Отчёт 6‑НДФЛ в 1С ЗУП: формируем, проверяем и сдаём

Расчёт 6‑НДФЛ в 1С ЗУП 3.1 формируется в разделе Отчётность, справки → 1С‑Отчётность: нажмите Создать, выберите «6‑НДФЛ», укажите организацию и период — программа заполнит разделы данными учёта. Но автозаполнение сработает правильно только тогда, когда все начисления проведены, а выплаты зарегистрированы ведомостями ЗУП: именно ведомость фиксирует удержанный налог.

Главное, что ломает отчёт у новичков, — правило даты дохода. С 2023 года датой фактического получения зарплаты считается день выплаты, а не последний день месяца. Поэтому аванс и окончательный расчёт попадают в 6‑НДФЛ по датам, когда деньги реально ушли сотруднику, и декабрьская зарплата, выданная в январе, уходит уже в отчёт следующего года.

Ниже — порядок от подготовки данных до отправки в ФНС, с разбором переходящих выплат, контрольных соотношений и типичных расхождений.

Что проверить в учёте до нажатия «Заполнить»

6‑НДФЛ не считает налог заново — он собирает уже зарегистрированные суммы исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ. Если в учёте пробел, отчёт покажет его как расхождение. Поэтому сначала приводим в порядок данные.

Исчисленный налог появляется при проведении начислений (Начисление зарплаты и взносов, межрасчётные документы). Удержанный — только при проведении ведомости на выплату (Ведомость в банк, Ведомость в кассу, Ведомость через раздатчика). Если выплату провели мимо ЗУП — например, только банковской выпиской в бухгалтерской программе — удержанный НДФЛ в ЗУП не зарегистрируется, и раздел 1 окажется пустым или заниженным.

Удобный способ увидеть картину до формирования отчёта — отчёты раздела Налоги и взносы → Отчёты по налогам и взносам. Там есть «Анализ НДФЛ по месяцам» и аналитика по исчисленному/удержанному/перечисленному налогу. Названия отчётов немного отличаются между релизами, но группа одна.

Отдельно проверьте межрасчётные выплаты — отпускные, больничные, премии, матпомощь. Каждая из них должна быть и начислена соответствующим документом, и выплачена ведомостью. Если отпускные начислили, а выплату провели без ведомости, удержанный налог по ним не встанет, и отчёт даст расхождение именно по этим суммам. Это самый частый пробел при межрасчётах.

Порядок формирования 6‑НДФЛ в ЗУП

Когда данные выверены, собственно заполнение занимает несколько минут.

1. Откройте Отчётность, справки → 1С‑Отчётность, нажмите Создать и выберите в списке «6‑НДФЛ».
2. Укажите организацию и период: 1 квартал, полугодие, 9 месяцев или год. Отчёт нарастающий — за полугодие в него войдут и первые три месяца.
3. Нажмите Заполнить. Программа соберёт данные из регистров учёта НДФЛ.
4. Проверьте титульный лист: ОКТМО, КПП, код по месту нахождения (учёта), номер корректировки.
5. Посмотрите раздел 2 — обобщённые суммы дохода и налога, затем раздел 1 — суммы к перечислению по срокам.
6. В годовом отчёте заполните Приложение 1 — справки о доходах по каждому сотруднику (бывшая 2‑НДФЛ). В квартальных отчётах приложение не сдаётся.
7. Нажмите Проверка и прогоните контрольные соотношения (об этом ниже).
8. Запишите отчёт и отправьте или выгрузите в файл.

Что показывают раздел 1 и раздел 2

Чтобы понимать, где искать ошибку, держите в голове логику двух разделов.

Раздел 2 — это обобщённые показатели нарастающим итогом с начала года:

• начисленный доход (в том числе отдельно по дивидендам, по трудовым и по договорам ГПХ);
• количество физлиц, получивших доход;
• налоговые вычеты;
• исчисленный налог;
• удержанный налог, а также не удержанный, излишне удержанный и возвращённый.

Раздел 1 — суммы НДФЛ к перечислению за последний квартал, разбитые по срокам уплаты. С 2024 года внутри каждого месяца два срока, то есть шесть сумм за квартал. Разбивка идёт по дате удержания налога (по дате выплаты дохода), а не по дате начисления.

Если доходы облагаются по разным ставкам (основная ставка и повышенные ставки прогрессивной шкалы), раздел 2 заполняется отдельно по каждой ставке и соответствующему КБК. В ЗУП это происходит автоматически — программа разносит доходы и налог по ставкам сама, но при проверке учитывайте, что суммарный доход нужно складывать по всем листам раздела 2.

Именно поэтому доход и налог в разделах могут «жить» в разных периодах: начислили в марте, выплатили в апреле — в раздел 2 за 1 квартал доход не попадёт, он уйдёт в полугодие по дате выплаты.

Сроки в разделе 1 привязаны к двум датам каждого месяца. Налог, удержанный с выплат с 1 по 22 число, перечисляется до 28 числа этого же месяца. Налог с выплат с 23 числа до конца месяца — до 5 числа следующего месяца. Отдельный срок у декабря: с удержаний за период с 23 по 31 декабря налог платится в последний рабочий день года. К каждому сроку перечисления привязано уведомление по ЕНП, и суммы раздела 1 должны совпадать с тем, что вы в этих уведомлениях заявили.

Переходящая зарплата, отпускные и больничные

Переходящие выплаты — главный источник вопросов по 6‑НДФЛ. Разбирается всё одним правилом: доход и удержанный с него налог отражаются по дате выплаты.

Зарплата за декабрь, выданная в январе. Это доход января, он попадает в 6‑НДФЛ за 1 квартал следующего года. В отчёт за прошлый год декабрьская зарплата войдёт только если вы фактически выплатили её в декабре.

Аванс (зарплата за первую половину месяца). С 2023 года с аванса удерживается НДФЛ при выплате. В 6‑НДФЛ аванс и окончательный расчёт — два разных факта получения дохода с разными датами удержания.

Отпускные и больничные. Доход возникает в день выплаты. Отпускные за отпуск, начавшийся в следующем месяце, но выплаченные сейчас, — доход текущего периода.

Перерасчёты прошлых месяцев. Доначисление или сторно отражается в том периоде, когда прошла выплата (или удержание). Отрицательные суммы в разделе 2 — сигнал, что был перерасчёт; это не всегда ошибка, но расшифруйте такую строку.

Пример. Зарплата за март — 100 000 рублей, аванс 40 000 рублей выдан 20 марта, окончательный расчёт 60 000 рублей — 5 апреля. НДФЛ по ставке 13% — 5 200 рублей с аванса и 7 800 рублей с остатка. В 6‑НДФЛ за 1 квартал войдёт только мартовская выплата: доход 40 000 рублей и удержанный налог 5 200 рублей. Апрельская часть (60 000 и 7 800) попадёт в отчёт за полугодие. Хотя вся зарплата начислена за март, в разные периоды её разводит дата выплаты.

Контрольные соотношения: проверяем до отправки

Перед сдачей прогоните контрольные соотношения прямо в форме отчёта: кнопка Проверка → Проверить контрольные соотношения. 1С выведет список расхождений со ссылками на строки.

Соотношения делятся на два вида:

• Внутри формы. Например, исчисленный налог должен соответствовать базе за вычетом вычетов по применённой ставке; удержанный налог не может превышать исчисленный плюс долг. Эти проверки ловят арифметику и опечатки.
• Между отчётами и платежами. Доходы по трудовым договорам сверяются с базой РСВ; суммы к перечислению — с уведомлениями по ЕНП и фактическими платежами в бюджет. Здесь часто вылезает рассинхрон между ЗУП и данными по ЕНС.

Не каждое расхождение с РСВ — ошибка: базы НДФЛ и взносов различаются (например, по необлагаемым выплатам). Но объяснить расхождение вы должны уметь — налоговая задаёт по нему вопросы.

Выгрузка и отправка в ФНС

Дальше два сценария — в зависимости от того, подключён ли сервис 1С‑Отчётность.

С подключённой 1С‑Отчётностью. Сначала нажмите Проверка → Проверить в интернете (форматно‑логический контроль на стороне оператора), затем Отправить. Статус приёма отслеживается в журнале 1С‑Отчётность: отчёт проходит стадии до извещения о вводе из ФНС. Квитанции хранятся в карточке отчёта.

Без сервиса. Нажмите Выгрузить и сохраните XML‑файл. Его загружают в программу стороннего оператора ЭДО или в сервис ФНС. Файл выгрузки формируется по действующему электронному формату — следите, чтобы релиз ЗУП был актуальным, иначе формат может не пройти приём.

После отправки отчёт в журнале проходит несколько стадий: сначала квитанция о приёме от оператора, затем извещение о получении и, наконец, извещение о вводе из ФНС. Отчёт считается сданным, когда пришло подтверждение приёма от налоговой. Если вместо него пришёл отказ, в журнале будет указана причина — чаще формат или контрольное соотношение; исправьте и отправьте заново с тем же номером корректировки.

Сроки сдачи: за 1 квартал — не позднее 25 апреля, за полугодие — 25 июля, за 9 месяцев — 25 октября, за год — 25 февраля. Если 10 и более человек получили доход, отчёт сдаётся только электронно.

Почему 6‑НДФЛ не сходится: разбор расхождений

Большинство проблем сводится к нескольким типовым ситуациям. Диагностика — от симптома к причине.

Общий приём для любого расхождения — расшифровка ячейки. Она показывает состав суммы до конкретного сотрудника и документа, и дальше остаётся сверить этот документ с учётом.

Частые вопросы