10 000 + 2 000 = 12 000.

Печать и подписание ТТН в 1С

Печатная форма собирается из документа. Если поле на бланке пустое, ищите, какой реквизит документа не заполнен.

Как распечатать

1. Откройте транспортную накладную или реализацию.
2. Нажмите Печать и выберите нужную форму: «Транспортная накладная» или «Товарно-транспортная накладная (1-Т)».
3. В окне предварительного просмотра укажите число копий и проверьте, что текст в ячейках не обрезан.
4. Если бланк надо поправить вручную, нажмите в окне печати кнопку редактирования. Правки в печатной форме не сохраняются в документе — при повторной печати их не будет.

Особенности формы 1-Т

Товарно-транспортная накладная 1-Т состоит из двух частей. Товарный раздел повторяет данные реализации: товары, количество, цены, суммы. Транспортный раздел описывает машину, водителя, маршрут и погрузочно-разгрузочные операции.

При печати 1-Т из реализации товарный раздел заполняется полностью. В транспортном разделе часть строк остаётся пустой, если в документе нет данных о перевозке. Их дописывают от руки или заранее вносят в транспортную накладную, созданную на основании этой реализации.

• 📋 Если товаров больше, чем помещается на лицевой стороне, программа выводит приложение с перечнем.
• 🔢 Номер путевого листа впишите в соответствующее поле шапки — водитель часто не знает его заранее, поэтому уточните у диспетчера.
• ✍️ Подписи «отпуск разрешил», «отпуск груза произвёл» и «груз к перевозке принял» ставят разные люди: руководитель или кладовщик и водитель.

Сколько экземпляров и кто подписывает

Транспортную накладную по Постановлению № 2200 оформляют в трёх экземплярах: грузоотправителю, грузополучателю и перевозчику.

Печать организации на ТрН не обязательна, но многие ставят её по привычке получателя.

Электронная транспортная накладная

С сентября 2022 года действует система ЭПД, и ТрН можно оформлять электронно. Подписи ставятся квалифицированной электронной подписью в титулах каждой стороны, обмен идёт через оператора ЭДО, подключённого к ГИС ЭПД. В 1С это делают через сервис ЭДО, если ваш оператор поддерживает электронные перевозочные документы. Бумажный экземпляр тогда не печатают.

Частые ошибки при оформлении транспортной накладной в 1С

Ещё одна ошибка — путать даты. Дата накладной — дата составления, дата погрузки ставится при приёмке груза водителем. Если машина пришла на следующий день, документ не надо переделывать: время погрузки фиксируется в разделе приёма груза.

Частые вопросы