Оформление и расчёт больничного листа в 1С:ЗУП и Бухгалтерии

Больничный в 1С оформляют документом Зарплата → Больничные листы. Программа подтягивает данные электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН) из СФР по номеру, сама считает средний заработок за два года и процент от страхового стажа. Бухгалтеру остаётся проверить расчёт и провести документ — первые три дня за счёт работодателя, остальное платит фонд напрямую сотруднику.

Бумажных больничных больше нет: с 2022 года листок оформляется только в электронном виде, а выплата идёт в проактивном (беззаявительном) порядке. Ниже — как завести документ в 1С:ЗУП 3.1 и в 1С:Бухгалтерии 3.0 с модулем зарплаты, на чём 1С строит расчёт пособия и как поправить ошибку, если больничный уже проведён. ФСС с 2023 года объединён с ПФР в Социальный фонд России (СФР) — дальше по тексту фонд.

Что проверить в настройках перед вводом

Чтобы документ посчитал пособие правильно, в базе должны быть заполнены три вещи.

• 📄 Данные сотрудника. В карточке работника нужен страховой стаж — именно от него зависит процент оплаты. Стаж вводится в разделе о трудовой деятельности сотрудника и обновляется на дату начала болезни.
• 💰 Заработок за расчётный период. Если сотрудник пришёл в середине года или работал раньше в другой организации, внесите данные о заработке с прежних мест по справке для расчёта пособий. Без них 1С посчитает средний заработок только по вашим начислениям и занизит пособие.
• 🔗 Подключённый обмен с СФР. Для загрузки ЭЛН и ответа на запросы фонда настройте сервис в разделе Администрирование → Обмен электронными документами (или через 1С-Отчётность). Без этого номер больничного придётся вводить вручную, а данные фонда не подтянутся.

Как создать документ «Больничный лист»

Порядок одинаков в ЗУП 3.1 и в Бухгалтерии 3.0 с зарплатным блоком — отличается только путь к списку.

1. Откройте список: в ЗУП — Зарплата → Больничные листы, в Бухгалтерии — Зарплата и кадры → Все начисления и далее создайте документ вида «Больничный лист».
2. Нажмите Создать. Выберите организацию и сотрудника — поля стажа и среднего заработка заполнятся из его карточки.
3. Введите номер ЭЛН (12 цифр) и нажмите кнопку загрузки данных из фонда. 1С запросит листок в СФР и подставит причину нетрудоспособности, даты и отметки врача.
4. Проверьте период освобождения от работы — даты начала и окончания. Если больничный продлевали, в карточке будет несколько строк периодов.
5. Укажите причину нетрудоспособности (заболевание, травма, уход за членом семьи, карантин). От неё зависит, кто оплачивает первые дни.
6. На вкладке с оплатой проверьте процент оплаты по стажу и сумму. Программа разделит пособие на часть работодателя (первые 3 дня) и часть фонда.
7. Укажите дату выплаты — обычно вместе с ближайшей зарплатой или авансом.
8. Проведите документ кнопкой Провести и закрыть.

Причина нетрудоспособности в ЭЛН закодирована цифрами, и 1С подставляет её вместе с остальными данными. Самые частые коды: 01 — заболевание, 02 — травма, 03 — карантин, 05 — отпуск по беременности и родам, 09 — уход за больным членом семьи. От кода зависит и порядок оплаты, и облагается ли пособие НДФЛ, поэтому менять его вручную не стоит — он должен совпадать с тем, что передал врач.

Если ЭЛН не загружается, проверьте, что сотрудник открыл больничный именно у вашего работодателя (в момент открытия он называет работодателя врачу или в личном кабинете). Листок, оформленный на другую организацию, по номеру не придёт.

Как 1С рассчитывает пособие

Расчёт строится по закону № 255-ФЗ, и 1С выполняет его автоматически. Понимать логику полезно, чтобы заметить, если сумма «не бьётся».

Средний дневной заработок. Берутся все облагаемые взносами выплаты за два календарных года, предшествующих году начала болезни, и делятся на 730. Если сотрудник в эти годы был в декрете, по заявлению годы можно заменить на более ранние — тогда это указывают в документе.

Процент от страхового стажа. Он определяет, какую долю среднего заработка получит сотрудник:

Минимум и максимум. Если фактический заработок ниже, чем из МРОТ, пособие считают из МРОТ. Сверху действует ограничение: средний заработок не может превышать предельную базу по взносам за расчётные годы. Оба лимита 1С подставляет сама — вручную их держать в голове не нужно.

Особый случай — уход за ребёнком. С 2024 года пособие по уходу за больным ребёнком до 8 лет платят в размере 100 % среднего заработка независимо от стажа. 1С учитывает это, если в документе указана соответствующая причина и возраст ребёнка.

Чтобы было нагляднее, разберём простой пример. Заработок сотрудника за два расчётных года — 1 200 000 рублей, страховой стаж — 7 лет, болел 10 календарных дней.

• Средний дневной заработок: 1 200 000 ÷ 730 = 1 643,84 руб.
• Процент по стажу (от 5 до 8 лет) — 80 %: 1 643,84 × 0,8 = 1 315,07 руб./день.
• Пособие за 10 дней: 1 315,07 × 10 = 13 150,70 руб.
• Из них работодатель за первые 3 дня: 1 315,07 × 3 = 3 945,21 руб., остальные 7 дней (9 205,49 руб.) платит фонд.

НДФЛ со своей части (3 945,21 × 13 % ≈ 513 руб.) удерживает работодатель, с части фонда — сам фонд. В 1С все эти суммы появятся в документе без ручного счёта — пример нужен лишь для самопроверки.

Калькулятор выше даёт прикидку. Итоговую сумму в базе формирует документ — он знает и точный заработок сотрудника, и актуальные лимиты.

Электронный больничный и выплаты через СФР

С 2022 года работает проактивный порядок: работник ничего не пишет, а фонд сам инициирует выплату, получив от медучреждения закрытый ЭЛН.

Механика со стороны работодателя такая:

1. Фонд формирует запрос сведений и присылает его через систему электронного документооборота (СЭДО). В 1С входящие запросы приходят в рабочее место обмена с СФР.
2. На основе запроса 1С заполняет ответ — сведения о сотруднике, страховом стаже, среднем заработке, периодах и реквизитах для перечисления.
3. Вы проверяете данные, подписываете их электронной подписью и отправляете в фонд.
4. Фонд перечисляет свою часть пособия напрямую сотруднику на счёт или карту.

Работодатель оплачивает только первые 3 дня болезни самого работника (за счёт собственных средств) — именно эта сумма проходит через документ «Больничный лист» как начисление. При уходе за членом семьи, карантине или протезировании все дни оплачивает фонд, и трёх дней работодателя нет.

Нюансы, которые меняют сумму

Несколько ситуаций, из-за которых пособие в 1С считается не так, как ждёт бухгалтер.

• 🚫 Нарушение режима. Если врач поставил в ЭЛН отметку о неявке на осмотр или нарушении предписаний, с даты нарушения пособие считают исходя из МРОТ. В документе это отражается отдельной отметкой — проверьте её, если сумма резко упала в середине периода.
• 👥 Несколько работодателей. В проактивном порядке фонд направляет запрос каждому страхователю, у которого числится сотрудник. По вашему месту вы отвечаете за свой период и начисляете свои первые 3 дня; данные по заработку у других работодателей фонд видит сам.
• 🏖️ Болезнь во время отпуска. Если сотрудник заболел в ежегодном отпуске, больничный оплачивается, а дни отпуска продлеваются или переносятся. В 1С для этого корректируют документ отпуска, иначе дни задвоятся.
• 🔁 Продолжение больничного. Если по одному страховому случаю выдан новый ЭЛН как продолжение, заводите отдельный документ, но следите, чтобы периоды не пересекались — иначе фонд не примет сведения.

Как исправить проведённый больничный

Ошибки всплывают после выплаты: не тот стаж, забытый заработок с прежнего места, неверная причина. Подход зависит от того, что менять.

• Ошибка в стаже или заработке. Поправьте данные в карточке сотрудника (стаж) или внесите справку о заработке, затем откройте документ больничного и пересчитайте его. Сумма изменится, разница отразится в ближайшем расчёте зарплаты.
• Неверный период или причина. Если ЭЛН ещё не отправляли в фонд — исправьте прямо в документе и перезаполните. Если сведения уже ушли — потребуется скорректировать их через новый обмен с СФР.
• Больничный завели ошибочно. Пометьте документ на удаление, если он не отправлен в фонд и не попал в отчётность. Если попал — не удаляйте, а сторнируйте через документ-исправление, чтобы движения по учёту и взносам встали корректно.

Что попадает в отчётность

Больничный затрагивает несколько форм — 1С разносит суммы автоматически, если документ проведён правильно.

• Сведения в СФР через СЭДО — основной документ, по нему фонд платит свою часть. Это не «отчёт» в привычном смысле, а ответ на запрос фонда.
• 6-НДФЛ — пособие за первые 3 дня облагается НДФЛ, и работодатель удерживает налог со своей части. Со своей доли налог удерживает сам фонд, в вашу 6-НДФЛ она не попадает.
• РСВ — пособие по временной нетрудоспособности не облагается страховыми взносами, но справочно отражается в разделе о необлагаемых выплатах.
• ЕФС-1 — периоды нетрудоспособности влияют на сведения о страховом стаже; данные формируются из кадрового и зарплатного учёта.

Проверить, что всё разнеслось верно, можно расчётным листком сотрудника и отчётом по НДФЛ — там должна быть видна удержанная с пособия сумма налога. Если документ проведён задним числом, после него имеет смысл перепровести расчёт зарплаты за месяц, чтобы суммы в отчётах и в расчётном листке совпали.

Отдельный акт или заявление сотрудника при проактивных выплатах не оформляют — всё взаимодействие с фондом идёт электронно через СЭДО. Бумажный документооборот остаётся только для внутренних целей: приказ, табель учёта рабочего времени с кодом «Б» или «Т» на дни болезни.

Частые вопросы