Последний день сотрудника в базе: оформляем расчёт, приказ и проводки

Чтобы заполнить увольнение в 1С ЗУП 3.1 , откройте Кадры → Увольнения, нажмите Создать, выберите сотрудника, укажите последний рабочий день и статью ТК РФ. Программа сама посчитает компенсацию за неиспользованный отпуск и зарплату за отработанные дни. Проведите документ и распечатайте из него приказ Т-8 и записку-расчёт Т-61. В Бухгалтерии 3.0 тот же документ создают в журнале кадровых документов раздела Зарплата и кадры, а суммы считаются при начислении зарплаты за месяц.

Расчёт нужно выплатить в день увольнения, а сведения в СФР подать не позднее следующего рабочего дня после приказа. Поэтому ошибку в дате или в днях компенсации исправлять потом дороже, чем проверить сразу.

Подготовка: что проверить до создания документа

Документ «Увольнение» опирается на всё, что уже введено по сотруднику. Если там дыры, расчёт выйдет неверным.

• 📅 Остаток отпуска. Сформируйте отчёт «Остатки отпусков» на дату увольнения. Сверьте дни с личной карточкой и графиком.
• 📄 Документы после даты увольнения. Отпуск, больничный или командировка, введённые на даты позже последнего рабочего дня, конфликтуют с увольнением. Их исправляют или удаляют до проведения.
• 💰 Начисления за прошлые месяцы. Зарплата за предыдущий месяц должна быть рассчитана и проведена. Иначе средний заработок для компенсации окажется заниженным.
• 🧾 Заявление и основание. Должно быть ясно, по какой статье увольняют. От этого зависят выходное пособие и удержание за отпуск.

Создание документа увольнения и выбор статьи

В ЗУП 3.1

1. Откройте Кадры → Увольнения и нажмите Создать.
2. Выберите организацию, если их в базе несколько.
3. В поле сотрудника выберите человека. При нескольких трудовых договорах (основное место и внутреннее совместительство) каждое увольняют отдельно.
4. Укажите дату увольнения. Это последний рабочий день, он включается в стаж и оплачивается.
5. Выберите статью ТК РФ из справочника оснований. Формулировка подставится в приказ и в сведения для СФР.

Чтобы уволить сразу нескольких человек (сокращение, закрытие подразделения), используйте документ «Увольнение списком» в том же разделе.

В Бухгалтерии 3.0

Кадровый учёт в БП упрощённый. Документ создают в разделе Зарплата и кадры через журнал кадровых документов: Создать → Увольнение. Заполняют сотрудника, дату, основание и число дней компенсации отпуска. Расчёт денег выполняет документ «Начисление зарплаты» за месяц увольнения.

Как выбор статьи влияет на расчёт

Перечень случаев, когда удерживать за отпуск нельзя, дан в ст. 137 ТК РФ. Если выбрана такая статья, не ставьте флажок удержания вручную.

Заполнение вкладки «Главное» и расчёт компенсации за отпуск

После выбора сотрудника и даты ЗУП заполняет основную вкладку сам. Задача бухгалтера — проверить три блока.

Компенсация неиспользованного отпуска

Программа подставляет количество дней по остаткам. Если число не совпадает с вашим расчётом, его можно исправить вручную, но сначала найдите причину: обычно это непроведённый отпуск или неверная дата приёма.

Формула для полностью отработанного года (ст. 139 ТК РФ и Положение № 922):

Средний дневной = Заработок за 12 мес. / 12 / 29,3
Компенсация = Средний дневной × Дни компенсации

Пример. За 12 месяцев начислено 600 000 ₽, все месяцы отработаны полностью, к компенсации 14 дней. 600 000 / 12 = 50 000 ₽; 50 000 / 29,3 = 1 706,48 ₽ в день; 1 706,48 × 14 = 23 890,72 ₽.

Нажмите на сумму компенсации, чтобы открыть расшифровку среднего заработка. Там видно, какие месяцы и начисления вошли в расчёт. Если в периоде был больничный или отпуск, месяц учитывается не целиком, и делитель 29,3 пересчитывается пропорционально.

Удержание за дни отпуска «вперёд»

Если человек отгулял отпуск авансом, ЗУП предложит удержать отпускные за неотработанные дни. Ограничение — не больше 20% от суммы выплаты (ст. 138 ТК РФ). Удержание отражается перерасчётом ранее начисленных отпускных.

Выходное пособие и зарплата за последний месяц

• 💼 Выходное пособие включают флажком и выбирают вид: при сокращении — среднемесячный заработок, по соглашению — сумма из соглашения.
• 🗓 Зарплата за отработанные дни месяца считается в этом же документе, если включён её расчёт. Тогда в «Начислении зарплаты» за месяц сотрудник повторно не попадёт.
• 🏦 Способ выплаты укажите «в межрасчётный период». Деньги нужно отдать в день увольнения, а не вместе с зарплатой всех сотрудников.

На вкладках с начислениями и НДФЛ проверьте итог «к выплате». Проведите документ.

Печатные формы: приказ, записка-расчёт и справки

Все формы печатаются из проведённого документа через кнопку Печать.

Унифицированные формы Т-8 и Т-61 с 2013 года не обязательны, но в ЗУП они уже готовы, и большинство организаций ими пользуется. Если нужен свой бланк приказа, его подключают как дополнительную печатную форму, не изменяя типовую конфигурацию .

Справки, которые не печатаются из документа, ищите в разделе Отчетность, справки. Там же формируются выписки из сведений персонифицированного учёта, которые положено выдать при увольнении.

Проводки при увольнении в бухгалтерском учёте

Если зарплату считает ЗУП, проводки в Бухгалтерию попадают из документа Зарплата → Отражение зарплаты в бухучете за месяц. Его создают после всех начислений месяца и передают в БП синхронизацией. В БП в режиме учёта зарплаты в самой программе проводки делает «Начисление зарплаты».

Счёт затрат берётся из способа отражения, заданного в карточке сотрудника, подразделении или виде начисления. Если проводка ушла не на тот счёт, правят настройку, а не проводку.

Выплата расчёта, отчёты и закрытие месяца

Выплата в день увольнения

В ЗУП создайте ведомость в банк или в кассу в разделе Выплаты, выберите выплату в межрасчётный период и заполните её. Ведомость подтянет сумму из документа «Увольнение». НДФЛ удерживается в момент выплаты.

Сведения в СФР и налоговая отчётность

• 📤 ЕФС-1, подраздел о трудовой деятельности. Мероприятие «увольнение» нужно сдать не позднее рабочего дня, следующего за днём приказа. В ЗУП сведения создаются в разделе Кадры → Электронные трудовые книжки (СФР — бывший ПФР и ФСС, с 2023 года это один фонд).
• 🧮 Уведомление об исчисленном НДФЛ и 6-НДФЛ — сумма с выплаты при увольнении попадает в период, когда деньги выданы.
• 📊 РСВ и персонифицированные сведения — уволенный сотрудник остаётся в отчётах за тот период, где у него были выплаты.

Закрытие периода

1. Рассчитайте «Начисление зарплаты» за месяц по остальным сотрудникам.
2. Сверьте «Свод начислений» или расчётный листок уволенного с запиской-расчётом.
3. Сформируйте отражение зарплаты в бухучёте и выполните синхронизацию с БП.
4. В БП проведите закрытие месяца и проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 в разрезе сотрудника: у уволенного сальдо должно быть нулевым.

Если после увольнения нужно доначислить премию за прошлый период, ЗУП это позволяет: разовые начисления и премии можно сделать уволенному. Выплачивают их также межрасчётной ведомостью.

Если аванс оказался больше заработанного

Бывает, что аванс выплачен фиксированной суммой, а часть месяца сотрудник провёл в отпуске без сохранения зарплаты или в простое. Тогда в документе «Увольнение» сумма к выплате может выйти отрицательной: начислено меньше, чем выдано.

• ➖ Остаток долга программа покажет в итоге документа. Его гасят из компенсации за отпуск и других выплат при расчёте.
• ✋ Если начислений не хватает, удержать больше законного лимита нельзя. Долг погашают добровольно: сотрудник вносит деньги в кассу или на счёт.
• 🔎 Проверьте расчётный листок за месяц увольнения: в нём видны начисления, удержания и долг на конец периода.

Частые ошибки при оформлении увольнения

Сотрудник передумал или дату нужно сдвинуть? Для правки даты откройте документ, исправьте и перепроведите его. Если сведения уже ушли в СФР, понадобится отменяющая запись ЕФС-1 и новая с правильной датой.

Частые вопросы