Расчёт 6-НДФЛ в 1С: от подготовки базы до отправки в налоговую

6-НДФЛ в 1С заполняется автоматически: в БП 3.0 откройте Отчеты → Регламентированные отчеты, в ЗУП 3.1 — Отчетность, справки → 1С-Отчетность, создайте отчёт «6-НДФЛ», выберите организацию и период и нажмите «Заполнить». Программа сама разнесёт удержанный налог по срокам в разделе 1 и посчитает доходы, вычеты и налог нарастающим итогом в разделе 2.

Чтобы расчёт сошёлся с первого раза, заполнить 6-НДФЛ в 1С мало — нужно заранее закрыть зарплату за все месяцы квартала и провести выплаты. Почти все расхождения в отчёте идут не от формы, а от неполных данных в базе.

Что проверить в базе до формирования 6-НДФЛ

Отчёт берёт данные не из начислений, а из регистров налогового учёта по НДФЛ. Регистры заполняются при проведении документов. Если документа нет или он не проведён — в расчёте пусто.

Перед формированием пройдитесь по списку:

• 📅 Начисления за все три месяца квартала. Документы «Начисление зарплаты», больничные, отпускные, премии, договоры ГПХ — проведены.
• 💸 Выплаты. Ведомости на выплату проведены. В БП налог считается удержанным при выплате, в ЗУП — при проведении ведомости и подтверждении выплаты.
• 🧾 Вычеты. Заявления на стандартные и имущественные вычеты введены до расчёта зарплаты, а не задним числом после выплаты.
• 🏢 Регистрация в налоговой. У организации и обособленных подразделений заполнены КПП и ОКТМО. По каждой паре КПП/ОКТМО сдаётся отдельный расчёт.
• 🔄 Обновление. Форма 6-НДФЛ меняется почти каждый год. Старый релиз заполнит устаревший бланк, и его не примут.

Как заполнить 6-НДФЛ в 1С пошагово

Порядок одинаков для БП 3.0 и ЗУП 3.1. Отличаются только пути меню.

Создание отчёта

1. Откройте список регламентированных отчётов:
   • БП 3.0 — Отчеты → Регламентированные отчеты;
   • ЗУП 3.1 — Отчетность, справки → 1С-Отчетность.
2. Нажмите «Создать». В поиске формы наберите 6-НДФЛ.
3. Выберите организацию и отчётный период: 1 квартал, полугодие, 9 месяцев или год.
4. Если у организации есть обособленные подразделения, укажите КПП и ОКТМО, по которым формируется расчёт.

Заполнение и просмотр

5. Нажмите «Заполнить». Программа соберёт данные за период.
6. Проверьте титульный лист: ИНН, КПП, код налогового органа, код по месту нахождения, номер корректировки (для первичного расчёта — 0).
7. Откройте раздел 1 и раздел 2, просмотрите суммы.
8. Для годового отчёта проверьте приложение со справками о доходах физических лиц.

Проверка и сохранение

9. Запустите проверку контрольных соотношений из формы отчёта.
10. Сохраните отчёт, затем отправьте его через 1С-Отчетность или выгрузите файл для другого оператора.

Раздел 1: сроки и суммы удержанного налога

Раздел 1 показывает только последние три месяца отчётного периода. Даже в годовом отчёте здесь октябрь, ноябрь и декабрь, а не весь год.

Основные строки:

С переходом на ЕНП сроки перечисления жёсткие, два в месяц:

• налог, удержанный с 1 по 22 число, — до 28 числа того же месяца;
• налог, удержанный с 23 числа до конца месяца, — до 5 числа следующего месяца;
• исключение — с 23 по 31 декабря: срок — последний рабочий день года.

Поэтому за квартал в разделе 1 обычно шесть пар строк 021–022. 1С ставит срок по дате удержания налога, то есть по дате выплаты в ведомости.

Пример. Зарплата за сентябрь выплачена 3 октября, удержано 76 180 ₽. Эта сумма попадёт в 6-НДФЛ за год (в строку со сроком 28 октября), а не за 9 месяцев. Расчёт за 9 месяцев увидит только налог, удержанный по 30 сентября включительно.

Аванс, отпускные и межрасчётные выплаты

С аванса за первую половину месяца налог не удерживается: доход в виде зарплаты ещё не получен. Исключение — аванс, выплаченный в последний день месяца. С него налог удерживается, и 1С отнесёт его в срок по дате этой выплаты.

Отпускные, больничные, премии и выплаты по ГПХ удерживаются в день выплаты. Поэтому в одном месяце налог может попасть в оба срока: зарплата за прошлый месяц выплачена 5 числа (срок 28 числа), а отпускные — 24 числа (срок 5 числа следующего месяца).

Раздел 2 и справки о доходах

Раздел 2 заполняется нарастающим итогом с начала года. На каждую ставку налога и КБК — отдельный блок. Для резидентов с прогрессивной шкалой блоков может быть несколько.

Пример проверки строки 140. Сотрудник получает 60 000 ₽ в месяц, у него вычет на первого ребёнка 1 400 ₽. За квартал: доход 180 000 ₽, вычеты 4 200 ₽. Налог: (180 000 − 4 200) × 13% = 22 854 ₽. Если в строке 140 по этому человеку получается другая сумма — смотрите, когда введено заявление на вычет.

Прогрессивная шкала и несколько блоков раздела 2

С 2025 года для резидентов по основным доходам действует пять ставок:

У каждой ставки свой КБК, поэтому раздел 2 заполняется отдельно по каждому КБК. Если в организации один сотрудник перешёл порог 2,4 млн ₽, в отчёте появится второй блок со ставкой 15%. В строку 120 этого блока попадёт только этот человек.

Ставка повышается не на весь годовой доход, а только на часть сверх порога. 1С пересчитывает это сама при расчёте зарплаты. Если доход превысил порог, а блока 15% в отчёте нет — проверьте, что зарплата за все месяцы года рассчитана в текущем релизе программы.

Приложение со справками о доходах

В годовом расчёте есть приложение — справки о доходах и суммах налога по каждому физлицу. Отдельной 2-НДФЛ в налоговую больше нет, она стала частью годового 6-НДФЛ.

1С заполняет справки вместе с отчётом. Проверьте:

• 👤 паспортные данные и ИНН сотрудников без пустых полей;
• 🏷️ статус налогоплательщика (резидент или нет);
• 🔢 коды доходов и вычетов — они берутся из видов начислений.

Справки по людям, с которых налог удержать невозможно (например, подарок бывшему сотруднику), сдаются отдельным расчётом с признаком «2» — до 25 февраля.

Где расчёт расходится с учётом и почему

Ниже — расхождения, которые встречаются именно в 6-НДФЛ, а не в зарплате вообще.

Проверка контрольных соотношений и сдача отчёта

После заполнения запустите проверку контрольных соотношений прямо из формы отчёта. Программа подсветит ячейки, где нарушены правила ФНС, и покажет, что именно не сошлось.

Что смотреть в первую очередь:

• ✅ строка 020 раздела 1 равна сумме строк 022;
• ✅ удержанный налог в разделе 2 не превышает исчисленный без объяснимой причины;
• ✅ в годовом расчёте суммы по справкам сходятся с итогами раздела 2;
• ✅ суммы раздела 1 совпадают с поданными уведомлениями.

Сроки и способ сдачи

Если срок выпал на выходной, он переносится на ближайший рабочий день.

Электронно расчёт сдают, если физлиц, получивших доход, больше 10. При 10 и менее можно сдать на бумаге.

Отправка из 1С:

• 📤 при подключённой 1С-Отчетности — кнопка «Отправить» в форме отчёта, затем отслеживание статуса в журнале отправок;
• 💾 если сдаёте через другого оператора — выгрузите файл из формы отчёта и загрузите его в программу оператора.

Уточнённый расчёт

Если ошибку нашли после сдачи:

1. Исправьте исходные документы в базе.
2. Создайте новый 6-НДФЛ за тот же период.
3. На титульном листе поставьте номер корректировки 1 (следующая — 2 и так далее).
4. Перезаполните, проверьте и отправьте.

Уточнёнка подаётся целиком, со всеми разделами, а не только с исправленной строкой. Если ошибка в одной справке о доходах — в приложение включают только эту справку с номером корректировки, а для аннулирования справки ставят код 99.

Чем отличается заполнение в БП, ЗУП и их связке

Порядок кнопок в отчёте один, но источник данных разный.

При связке ЗУП + БП формируйте 6-НДФЛ только в ЗУП. Отчёт, заполненный в БП при раздельном учёте, покажет неполные или нулевые данные, потому что регистров НДФЛ по людям там нет.

В БП базовой версии отчёт формируется так же, но только по одной организации.

Частые вопросы