Доверенность на получение ценностей в 1С:Бухгалтерии 8.3 — от выбора формы до печати М-2

Доверенность в 1С:Бухгалтерии 8.3 создают в разделе Покупки → Доверенности: кнопка Создать, затем заполняют срок действия, сотрудника, поставщика и перечень ценностей, а печатают по форме М-2. Учёт в программе ничего не проводит — документ нужен только для правильного бланка и реестра выданных доверенностей.

Чтобы заполнить доверенность в 1С правильно и склад поставщика не развернул вашего водителя из-за пустого паспорта или просроченной даты, идите по шагам ниже. Отдельно — электронная (машиночитаемая) доверенность для ЭДО: это другой объект программы, и путать их нельзя.

Какую доверенность оформлять: М-2, М-2а или МЧД

В 1С живут три разных сущности, которые в разговоре называют одним словом «доверенность». Сначала решите, какая нужна именно вам.

Формы М-2 и М-2а утверждены постановлением Госкомстата № 71а. С 2013 года унифицированные бланки необязательны: организация может закрепить свою форму в учётной политике. На практике почти все используют М-2 — её и печатает 1С.

Как создать доверенность в 1С: пошагово

Инструкция для 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 в интерфейсе «Такси». В УТ 11 и КА 2 документ называется похоже и лежит в разделе закупок, логика полей та же.

Шаг 1. Откройте список и создайте документ

1. Перейдите в Покупки → Доверенности.
2. Нажмите Создать.
3. Если в базе несколько организаций — сразу выберите нужную. От неё зависят реквизиты и подписи в бланке.

Шаг 2. Номер, дата и срок действия

• Номер программа присвоит сама при записи. Менять его вручную стоит, только если вы продолжаете бумажную нумерацию из журнала.
• Дата — день выдачи доверенности сотруднику.
• Действительна по — последний день, когда по ней можно получить товар.

Если срок не указать вообще, по ГК РФ доверенность действует год со дня совершения. Но для М-2 пустой срок — повод для отказа на складе поставщика, так что поле заполняйте всегда.

Шаг 3. Кому выдана доверенность

В поле получателя выберите физическое лицо — сотрудника, который поедет за товаром. Список подтягивается из справочника физических лиц.

Паспортные данные в документе не набираются вручную. Программа берёт их из карточки физического лица, из сведений об удостоверяющем документе. Если там пусто — в печатной форме будут пустые строки.

Шаг 4. Поставщик и основание

• Контрагент — от кого получаете ценности. В бланке он попадёт в строку «На получение от».
• Договор — подставится автоматически, если с контрагентом один договор.
• По документу — реквизиты счёта или наряда поставщика: номер и дата. Поставщик сверяет именно их.

Шаг 5. Перечень ценностей

Табличную часть можно заполнить двумя способами:

1. Из справочника номенклатуры — выбирайте позиции, единицы измерения и количество.
2. Текстом — когда точного списка нет или номенклатура ещё не заведена. Например: «Канцелярские товары по счёту № 418 от 02.10».

Количество в бланке М-2 выводится прописью, поэтому указывайте целые значения там, где это возможно. «2,5 кг» прописью выглядит громоздко, но законно.

Пример заполнения

Кладовщик Петров едет 9 октября за бумагой и картриджами по счёту поставщика № 418 от 02.10. Доверенность выглядит так:

Срок взят с запасом в две недели: если поставщик перенесёт отгрузку, новую доверенность выписывать не придётся. Количество в бланке выйдет как «двадцать» и «четыре».

Шаг 6. Запишите и распечатайте

Нажмите Записать, затем Печать → Доверенность (М-2). Документ проведения не требует и проводок не формирует: на счетах ничего не меняется.

Паспорт и подписи: где 1С берёт данные для бланка

Частая причина отказа на складе поставщика — незаполненные реквизиты получателя. Проверять их надо до печати, а не после.

Данные сотрудника

Откройте карточку физического лица прямо из поля документа (по ссылке на выбранное лицо). Заполните:

• 🪪 вид документа — паспорт гражданина РФ;
• 🔢 серию и номер;
• 🏢 кем выдан и код подразделения;
• 📅 дату выдачи.

Сведения о документе хранятся с историей. Если сотрудник поменял паспорт, добавьте новую запись с датой, а не правьте старую. Тогда доверенности прошлых периодов печатаются со старым паспортом, новые — с новым.

Подписи руководителя и главного бухгалтера

ФИО для подписей программа берёт из ответственных лиц организации: Главное → Организации → карточка организации → группа Подписи. Там задаются руководитель и главный бухгалтер с датой начала полномочий.

Если директор сменился, добавьте нового с датой вступления в должность. Тогда доверенности до этой даты будут подписаны старым руководителем, после — новым.

Печать доверенности М-2 и что делать, если бланк выглядит не так

Форма М-2 состоит из корешка, лицевой стороны и оборотной стороны с таблицей ценностей. 1С выводит всё это в одном печатном документе.

Настройка печати

• 🖨️ Для двусторонней печати включите в принтере режим дуплекса. Тогда таблица ценностей окажется на обороте, как в типовом бланке.
• ✂️ Корешок остаётся в организации — его отрезают и подшивают.
• 📏 Если таблица «уезжает» на третью страницу, в окне печатной формы поменяйте масштаб или установите «по ширине страницы» в параметрах страницы.

Типичные проблемы при печати

Журнал и регистрация выданных доверенностей

Выданные доверенности на получение ТМЦ традиционно регистрируют в журнале. В бумажной практике это журнал учёта доверенностей, в 1С — сам список документов.

Список как журнал

В Покупки → Доверенности удобно:

• отфильтровать список по периоду, контрагенту или сотруднику;
• вывести колонки срока действия и получателя через Ещё → Изменить форму;
• выгрузить список в Excel для архива или проверки — Ещё → Вывести список .

Сквозная нумерация в 1С ведётся по организации в пределах года. Это и есть регистрационный номер доверенности.

Контроль использования

После поездки сотрудник обязан отчитаться: привезти накладную или УПД поставщика. Корешок доверенности остаётся у бухгалтерии, а сам бланк — у поставщика.

Удобная привычка — в поле Комментарий доверенности указывать номер полученного документа поставщика. Так по списку видно, какие доверенности закрыты поставкой, а какие висят.

Машиночитаемая доверенность и ЭДО

Бумажная М-2 нужна для склада поставщика. Для электронного документооборота она бесполезна.

Когда нужна МЧД

Если УПД, акты и счета-фактуры в ЭДО подписывает не руководитель, а сотрудник своей КЭП, выданной на физлицо, — ему нужна машиночитаемая доверенность. Её формат утверждает ФНС, оператор ЭДО формат не задаёт.

Как МЧД оформляется в 1С

1. В 1С ведётся список машиночитаемых доверенностей организации. Открыть его проще всего из карточки организации или настроек ЭДО — там есть ссылка на доверенности.
2. Создайте доверенность: укажите доверителя (организацию и руководителя), представителя (сотрудника с его ИНН и СНИЛС), срок и полномочия.
3. Подпишите МЧД электронной подписью руководителя.
4. Отправьте на регистрацию в распределённый реестр ФНС через сервис 1С-ЭДО.
5. После регистрации программа прикладывает МЧД к документам, которые подписывает сотрудник.

Если доверенность нужна для сдачи отчётности в ФНС или СФР (бывший ФСС), её оформляют и подключают в настройках сервиса отчётности. Это тоже МЧД, но с полномочиями для отчётов.

Хранение доверенностей и что проверяют аудиторы

Электронная копия в 1С не заменяет бумажный архив. Корешки М-2 — первичные учётные документы, а по закону о бухучёте первичку хранят не менее пяти лет после отчётного года.

Что держать в архиве:

• 📁 корешки выданных доверенностей, подшитые по порядку номеров;
• 📁 погашенные неиспользованные доверенности;
• 📁 распечатку списка за год из 1С, если журнал на бумаге не ведётся;
• 📁 приказ о лицах, которым разрешено получать ценности, если он есть в организации.

Электронные МЧД хранятся в реестре ФНС и в базе 1С вместе с подписанными документами. Не удаляйте отозванные или истёкшие МЧД из программы: к ним привязаны подписи старых документов.

При проверке обычно смотрят три вещи: совпадают ли номера доверенностей с полученными ценностями, не выдана ли доверенность до приёма сотрудника на работу и есть ли корешки за весь период.

Частые вопросы о доверенностях в 1С