Как сформировать лицевые счета работников в 1С ЗУП 3.1 и Бухгалтерии

Лицевой счёт в 1С не заполняют вручную, как кадровую карточку. Это накопительный отчёт по форме Т-54: программа сама собирает его из уже введённых начислений, удержаний и выплат за год. Поэтому «заполнить лицевые счета сотрудников» на практике означает другое — настроить данные так, чтобы отчёт собрался без пробелов, а потом сформировать его.

Найти счёт несложно. В 1С:ЗУП 3.1 откройте раздел Зарплата → Отчёты по зарплате, в 1С:Бухгалтерии 3.0 — Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате. В списке отчётов выберите «Лицевой счёт (Т-54)», задайте период и работника — и счёт сформируется.

Форма Т-54 утверждена ещё в 2004 году. С 2013 года применять именно её необязательно: организация вправе закрепить свою форму в учётной политике. Но в 1С Т-54 остаётся стандартным способом хранить всю историю расчётов по человеку за год на одном листе, поэтому дальше речь пойдёт именно о ней.

Что такое лицевой счёт по форме Т-54

Лицевой счёт — это сводная карточка расчётов с работником за календарный год. В одном документе собраны постоянные сведения о сотруднике (ФИО, табельный номер, подразделение, должность, оклад) и помесячная таблица: что начислено, что удержано, сколько выплачено.

Форма существует в двух вариантах:

• 📄 Т-54 — обычный лицевой счёт, который ведут по каждому работнику;
• 💻 Т-54а — вариант для автоматизированной обработки данных, где часть реквизитов берётся из машинных носителей.

В большинстве случаев в 1С формируют именно Т-54. Отдельно создавать или «открывать» счёт не нужно: он появляется для сотрудника автоматически, как только по нему прошло хотя бы одно начисление зарплаты. Если в отчёте для нового работника пусто — значит, начислений ещё не было, а не «счёт не создан».

Внутри счёта данные делятся на две части. Постоянная — это сведения, которые меняются редко: табельный номер, подразделение, должность, оклад, данные для НДФЛ. Переменная — помесячные суммы: начислено, удержано, выплачено, задолженность на конец месяца. Табельный номер в шапку программа берёт из карточки сотрудника, поэтому если он не заполнен или совпадает у двух человек, в отчёте это сразу видно.

Что подготовить, чтобы счёт собрался без пробелов

Пустые графы в лицевом счёте почти всегда означают, что чего-то не хватает в исходных данных. Прежде чем формировать отчёт, проверьте четыре вещи.

1. Сотрудник заведён и принят на работу. В ЗУП 3.1 работники хранятся в Кадры → Сотрудники, физлица — в Кадры → Физические лица. В Бухгалтерии — Зарплата и кадры → Сотрудники. На каждого должен быть оформлен документ приёма (в ЗУП — Кадры → Приёмы, переводы, увольнения).
2. У сотрудника назначен оклад или тариф. Плановые начисления задаются в документе приёма или кадрового перевода. Без планового начисления расчёт зарплаты пройдёт пустым.
3. Начислена зарплата за нужные месяцы. В ЗУП это документ Зарплата → Начисление зарплаты и взносов, в Бухгалтерии — Зарплата и кадры → Все начисления. Лицевой счёт показывает только то, что реально рассчитано и проведено.
4. Заполнены реквизиты организации и подразделения. Если у работника не указано подразделение или должность, соответствующие графы Т-54 останутся пустыми.

Настройка начислений и удержаний для граф счёта

Графы лицевого счёта заполняются по видам начислений и удержаний, которые действовали у сотрудника. Если какой-то выплаты в счёте не видно, проверьте её настройку.

Виды начислений в ЗУП 3.1 лежат в Настройка → Начисления, удержания — в Настройка → Удержания. В Бухгалтерии оба справочника находятся в Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Начисления и → Удержания.

Для каждого начисления важно, чтобы оно:

• 💰 было назначено сотруднику как плановое или введено разовым документом (премия, материальная помощь, отпускные);
• 🧮 имело корректный способ расчёта (оклад, процент, фиксированной суммой);
• 📊 облагалось НДФЛ и взносами там, где это положено, — иначе в счёте разойдутся начисления и удержания.

Разовые начисления — премии, материальную помощь, отпускные — счёт показывает в том месяце, в котором они проведены. Отдельно настраивать их для отчёта не нужно: достаточно, чтобы документ был проведён. То же с удержаниями: алименты по исполнительному листу, удержания по заявлению сотрудника, профсоюзные взносы попадут в счёт, если введены соответствующими документами и у них корректный вид удержания.

НДФЛ в лицевом счёте — это удержание. Он попадает в счёт автоматически, если у начисления указан код дохода и у сотрудника заполнены сведения для расчёта налога (статус, вычеты). Если НДФЛ в счёте нулевой при ненулевой зарплате, сперва проверьте налоговый статус и вычеты сотрудника, а не настройку отчёта.

Как сформировать лицевой счёт на одного работника

Когда данные на месте, формирование занимает минуту.

1. Откройте отчёт: ЗУП — Зарплата → Отчёты по зарплате → Лицевой счёт (Т-54); Бухгалтерия — Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате → Лицевой счёт (Т-54).
2. В поле периода укажите год — лицевой счёт всегда годовой, а не помесячный.
3. Выберите сотрудника. Если поле выбора пустое, счёт соберётся по всем — для одного человека обязательно задайте фильтр.
4. Нажмите Сформировать.
5. Проверьте шапку (ФИО, табельный номер, оклад) и помесячную таблицу.
6. Выведите результат: кнопка Печать — на бумагу, или сохраните в файл через меню сохранения табличного документа (Файл → Сохранить как), выбрав формат Excel или PDF.

Пути меню в ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0 устойчивы и приведены в таблице ниже.

Массовое формирование и загрузка работников

Формировать счёт по каждому работнику вручную не нужно. Тот же отчёт «Лицевой счёт (Т-54)» умеет собираться сразу по всем.

Чтобы получить счета на весь штат:

1. Откройте отчёт и оставьте поле выбора сотрудника пустым либо выберите подразделение.
2. Задайте год.
3. Нажмите Сформировать — программа выведет счета по всем работникам подряд, каждый на своём листе.
4. Отправьте на печать весь результат одной командой или сохраните в один файл.

Если нужно отобрать не всё подразделение, а произвольный список людей, воспользуйтесь настройкой отбора в отчёте (кнопка настроек, отбор по сотруднику с условием «в списке»).

Перед сдачей проверьте итоги хотя бы по паре работников: сумма начислений за год в счёте должна совпадать с суммой из расчётных листков и со сводом начислений. Если расходится — скорее всего, какой-то документ начисления не проведён либо проведён в другом периоде. Лицевой счёт показывает только проведённые данные, поэтому непроведённый документ в него не попадёт, даже если он создан.

Отдельный вопрос — загрузка сотрудников из файла, когда штат большой и заводить всех вручную долго. Типовой простой кнопки «загрузить из Excel » в справочнике сотрудников нет. Для массового ввода применяют универсальную обработку загрузки данных из табличного документа или перенос из прежней программы. Это отдельная процедура, и выполнять её лучше с бэкапом базы: ошибка в сопоставлении колонок создаёт дубли физлиц.

Переход на 1С в середине года: ввод накопленных данных

Самый частый источник «неполных» лицевых счетов — переход на 1С не с января. Если вы начали вести учёт, например, с июля, то за январь–июнь в базе начислений нет, и лицевой счёт покажет только вторую половину года.

Чтобы счёт собрался за весь год, накопленные данные с начала года нужно ввести при начальной настройке. В ЗУП 3.1 для этого есть помощник начальной настройки программы (Настройка → Начальная настройка программы) и документы начального заполнения — начальная штатная расстановка и ввод сведений о доходах за уже отработанные месяцы текущего года.

Что важно ввести за период до перехода:

• 📅 совокупный доход по месяцам — чтобы графы счёта и расчёт среднего заработка были корректны;
• 🧾 удержанный НДФЛ и предоставленные вычеты — иначе налог «посчитается заново» с начала года;
• 🏖️ остатки отпусков, если ведёте их в программе.

Короткий пример. Организация перешла на 1С с июля, оклад сотрудника 50 000 рублей. За январь–июнь человек заработал 300 000 рублей, с которых удержано 39 000 рублей НДФЛ. Если эти суммы ввести как данные на начало года, лицевой счёт за год покажет полную картину: 300 000 начислено до перехода плюс начисления с июля. Если не ввести — счёт начнётся с июля, а при расчёте среднего заработка для отпуска программа недоберёт полгода данных и сумма отпускных окажется заниженной.

Точный состав стартовых документов зависит от того, с какого месяца вы переходите и велась ли раньше другая программа. Если переносите базу целиком из прошлой конфигурации, историю расчётов обычно переносит сама процедура переноса, и вводить месяцы руками не нужно.

Почему лицевой счёт заполняется неверно

Почти все расхождения в лицевом счёте — это следствие проблем в исходных данных, а не в самом отчёте. Сам по себе отчёт ничего не считает: он только показывает то, что уже есть в базе. Поэтому править нужно документы начислений и карточку сотрудника, а не отчётную форму. Разберём типовые симптомы и причины.

Частые вопросы