Расчёт зарплаты в 1С:ЗУП и Бухгалтерии — от приёма сотрудника до проводок

Чтобы заполнить зарплату в 1С:ЗУП 3.1, откройте Зарплата → Начисление зарплаты и взносов, создайте документ за месяц и нажмите Заполнить — программа сама подтянет сотрудников, оклады, отработанное время, НДФЛ и взносы. Затем выплатите деньги ведомостью из раздела Выплаты и передайте суммы в бухгалтерию документом «Отражение зарплаты в бухучете». В 1С:Бухгалтерии 3.0 тот же расчёт делается в Зарплата и кадры → Все начисления.

Кнопка «Заполнить» работает правильно, только если до неё в базе есть всё, из чего считается зарплата : настройки организации, начисления, кадровые документы, табель. Поэтому порядок такой: сначала справочники и кадры, потом отсутствия, потом расчёт, выплата и учёт.

С чего начать: настройки и справочники перед первым расчётом

Пропущенная настройка всплывает не сразу. Обычно — в первый же месяц, когда НДФЛ «не бьётся» или взносы считаются по неверному тарифу.

Что проверить в ЗУП 3.1

1. 🏢 Организация — Настройка → Организации. В карточке проверьте ИНН, КПП, налоговую и регистрацию в СФР (бывший ФСС, с 2023 года объединён с ПФР в Социальный фонд). Дату выплаты зарплаты и аванса укажите на вкладке с настройками учёта.
2. 📑 Учётная политика — там же, в карточке организации. Главное — вид тарифа страховых взносов: общий, для МСП, для IT и т. д. От него зависят все взносы.
3. ⚙️ Настройки расчёта — Настройка → Расчет зарплаты. Флажками включаются возможности: учёт больничных, отпусков без оплаты, премий, показателей для расчёта, удержаний по исполнительным листам. Не включили — нужных документов в меню не будет.
4. 💰 Начисления — Настройка → Начисления. Для типовой ситуации уже есть «Оплата по окладу». Свои виды (премии, надбавки, доплаты) создавайте здесь, указывая код дохода НДФЛ и вид дохода для взносов.
5. 🏗 Подразделения и должности — Настройка → Подразделения, Настройка → Должности. Если ведёте штатное расписание, включите его в кадровых настройках — тогда оклады будут подставляться из позиции штата.
6. 📒 Способы отражения в бухучёте — справочник «Способы отражения зарплаты в бухучете». Здесь задаётся, на какой счёт затрат пойдёт начисление: 20, 26, 44 и т. д. Способ указывают у начисления, подразделения или сотрудника.

Если зарплату считаете прямо в Бухгалтерии 3.0

Для небольшой организации отдельная ЗУП не нужна. Откройте Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты и выберите, что зарплата ведётся в этой программе. В тех же настройках задаются:

• 📅 дата выплаты зарплаты;
• 🧾 способ учёта зарплаты по умолчанию (счёт затрат);
• 🔢 порядок расчёта (в какой программе ведётся учёт, как учитывать больничные и отпуска).

Возможности расчёта в Бухгалтерии скромнее: нет показателей, сложных премий, гибкой настройки формул, учёт времени упрощён.

Кадровые документы: приём, перевод и изменение оплаты

Зарплата в 1С считается не по карточке сотрудника, а по кадровым документам. Карточка — это личные данные, а оклад, график работы и подразделение живут в документах с датой.

Приём на работу

1. Создайте сотрудника: Кадры → Сотрудники → Создать. Заполните ФИО, дату рождения, СНИЛС, ИНН, гражданство.
2. Оформите документ «Прием на работу». Укажите дату, подразделение, должность, график работы.
3. На вкладке оплаты добавьте начисление «Оплата по окладу» и сумму.
4. Задайте способ расчёта аванса: фиксированной суммой, процентом от тарифа или расчётом за первую половину месяца.
5. Проведите документ.

Без проведённого документа приёма сотрудник не попадёт в начисление зарплаты, даже если его карточка заполнена полностью.

Перевод и изменение оклада

Когда меняется только сумма оплаты, используйте документ «Изменение оплаты труда». Когда меняется должность, подразделение или график — «Кадровый перевод». Оба документа действуют с даты, которую вы указали.

Если документ внесли задним числом, после того как зарплата за этот месяц уже начислена, программа зарегистрирует перерасчёт. Его выполнит следующее начисление зарплаты или отдельный документ «Перерасчет зарплаты ».

Отпускные, больничные и другие отсутствия

Отсутствия вносят до расчёта месячной зарплаты. Тогда оклад за эти дни не начислится, а отпускные и пособие посчитаются по среднему заработку.

Отпуск

Документ «Отпуск» — Зарплата → Отпуска. Порядок:

1. Выберите сотрудника, вид отпуска и даты.
2. Программа рассчитает средний дневной заработок за 12 месяцев и сумму отпускных.
3. Если в расчётном периоде нет начислений (сотрудник пришёл недавно, база перенесена), откройте расшифровку среднего и введите данные за прошлые месяцы вручную.
4. Отпускные выплачиваются отдельно, не позднее чем за три дня до начала отпуска. Это требование ст. 136 ТК РФ.

Больничный лист

С 2022 года пособие по нетрудоспособности СФР выплачивает сотруднику напрямую. Работодатель платит только первые три дня болезни — их и начисляет 1С.

1. Откройте Зарплата → Больничные листы.
2. Электронный больничный загрузите из СФР — в списке есть команда получения листков нетрудоспособности. Для неё нужен подключённый сервис 1С-Отчётность.
3. Проверьте расчёт среднего за два года и стаж для процента оплаты.
4. Сведения для назначения пособия передаются в СФР из того же документа.

Пример расчёта по окладу с отпуском

Оклад 60 000 ₽, в месяце 22 рабочих дня, из них 5 сотрудник был в отпуске.

• Оплата по окладу: 60 000 / 22 × 17 = 46 363,64 ₽.
• Отпускные считаются отдельно по среднему заработку и в эту сумму не входят.

Командировки, отгулы, прогулы и отпуск без оплаты оформляются похожими документами. Если они уже внесены, начисление зарплаты исключит эти дни из оклада само.

Начисление зарплаты за месяц

Главный документ — «Начисление зарплаты и взносов». Он считает в одном окне зарплату, НДФЛ, удержания и страховые взносы.

Порядок действий в ЗУП 3.1

1. Откройте Зарплата → Начисление зарплаты и взносов → Создать.
2. Укажите месяц начисления, организацию и, при необходимости, подразделение.
3. Нажмите Заполнить. В табличную часть попадут все работающие сотрудники с плановыми начислениями.
4. Пройдите по вкладкам:
   • Начисления — оклад, надбавки, премии;
   • Удержания — алименты, займы, профсоюзные взносы;
   • НДФЛ — исчисленный налог и вычеты;
   • Взносы — суммы по единому тарифу и на травматизм;
   • Перерасчёты — суммы за прошлые периоды, если были документы задним числом.
5. Проведите документ.

Разовые суммы — премию, материальную помощь — вводите отдельными документами «Премия», «Материальная помощь», «Разовое начисление» до основного расчёта. Тогда НДФЛ и взносы по ним учтутся в итоговом документе.

Учёт рабочего времени

Для окладников с пятидневкой табель не обязателен: ЗУП берёт норму из графика работы и вычитает отсутствия. Табель (Зарплата → Табели) нужен, если есть сменный график, сверхурочные, работа в выходные или почасовая оплата.

Аванс

При способе «Расчётом за первую половину месяца» перед выплатой аванса создайте документ «Начисление за первую половину месяца». При фиксированной сумме или проценте отдельный расчёт не нужен — аванс сразу попадает в ведомость.

Пример: сколько получит сотрудник на руки

Оклад 60 000 ₽, месяц отработан полностью, вычетов нет, тариф взносов общий.

Взносы платит работодатель сверх зарплаты, из суммы сотрудника они не удерживаются.

Выплата зарплаты: ведомости, банк и касса

Начисленная сумма ещё не считается выплаченной. Долг перед сотрудником закрывает только ведомость.

Какую ведомость выбрать

Как заполнить ведомость

1. Откройте Выплаты → Ведомости в банк (или нужный вид).
2. Укажите месяц и характер выплаты: аванс, зарплата, отпуск, увольнение и т. д.
3. Нажмите Заполнить. Программа посчитает к выплате остаток долга по каждому сотруднику.
4. Проверьте колонку НДФЛ: налог удерживается в момент выплаты, кроме аванса.
5. Проведите ведомость и выгрузите файл в банк.

В ЗУП нет банковских выписок — фактическое списание денег фиксируется в Бухгалтерии. Там на основании ведомости создаётся «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление заработной платы работникам». Только после этого задолженность на счёте 70 закрывается.

НДФЛ и взносы в бюджет

С 2023 года налоги уплачиваются единым налоговым платежом. Кроме платёжки, нужно подать уведомление об исчисленных суммах. Его формируют в разделе отчётности; суммы НДФЛ программа берёт по датам фактической выплаты из ведомостей. Поэтому дата выплаты в ведомости должна совпадать с реальной датой перечисления денег.

Зарплата в бухгалтерском и налоговом учёте

Передача данных из ЗУП в Бухгалтерию

1. В ЗУП создайте документ «Отражение зарплаты в бухучете» за месяц и нажмите Заполнить. Документ соберёт все начисления, удержания, НДФЛ и взносы с разбивкой по способам отражения.
2. Запустите синхронизацию с Бухгалтерией (Администрирование → Синхронизация данных).
3. В Бухгалтерии 3.0 документ придёт в журнал Зарплата и кадры → Отражение зарплаты в учете. Проверьте его и проведите — он сформирует проводки.

Если зарплата ведётся прямо в Бухгалтерии, отдельный документ не нужен: проводки формирует «Начисление зарплаты».

Проводки по зарплате

Счёт затрат подставляется из способа отражения: производственные цеха — 20, управленческий персонал — 26, торговля — 44. Пособие за первые три дня болезни тоже идёт через счёт 70.

Налоговый учёт по налогу на прибыль

В Бухгалтерии оплата труда относится к расходам на оплату труда, взносы — к прочим расходам. Отпускные признаются в периоде, на который приходятся дни отпуска. Если отпуск переходит на следующий месяц, программа учтёт это при закрытии месяца.

Проверка расчёта и частые ошибки

Перед выплатой полезно сверить три вещи: начисления по сотрудникам, НДФЛ и взносы, остаток на счёте 70.

Отчёты для сверки

• 📄 Расчётный листок — начисления, удержания, выплаты и долг по каждому сотруднику. Сотрудник видит то же самое.
• 📊 Анализ начислений и удержаний — свод по видам начислений и подразделениям. Удобно сравнивать месяцы между собой.
• 💸 Анализ взносов в фонды — база и суммы взносов по каждому сотруднику.
• 🧮 ОСВ по счетам 70, 68.01, 69 в Бухгалтерии — остаток по счёту 70 на конец месяца должен совпадать с долгом по расчётным листкам.

Как исправить уже выплаченную зарплату

• 🔁 Ошибка в текущем месяце, отчётность не сдана — исправьте документ начисления, перепроведите и перезаполните ведомость.
• 📆 Ошибка в прошлом месяце — внесите кадровый документ или исправление задним числом. Программа доначислит или сторнирует разницу в текущем периоде.
• 🧾 Нужна корректировка именно в прошлом периоде — используйте команду «Исправить» в старом документе начисления. Создастся исправляющий документ, а старый останется в истории.

Частые вопросы