6-НДФЛ в ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0: от сверки выплат до отправки в ФНС

6-НДФЛ в 1С заполняется автоматически: в ЗУП 3.1 откройте Отчетность, справки → 1С-Отчетность, в Бухгалтерии 3.0 — Отчеты → Регламентированные отчеты, нажмите Создать, выберите 6-НДФЛ, укажите организацию и период, затем Заполнить. Программа возьмёт удержанный налог из ведомостей на выплату, а доходы и вычеты — из начислений. Ваша задача — подготовить базу до заполнения и проверить результат после.

Типичная картина: 24-е число, отчёт заполнен, а сумма удержанного налога в разделе 1 меньше, чем ушло в бюджет. Почти всегда причина в базе, а не в отчёте: не проведена ведомость, зарплата выплачена «мимо» 1С или у сотрудника не тот налоговый статус. Поэтому начинаем с подготовки.

1. Подготовка базы: начисления, выплаты и удержанный налог

6-НДФЛ собирает данные из трёх мест: начисления (доходы), ведомости на выплату (удержанный налог) и документы перечисления (уплаченный налог). Если хотя бы одно звено пропущено, отчёт покажет расхождение.

Что проверить до нажатия Заполнить:

• 📄 Все ведомости за квартал проведены. НДФЛ считается удержанным в момент выплаты. Нет проведённой ведомости — нет налога в разделе 1.
• 💸 Выплаты вне ведомостей. Аванс выдали из кассы без ведомости, отпускные перечислили платёжкой «руками» — в учёте НДФЛ этих сумм нет. Оформите выплату в программе задним числом той датой, когда деньги реально ушли.
• 📅 Даты выплат совпадают с банком. Ведомость от 5-го при фактической выплате 7-го даст неверный срок перечисления в разделе 1.
• 🏖 Отпускные и больничные. Доход по ним возникает в день выплаты, поэтому отпускные, выплаченные 30 сентября, попадут в отчёт за 9 месяцев, даже если отпуск в октябре.
• 🧾 Межрасчётные выплаты. Компенсация при увольнении, материальная помощь, премии вне графика — проверьте, что по каждой есть проведённая ведомость.
• 🏢 Обособленные подразделения. У каждого подразделения с отдельной постановкой на учёт должны быть заполнены КПП и ОКТМО. Отчёт формируется отдельно по каждому сочетанию «КПП — ОКТМО».

Не правьте суммы в готовом отчёте вручную. При следующем перезаполнении правки пропадут, а расхождение с регистрами останется и всплывёт в годовой отчётности.

2. Ставки НДФЛ, налоговые статусы и вычеты сотрудников

Ставку программа подбирает сама по статусу человека и виду дохода. Ошибка в статусе — самая дорогая: неверная ставка тянет за собой и раздел 2, и справки о доходах.

Налоговый статус

В ЗУП 3.1 статус задаётся в карточке сотрудника по ссылке Налог на доходы. Варианты:

Статус меняется датой: если сотрудник стал резидентом в июле, укажите это с июля, и программа пересчитает налог за год при очередном расчёте зарплаты.

Прогрессивная шкала

С 2025 года для резидентов по основной налоговой базе (зарплата, премии, отпускные) действует пять ставок: 13%, 15%, 18%, 20% и 22%. Пороги — 2,4 млн, 5 млн, 20 млн и 50 млн ₽ дохода за год. Программа считает доход нарастающим итогом и сама переходит на следующую ставку.

В 6-НДФЛ каждая ставка и каждый КБК идут отдельным блоком раздела 2. Если один сотрудник в сентябре перешагнул 2,4 млн ₽, в отчёте появится второй блок со ставкой 15%. Это нормально, не ошибка.

Вычеты

Стандартные вычеты на детей вводятся в карточке сотрудника там же, по ссылке Налог на доходы. Имущественные и социальные — по уведомлению из ФНС, с указанием номера, даты и кода налогового органа. Вычеты попадают в строку 130 раздела 2.

3. Как сформировать 6-НДФЛ в 1С: пути и порядок действий

Пути отличаются только стартовым разделом:

Дальше порядок одинаковый:

1. Нажмите Создать. В списке форм найдите 6-НДФЛ — быстрее всего через строку поиска над списком.
2. Выберите организацию и отчётный период: I квартал, полугодие, 9 месяцев или год.
3. Если у организации несколько постановок на учёт, выберите нужную пару КПП и ОКТМО в поле налогового органа.
4. Нажмите Заполнить. Программа заполнит титульный лист, разделы 1 и 2, а в годовом отчёте — ещё и справки о доходах.
5. Проверьте номер корректировки на титульном листе: для первичного отчёта это 0.
6. Сохраните отчёт и переходите к проверке.

После любых изменений в базе — провели забытую ведомость, поправили статус — нажимайте Заполнить заново. Отчёт не обновляется сам.

4. Раздел 1: сроки и суммы удержанного налога

Раздел 1 показывает обязательства налогового агента: сколько налога удержано и до какого числа его нужно перечислить. Заполняется по каждому КБК отдельно.

Строки, которые стоит понимать:

• 020 — общая сумма налога, удержанная за последние три месяца отчётного периода;
• 021 и 022 — срок перечисления и сумма к этому сроку;
• 030 — налог, возвращённый за последние три месяца;
• 031 и 032 — дата возврата и сумма.

Сроки в строке 021 программа ставит по п. 6 ст. 226 НК РФ, от даты удержания:

Пример. Аванс за август выплачен 20 августа, НДФЛ удержан 6 500 ₽. Зарплата за июль выплачена 5 августа, удержано 14 300 ₽. Обе выплаты попадают в период «с 1 по 22», поэтому в разделе 1 будет одна пара строк: срок 28.08, сумма 6 500 + 14 300 = 20 800 ₽.

5. Раздел 2 и справки о доходах: куда делись даты получения дохода

В старой форме во втором разделе были построчные даты получения дохода, удержания налога и срок перечисления. В действующей форме этих строк нет. Сроки и суммы удержанного налога ушли в раздел 1, а раздел 2 стал сводным, нарастающим итогом с начала года.

Основные строки раздела 2:

• 100 — ставка налога, 105 — КБК;
• 110 — сумма всех начисленных доходов, из неё 112 — по трудовым договорам и 113 — по договорам ГПХ;
• 120 — число людей, получивших доход;
• 130 — вычеты;
• 140 — исчисленный налог;
• 150 — фиксированные авансовые платежи иностранцев на патенте;
• 160 — удержанный налог;
• 170 — налог, который удержать невозможно;
• 180 — излишне удержанный налог, 190 — возвращённый.

Как работают даты в 1С

Даты всё равно важны, просто их не видно в отчёте. От даты получения дохода зависит, в какой период попадёт начисление:

• 💼 Зарплата — доход возникает в последний день месяца, за который она начислена. Зарплата за декабрь, выплаченная в январе, попадает в доходы декабря, а удержанный налог — в раздел 1 отчёта за I квартал следующего года.
• 🏖 Отпускные, больничные, премии вне зарплаты — дата получения дохода равна дню выплаты.
• 📋 Договоры ГПХ — день выплаты вознаграждения.

Справки о доходах в годовом отчёте

В отчёте за год к 6-НДФЛ прикладываются справки о доходах и суммах налога физического лица — по каждому, кто получал доход. 1С заполняет их сама по регистрам НДФЛ. Перед отправкой сверьте две вещи: число справок равно строке 120, а сумма доходов по справкам — строке 110 по той же ставке.

6. Контрольные соотношения: проверка расчёта до отправки

В открытом отчёте есть команда проверки. Выберите Проверить контрольные соотношения — программа покажет список нарушений и подсветит ячейки. Отдельно запустите проверку выгрузки: она ловит ошибки формата — пустой ИНН, неверный ОКТМО, лишние символы в ФИО.

Соотношения, на которые ФНС смотрит в первую очередь:

Что делать, если соотношение не сходится

Для поиска виновника удобны отчёты в ЗУП 3.1: Налоги и взносы → Отчеты по налогам и взносам. Нужны «Регистр налогового учета по НДФЛ» (налог по каждому человеку) и «Анализ НДФЛ по месяцам». Если строка 140 расходится, сформируйте регистр по всем сотрудникам и отсортируйте по сумме налога — ошибочный человек обычно виден сразу.

Иногда расхождение нужно исправить без перепроведения старых документов. Для этого есть документ «Операция учета НДФЛ»: найдите его через поиск по командам или в разделе налогов и взносов. Он вносит корректировку прямо в регистры НДФЛ.

7. Отправка в ФНС, сроки и уточнённый расчёт

Сроки сдачи:

• за I квартал, полугодие и 9 месяцев — не позднее 25-го числа месяца после квартала;
• за год — не позднее 25 февраля следующего года.

Если 25-е выпадает на выходной, срок переносится на ближайший рабочий день.

Способ сдачи зависит от числа людей. При 10 и более получателях дохода — только электронно, с КЭП. При 9 и меньше можно сдать на бумаге.

Как отправить из 1С

1. Если подключён сервис 1С-Отчетность, нажмите Отправить прямо в форме отчёта. Программа подпишет файл и покажет статус в журнале документооборота.
2. Если сдаёте через другого оператора, нажмите Выгрузить и сохраните XML-файл. Его загружают в программу оператора.
3. Дождитесь квитанции о приёме. «Принят» значит, что файл прошёл форматно-логический контроль. Уведомление об отказе приходит с кодом ошибки, по которому видно, что исправлять.

Уточнённый расчёт

Если ошибку нашли после сдачи:

1. Исправьте учёт в базе — документом-источником или операцией учёта НДФЛ.
2. Создайте новый отчёт за тот же период и нажмите Заполнить.
3. На титульном листе поставьте номер корректировки 1, для следующей уточнёнки — 2.
4. В квартальных отчётах уточнённый расчёт заполняется целиком, а не только исправленной частью. В годовом в приложение включают только те справки, в которых есть изменения.

Чтобы аннулировать справку человека, которого включили по ошибке, её отправляют с тем же номером, признаком корректировки 99 и пустыми показателями.

Санкции за ошибки и просрочку:

• 💰 опоздание со сдачей — 1 000 ₽ за каждый полный или неполный месяц просрочки (ст. 126 НК РФ);
• 🔒 просрочка больше 20 дней — инспекция вправе приостановить операции по счёту (ст. 76 НК РФ);
• ✏️ недостоверные сведения — 500 ₽ за каждый расчёт с ошибкой, если не исправить её до того, как найдёт инспекция (ст. 126.1 НК РФ).

8. Частые вопросы