Сведения о трудовой деятельности для работника: готовим СТД-Р в ЗУП и Бухгалтерии

Чтобы заполнить СТД-Р в 1С:ЗУП 3.1, откройте Кадры → Электронные трудовые книжки, создайте документ «Сведения о трудовой деятельности работника, СТД-Р», выберите сотрудника и заполните таблицу по кнопке заполнения. Программа сама подтянет приёмы, переводы и увольнение из проведённых кадровых документов. Останется проверить строки, указать ответственное лицо и распечатать форму.

Частое заблуждение — считать СТД-Р отчётом, который нужно «сдать в Росстат» или отправить в СФР. Это не так. СТД-Р работодатель выдаёт самому работнику: по его заявлению или в день увольнения. В фонд уходят другие сведения — подраздел 1.1 формы ЕФС-1 (раньше СЗВ-ТД). Если путать эти формы, легко потерять время на поиск «кнопки отправки», которой у СТД-Р нет.

Что проверить в программе до формирования СТД-Р

Форма собирается из справочников и кадровых документов. Если данные в них неполные, документ заполнится с пустыми графами. Поэтому сначала пройдитесь по трём местам.

Карточка организации

Откройте организацию (Настройка → Организации в ЗУП или Главное → Организации в Бухгалтерии) и проверьте:

• 🏢 полное наименование — именно оно печатается в шапке формы;
• 🔢 ИНН, КПП и регистрационный номер в СФР;
• ✍️ ответственных лиц — того, кто подписывает СТД-Р (кадровик или руководитель).

Если ответственное лицо не указано в карточке, его придётся выбирать вручную в каждом документе. На потоке увольнений это быстро надоедает.

Должности и трудовые функции

В СТД-Р есть графа с кодом выполняемой функции — это код по ОКЗ. В ЗУП 3.1 он хранится в справочнике «Трудовые функции», а трудовая функция привязывается к должности в её карточке.

Пройдите по справочнику Настройка → Должности и посмотрите, у всех ли должностей указана трудовая функция с кодом. Пустой код — самая частая причина «дырявой» формы.

Карточка сотрудника

Нужны три вещи: ФИО без опечаток, дата рождения и СНИЛС. Без СНИЛС форма формально заполнится, но такой документ работник не сможет использовать для сверки со сведениями фонда.

Проверьте и сведения о выборе способа ведения трудовой книжки. Если работник подал заявление о ведении бумажной книжки или о предоставлении сведений в электронном виде, это отражается в СТД-Р отдельной строкой.

Заполнение СТД-Р в 1С: пошагово

Порядок ниже — для ЗУП 3.1 и ЗКГУ 3.1. Отличия Бухгалтерии описаны в отдельном разделе.

Шаг 1. Создайте документ

1. Откройте Кадры → Электронные трудовые книжки.
2. Нажмите кнопку создания и выберите вид документа «Сведения о трудовой деятельности работника, СТД-Р».
3. Укажите организацию, если в базе их несколько.
4. Поставьте дату документа — это дата выдачи сведений работнику.

Шаг 2. Выберите сотрудника и заполните таблицу

Выберите сотрудника в поле шапки и нажмите кнопку заполнения над табличной частью. Программа соберёт мероприятия, зарегистрированные по сотруднику в этой организации:

• ✅ приём на работу;
• 🔄 переводы на другую должность или в другое подразделение;
• ✏️ переименование организации, если оно было оформлено;
• 🚪 увольнение с основанием по ТК РФ;
• 📄 запись о подаче заявления о способе ведения трудовой книжки.

По каждой строке видны дата мероприятия, должность, код по ОКЗ, а для увольнения — статья, часть и пункт ТК РФ. Отдельно — реквизиты документа-основания: наименование, дата и номер приказа.

Шаг 3. Укажите, кто подписывает

Проверьте поле ответственного лица и его должность. Если в карточке организации оно уже задано, поле заполнится автоматически.

Шаг 4. Проведите и распечатайте

Проведите документ и откройте печать формы СТД-Р. На бумаге её подписывает уполномоченное лицо, при наличии — ставится печать. Работник расписывается в получении, если у вас ведётся журнал выдачи.

Пример: как выглядит заполненная таблица

Сотрудник принят бухгалтером 10.03.2021, переведён на должность главного бухгалтера 01.09.2023 и уволен по собственному желанию 15.10.2026. После заполнения в документе будет три строки:

Если строк меньше, чем кадровых приказов по сотруднику, значит какой-то документ не проведён или не зарегистрировал мероприятие. Если больше — где-то есть задвоение. Оба случая разобраны ниже.

Посмотрите на должность в строке увольнения. Она должна совпадать с последней должностью, а не с той, на которую сотрудника принимали. Если там стоит старая должность, проверьте, проведён ли документ перевода.

Выдача при увольнении — короткий путь

При увольнении отдельный документ часто не создают. СТД-Р можно распечатать прямо из проведённого документа «Увольнение» через меню печати. Данные в этом случае берутся те же — из зарегистрированных мероприятий.

Если в печатной форме из увольнения чего-то не хватает, это сигнал, что проблема в данных, а не в способе печати. Исправлять нужно источник — об этом следующий раздел.

Как проверить мероприятия и исправить ошибки в форме

СТД-Р не стоит править «руками» в табличной части, если ошибка уже ушла в фонд. Сведения работнику и сведения в СФР должны совпадать. Иначе при сверке на Госуслугах работник увидит одно, а на бумаге от вас — другое.

Откуда берутся строки

Каждая строка формы — это мероприятие трудовой деятельности. Оно появляется, когда проведён кадровый документ: «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение». Если сотрудника принимали до перехода на учёт в 1С или документ вводили без регистрации мероприятия, строки не будет.

Для таких случаев в ЗУП есть документ «Регистрация трудовой деятельности». Через него вносят события, которые не отражены обычными кадровыми документами: переименование организации, исторические переводы, события из прошлой программы учёта.

Типовые расхождения и что делать

Отменённые записи

Если какое-то мероприятие ранее отменили через ЕФС-1, в СТД-Р оно не должно выглядеть как действующее. После оформления отмены перезаполните табличную часть документа и сравните с бумажным приказом.

СТД-Р в разных конфигурациях 1С

Механика одна, но расположение и глубина настроек различаются.

В Бухгалтерии 3.0 кадровые события берутся из документов «Приём на работу», «Кадровый перевод» и «Увольнение» этой же программы. Если зарплату ведёт ЗУП, а Бухгалтерия получает только проводки, формируйте СТД-Р в ЗУП — там полные кадровые данные.

Как передать СТД-Р работнику: бумага и электронный вид

Вопрос «куда отправить» у СТД-Р решается просто: работнику. Способ зависит от его заявления.

• 📄 На бумаге. Распечатка из 1С, подпись уполномоченного лица, при наличии — печать. Вручают лично или отправляют почтой, если работник об этом просил.
• 💻 В электронном виде. Форма подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя и отправляется на электронную почту, указанную работником в заявлении.

Для электронного варианта выгрузите печатную форму в PDF прямо из окна печати. Подписать файл можно программой для работы с электронной подписью, установленной на компьютере кадровика.

Чем СТД-Р отличается от похожих форм

Росстат ни одну из этих форм не принимает. Если вы искали статистический отчёт о численности работников — это совсем другая отчётность.

Когда меняется форма СТД-Р в программе

Печатная форма СТД-Р встроена в типовую конфигурацию . Если меняется официальный бланк или порядок заполнения, разработчик выпускает релиз с новой печатной формой. Отдельно скачивать бланк не нужно.

Что делать кадровику:

1. Следить за описанием изменений в релизах ЗУП или Бухгалтерии — новые формы упоминаются там явно.
2. Обновить конфигурацию до релиза, где форма уже изменена.
3. Перезаполнить документы СТД-Р, созданные до обновления, если их ещё не выдали.

Перед обновлением рабочей базы сделайте резервную копию, особенно если в конфигурации есть доработки печатных форм. Обновление может заменить изменённый макет типовым.

Если 1С под рукой нет: другие способы подготовить сведения

Бывает, что база недоступна, учёт ведётся в другой программе или увольняется сотрудник маленькой фирмы без кадрового модуля. Варианты:

• ✍️ Заполнить бланк вручную. Официальная форма есть в справочно-правовых системах. Её заполняют по тем же правилам: каждое мероприятие — отдельная строка с реквизитами приказа.
• 🌐 Отправить работника за СТД-СФР. Он может сам получить выписку от фонда через Госуслуги. Но это не освобождает работодателя от обязанности выдать СТД-Р, если работник её просит.
• 📊 Сформировать в другой кадровой программе. Главное — данные должны совпадать с теми, что ушли в ЕФС-1.

Ручной вариант удобен разово, но на потоке быстро приводит к опечаткам в номерах приказов. Если увольнений больше пары в месяц, проще один раз настроить справочники в 1С.

Частые вопросы