Товарно-транспортная и транспортная накладная в 1С: от реализации до печати

ТТН в 1С заполняют не с нуля, а из документа реализации: откройте проведённую Реализацию (акт, накладная, УПД), проверьте грузоотправителя и грузополучателя, затем выведите через кнопку Печать форму «Товарно-транспортная накладная (1-Т)» или «Транспортная накладная». Товарную часть программа подставит сама, транспортную — перевозчика, машину, водителя, массу — придётся дописать вручную.

Ниже порядок для 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0, интерфейс «Такси»). В 1С:Управлении торговлей 11 логика та же: накладная печатается из документа продажи, а данные о доставке берутся из самого документа.

Какую накладную вы на самом деле оформляете

Первый вопрос, который стоит решить до открытия 1С: какая форма нужна. В программе есть две разные печатные формы, и путают их постоянно.

📌 Что важно знать про каждую:

• 📄 1-Т состоит из двух разделов: товарного (что отгружено, количество, цена, сумма) и транспортного (кто везёт, на чём, когда погрузили и выгрузили). Обязательной её не назовёшь, но многие покупатели и перевозчики по-прежнему просят именно её.
• 🚚 Транспортная накладная — документ договора перевозки. Её оформляют, когда груз везёт перевозчик, в том числе собственным транспортом продавца по договору с ним. Товарных цен в ней нет, зато много граф про условия перевозки.
• 💻 Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — та же ТрН, подписанная электронно и переданная через оператора ЭДО в государственную систему электронных перевозочных документов. Подробнее про ЭТрН — в последнем разделе.

Что подготовить в базе до первой накладной

Если справочники пустые, накладная выйдет с прочерками. Пять минут на подготовку экономят переделку.

1. Карточка организации (Главное → Организации). Проверьте полное наименование, ИНН, КПП, юридический и фактический адрес, телефон. Эти данные уходят в графу грузоотправителя.
2. Ответственные лица (в карточке организации, ссылка Подписи). Укажите руководителя, главного бухгалтера и того, кто отпускает груз. Без этого внизу формы останутся пустые подписи.
3. Контрагент-покупатель. Нужны адрес доставки и полные реквизиты. Если товар уходит на склад, отличный от юридического адреса, заведите отдельного контрагента-грузополучателя или пропишите адрес доставки.
4. Номенклатура. Проверьте единицы измерения и наименования — они попадут в товарный раздел без изменений.
5. Перевозчик. Если возит сторонняя транспортная компания, заведите её в справочник Контрагенты с ИНН и адресом.

Шаг 1. Создаём накладную на основании реализации

Отправная точка — документ отгрузки. Без него ТТН в 1С не делают: товарная часть берётся только оттуда.

Оформите и проведите реализацию

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Создайте документ с видом операции «Товары» (или «Товары, услуги, комиссия»).
3. Заполните контрагента, договор, склад и табличную часть.
4. Нажмите Провести.

Укажите грузоотправителя и грузополучателя

В шапке реализации есть блок или ссылка с данными о доставке. Раскройте его:

• 🏭 Грузоотправитель — по умолчанию «Он же» (ваша организация). Меняйте, если товар отгружает другой склад-юрлицо, например ответственный хранитель.
• 🏬 Грузополучатель — по умолчанию сам покупатель. Если товар едет на склад третьего лица, выберите его из контрагентов.
• 📍 Адрес доставки — если отличается от юридического адреса получателя.

Эти поля одинаково попадут и в УПД, и в ТТН, поэтому их правят один раз в реализации, а не в печатной форме.

Создайте транспортную накладную

В актуальных релизах Бухгалтерии на основании реализации можно создать отдельный документ «Транспортная накладная»: в форме реализации нажмите Создать на основании и выберите этот пункт. Документ хранится в базе, его можно отправить по ЭДО как ЭТрН и распечатать повторно с теми же данными.

Если такого пункта в вашем релизе нет, транспортная накладная и 1-Т доступны сразу из меню Печать реализации. Тогда транспортные данные дописываются прямо в печатной форме (см. шаг 4).

Шаг 2. Товарный раздел: что подставляется само

Товарная часть 1-Т заполняется из табличной части реализации построчно.

📌 Три частые проблемы в этом разделе:

• ⚖️ Пустая масса. Если в номенклатуре не указан вес единицы, графы «масса» останутся незаполненными. Перевозчику масса нужна обязательно: впишите её до печати.
• 🔢 Количество мест. Программа не знает, в скольких коробках или на скольких паллетах едет груз. Количество мест и вид упаковки — ручная правка.
• 🏷️ Длинное наименование. Строка из 150 символов переносится и раздувает форму на несколько листов. Сократите «Наименование для печати» в карточке, а не в каждом документе.

Шаг 3. Транспортный раздел и данные о перевозке

Это та часть ТТН, которую 1С за вас не заполнит. Данные знает логист или водитель, поэтому заранее договоритесь, кто их передаёт бухгалтеру.

Что указать о перевозчике и машине

• 🚛 Перевозчик — наименование, ИНН, адрес. Если везёте сами, перевозчик — ваша организация.
• 👤 Водитель — ФИО полностью, номер водительского удостоверения и контактный телефон, чтобы получатель мог связаться с машиной в пути.
• 🚗 Транспортное средство — марка, тип, регистрационный номер, а для прицепа — его номер отдельно.
• 📋 Путевой лист — номер, если перевозчик его выдал.

Что указать о самой перевозке

• 📍 Пункты погрузки и разгрузки — фактические адреса, а не юридические.
• 🕐 Дата и время подачи машины под погрузку и выгрузку.
• 📦 Масса брутто, количество мест, способ упаковки.
• ⚠️ Особые условия: температурный режим, хрупкий груз, опасный груз.
• 💰 Стоимость перевозки — в ТрН, если она известна грузоотправителю.

В документе «Транспортная накладная» эти данные вводятся в его форме: перевозчик и грузополучатель выбираются из контрагентов, водитель и машина вносятся в соответствующие поля. Сохраните документ — при повторной печати ничего не придётся набирать заново.

Шаг 4. Печать и правка печатной формы

Вывод на печать

1. Откройте реализацию или транспортную накладную .
2. Нажмите Печать и выберите нужную форму: «Товарно-транспортная накладная (1-Т)» или «Транспортная накладная».
3. В окне предварительного просмотра укажите количество копий: для 1-Т — 4, для ТрН — 3.
4. Отправьте на принтер или сохраните в PDF кнопкой сохранения.

1-Т печатается на двух сторонах: лицевая — товарный раздел, оборотная — транспортный. Если принтер не поддерживает двустороннюю печать, печатайте лист за листом и складывайте вручную.

Как дописать данные в уже сформированную форму

В окне печати есть кнопка-переключатель Редактировать (значок карандаша). Включите её — табличный документ станет редактируемым, и в любую ячейку можно вписать номер машины, массу или количество мест.

Этот приём хорош для разовой отгрузки. Но правка живёт только до закрытия окна: при повторной печати всё нужно вписывать снова. Если перевозки регулярные — заполняйте отдельный документ транспортной накладной.

Когда форму стоит доработать

Если покупатель требует свою графу или изменённую шапку, не правьте типовую конфигурацию . Есть два безопасных пути:

• 🛠️ Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм — здесь можно изменить макет типовой формы и при необходимости вернуть стандартный.
• 🧩 Внешняя печатная форма или расширение конфигурации — подключается без снятия с поддержки и переживает обновления.

Шаг 5. Электронная транспортная накладная

ЭТрН оформляется из того же документа «Транспортная накладная», но вместо бумаги уходит через оператора ЭДО. Цепочка выглядит так:

Для работы с ЭТрН нужны три вещи:

1. Подключённый в 1С электронный документооборот (Администрирование → Обмен электронными документами).
2. Квалифицированная электронная подпись руководителя или машиночитаемая доверенность на сотрудника.
3. Подключение к ЭТрН у всех участников: перевозчика и получателя. Если хотя бы один работает на бумаге, цепочка не замкнётся — оформляйте бумажную ТрН.

Ошибки при заполнении ТТН и что с ними делать

Отдельно о датах. Дата ТТН должна совпадать с датой фактической отгрузки. Если реализацию провели задним числом, а машина уехала сегодня, у покупателя и проверяющих возникнут вопросы. Ставьте реализацию той датой, когда товар реально ушёл со склада.

Не удаляйте проведённую реализацию, чтобы «перебить» накладную. Если отгрузка уже отражена в отчётности или выставлен счёт-фактура, исправление делают корректировочными или исправительными документами, а не удалением.

Частые вопросы