Книга учёта доходов и расходов (КУДиР) в программе 1С

КУДиР в 1С:Бухгалтерии формируется автоматически из проведённых документов. Готовый отчёт открывается в разделе Отчёты → УСН → Книга учёта доходов и расходов УСН. Чтобы суммы встали на свои места, сначала задают объект налогообложения и порядок признания расходов в учётной политике, а дальше следят, чтобы все поступления и оплаты были проведены нужными документами.

Книга учёта доходов и расходов — это налоговый регистр для упрощёнки. В неё попадают доходы и расходы, из которых считается налог при УСН. Заверять книгу в инспекции не нужно с 2013 года: её хранят в организации и предъявляют только по требованию налоговой.

С чего начать: учётная политика и параметры УСН

Книга заполняется по данным, которые программа берёт из настроек налогообложения. Если объект выбран неверно, корректные суммы в КУДиР не появятся.

Откройте Главное → Налоги и отчёты и в левой части выберите раздел УСН. Здесь задаются три вещи:

• 💰 объект налогообложения — «Доходы» или «Доходы минус расходы»;
• 📊 налоговая ставка — базово 6% для «Доходов» и 15% для «Доходы минус расходы», но регион вправе снижать её (встречаются 1% и 5%), поэтому сверьтесь с местным законом;
• 🧾 порядок признания расходов — блок с условиями, он появляется только при объекте «Доходы минус расходы».

Смена объекта налогообложения задним числом пересчитывает всю книгу: меняйте его только в начале года и только если переход оформлен в инспекции.

Для объекта «Доходы минус расходы» раскройте блок Порядок признания расходов. Внутри — наборы условий, при выполнении которых затрата попадёт в графу 5 Раздела I:

• Материальные расходы — «Поступление материалов » и «Оплата поставщику» (оба обязательны);
• Расходы на товары — «Поступление», «Оплата поставщику» и «Реализация покупателю» (реализация обязательна по НК РФ);
• Входящий НДС — признаётся вместе с товарами, работами и услугами, к которым относится.

Как в книгу попадают доходы

Доходы при УСН учитываются кассовым методом — в день, когда деньги фактически поступили. Не по дате отгрузки и не по дате акта, а по поступлению на счёт или в кассу.

В Раздел I книги доход заносят следующие документы:

1. Банк и касса → Банковские выписки — поступление на расчётный счёт с видом операции «Оплата от покупателя»;
2. Банк и касса → Кассовые документы — приходный ордер (поступление наличных);
3. поступления через платёжные системы и эквайринг — после зачисления на счёт.

Аванс от покупателя — это тоже доход в момент получения, даже если отгрузки ещё не было. А вот возврат аванса покупателю уменьшает доход той датой, когда деньги ушли обратно.

Чтобы сумма встала в графу 4, у поступления должен быть корректный вид операции и указан контрагент-покупатель.

Доходом при УСН не являются и в книгу не попадают:

• 🔁 переводы между собственными счетами и внесение наличной выручки на расчётный счёт;
• 💳 пополнение счёта ИП личными средствами предпринимателя;
• 📥 возврат денег от поставщика за неотгруженный товар или услугу;
• 🏦 полученные и возвращённые займы (тело займа, без процентов).

Для таких операций в документах выбирают соответствующий вид (например, «Перевод на другой счёт организации» или «Получение займа»), и тогда программа сама исключает их из доходов. Если ошибочно указать «Оплата от покупателя», сумма завысит доход в книге — это одна из частых причин, по которой КУДиР показывает больше, чем реальная выручка.

Как признаются и попадают расходы

Расход при УСН сложнее дохода: мало оплатить, нужно выполнить все условия из учётной политики. Поэтому графа 5 заполняется не в момент оплаты, а когда сложились все события по затрате.

Разберём по типичным ситуациям:

Для товаров работает «правило трёх событий»: пока партия не продана, её закупочная стоимость в расход не идёт, сколько бы вы ни заплатили поставщику. Это частая причина, по которой «оплаченный товар не виден в книге».

Часть расходов признаётся не при проведении документа, а при выполнении регламентных операций в Операции → Закрытие месяца. Поэтому, если за свежий месяц расходы в книге отсутствуют, сначала закройте месяц, а потом переформируйте отчёт.

Расходы на основные средства в книге

Стоимость основных средств и нематериальных активов списывается в расходы по особым правилам и попадает в отдельный Раздел II книги. Это частый источник ошибок, потому что логика отличается от обычных затрат.

Чтобы расход по основному средству начал признаваться, должны сойтись три условия:

1. объект принят к учёту и введён в эксплуатацию (документ ОС и НМА → Поступление основных средств и ввод в эксплуатацию);
2. объект оплачен поставщику;
3. если имущество подлежит госрегистрации (недвижимость, транспорт) — поданы документы на регистрацию.

После этого стоимость списывается не сразу, а равными долями по кварталам до конца текущего года. Например, объект за 400 000 ₽, введённый и оплаченный во II квартале, спишется по 400 000 / 3 = 133 333,33 ₽ в расходы каждого из трёх оставшихся кварталов — II, III и IV.

Проверить корректность списания удобно через Отчёты → УСН → Анализ учёта по УСН в блоке по основным средствам — там видно и первоначальную стоимость, и уже признанную часть.

Как сформировать книгу и что в ней за разделы

Сам отчёт открывается командой Отчёты → УСН → Книга учёта доходов и расходов УСН. Укажите организацию и период (год или квартал нарастающим итогом) и нажмите Сформировать.

Книга состоит из разделов, и заполняются они в зависимости от объекта:

• Раздел I — доходы и расходы по кварталам нарастающим итогом (графа 4 — доходы, графа 5 — расходы);
• Раздел II — расходы на основные средства и НМА (только для «Доходы минус расходы»);
• Раздел III — перенос убытков прошлых лет;
• Раздел IV — страховые взносы и больничные, уменьшающие налог (только для объекта «Доходы»);
• Раздел V — торговый сбор (актуален в основном для Москвы).

При объекте «Доходы» заполняются Раздел I (только доходы) и Раздел IV. При «Доходы минус расходы» — Разделы I–III. Пустые разделы в печать не выводятся.

Каждую строку можно расшифровать: встаньте на сумму и дважды кликните — программа покажет документ-основание. Это удобно, когда нужно понять, откуда взялась конкретная цифра.

Раздел I разбит по кварталам, и это не формальность. По итогам I квартала, полугодия и девяти месяцев платят авансовые платежи по налогу, а считают их как раз по нарастающим итогам книги. Поэтому формировать КУДиР имеет смысл не только в конце года, а перед каждым сроком уплаты аванса — так вы заранее видите базу и сумму к перечислению и не ловите расхождения в последний день.

Проверка: почему запись не попала в книгу

Если доход или расход в КУДиР отсутствует, не правьте книгу вручную — сначала найдите причину. Для этого есть отчёт Отчёты → УСН → Анализ учёта по УСН: он показывает доходы и расходы по блокам, и из каждого блока можно провалиться в детали и увидеть, какое условие не выполнено.

Самые частые причины:

Перед сдачей декларации сверьте итоги Раздела I книги с данными декларации по УСН — цифры доходов и расходов должны совпадать.

Ручные корректировки и исправление записей

Большинство расхождений лечится не правкой книги, а исправлением первичных документов и перепроведением. Но иногда нужна запись, которую ни один документ не формирует, — например, доход или расход по операции, учтённой вручную.

Для этого есть документ Операции → УСН → Записи книги учёта доходов и расходов (УСН). В нём три закладки — по доходам и расходам (Раздел I), по основным средствам (Раздел II) и по другим разделам. Запись вносится напрямую в регистр, которым заполняется книга.

Порядок исправления обычно такой:

1. найдите причину расхождения через «Анализ учёта по УСН»;
2. если ошибка в документе — исправьте документ и перепроведите его;
3. если нарушен порядок — выполните Операции → УСН → Восстановление последовательности документов;
4. и только если корректной операции в учёте нет — добавьте ручную «Запись книги…».

После любых правок задним числом обязательно переформируйте книгу за весь год с начала периода — КУДиР считается нарастающим итогом, и правка в одном квартале меняет следующие.

Печать и выгрузка итоговой формы

Готовую книгу печатают прямо из отчёта. Сформируйте КУДиР за нужный период и нажмите кнопку Печать — программа соберёт титульный лист и все заполненные разделы по действующей форме.

Варианты вывода:

• 🖨 на бумагу — через кнопку «Печать»;
• 📄 в файл — сохранение в Excel или PDF из панели отчёта (для хранения и отправки);
• 💾 электронно — выгрузка файла, если инспекция запросила книгу в электронном виде.

Отдельно заверять и сдавать КУДиР не нужно: её предоставляют только по требованию при проверке. При этом вести её обязаны все на УСН — и организации, и ИП. ИП на упрощёнке, которые не ведут полноценный бухучёт, именно по КУДиР подтверждают доходы и расходы.

Частые вопросы