Больничный лист в 1С: ввод документа и расчёт пособия

Больничный лист в 1С вводят документом Больничный лист: в 1С:ЗУП 3.1 он лежит в разделе Зарплата → Больничные листы, в 1С:Бухгалтерии 3.0 — в Зарплата и кадры → Больничные листы. Документ принимает номер электронного листка (ЭЛН), подтягивает данные из СФР, считает средний заработок и размер пособия по стажу и начисляет оплату за первые три дня болезни — остальное платит фонд напрямую работнику.

Чтобы расчёт сошёлся, программе нужны заработок сотрудника за два предыдущих года и его страховой стаж. Если в базе этих данных нет (сотрудник новый), их заносят вручную по справке о заработке с прошлого места работы. Ниже — весь порядок: от проверки исходных данных до исправления уже проведённого документа.

Что проверить в базе перед вводом

Пособие считается из двух величин: среднего заработка и страхового стажа. Обе берутся из карточки сотрудника, поэтому до ввода больничного стоит убедиться, что они заполнены.

• 📅 Страховой стаж. Открывается в карточке сотрудника (Кадры → Сотрудники, ссылка Страхование или Трудовая деятельность). От стажа зависит процент оплаты, и ошибка в стаже — самая частая причина неверной суммы.
• 💰 Заработок за два прошлых года. Если сотрудник работал у вас весь расчётный период, программа возьмёт суммы из начислений сама. Для тех, кто пришёл недавно, заработок с прежних мест вносят документом Справки для расчёта пособий (входящие) по справке, которую работник приносит при увольнении.
• 🧾 Районный коэффициент и место работы — если они влияют на минимальный размер пособия в вашем регионе.

Расчётный период — два календарных года, предшествующих году начала болезни. Для страхового случая 2026 года это заработок за 2024 и 2025 годы.

Пошаговый ввод документа «Больничный лист»

Порядок одинаков для 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 3.0, отличается только путь к журналу.

Дальше по шагам:

1. Выберите организацию (если их несколько) и сотрудника. Программа подставит подразделение и должность.
2. В поле номера листка введите номер ЭЛН, который сотрудник получил в медорганизации. Бумажные листки давно не выдаются, поэтому обычно это электронный номер.
3. Нажмите кнопку загрузки данных из СФР (в документе она подписана как получение данных по номеру листка). Программа запросит у фонда сведения: причину нетрудоспособности, период и отметки о нарушении режима.
4. Проверьте причину нетрудоспособности. От неё зависит, кто и с какого дня платит: при обычном заболевании первые 3 дня — за счёт работодателя, с 4-го — за счёт СФР; при уходе за больным членом семьи и карантине пособие полностью за счёт фонда с первого дня.
5. Убедитесь, что период нетрудоспособности совпадает с датами в листке. Если было продолжение, вводят отдельный документ-продолжение со ссылкой на первичный.
6. На вкладке «Оплата» (или «Начислено (подробно)») посмотрите рассчитанный средний дневной заработок, процент по стажу и итоговую сумму. Здесь же видно разбивку: сколько платит организация, а сколько — фонд.
7. Проведите документ. Сумма за счёт работодателя попадёт в начисления текущего месяца, НДФЛ с неё удержится при выплате.

Как считается размер пособия и роль стажа

Формула простая: средний дневной заработок умножается на число календарных дней болезни и на процент, который зависит от страхового стажа.

Средний дневной заработок = (заработок за первый год + заработок за второй год) ÷ 730. Делитель всегда 730, он не меняется в зависимости от того, были ли в периоде високосные годы.

Процент по стажу закреплён в законе № 255-ФЗ:

Заработок за каждый год ограничен сверху предельной базой по взносам того года, а снизу итоговая сумма сравнивается с расчётом из МРОТ. Программа сама берёт меньшую из величин сверху и большую снизу — вручную это контролировать не нужно, но понимать, откуда взялась сумма, полезно.

Из-за верхнего ограничения средний дневной заработок не может превышать величину, рассчитанную из предельных баз двух лет, делённых на 730. Поэтому у сотрудников с высокой зарплатой пособие «упирается в потолок» — и это не ошибка программы, а норма закона. Нижнее ограничение по МРОТ, наоборот, подтягивает сумму вверх у тех, кто зарабатывал мало или не работал в расчётном периоде.

Пример. Стаж сотрудника — 6 лет, значит процент 80%. Заработок за два года — 900 000 ₽, средний дневной: 900 000 ÷ 730 = 1232,88 ₽. Болел 10 дней. Пособие: 1232,88 × 10 × 0,8 = 9863,04 ₽. Из них первые 3 дня (1232,88 × 3 × 0,8 = 2958,91 ₽) платит работодатель, остальное — фонд.

Числа в примере условные. Точную сумму по вашим данным удобно прикинуть калькулятором ниже, а потом сверить с тем, что рассчитала 1С.

Особые случаи: замена лет и совместители

Два случая сбивают расчёт чаще других, и оба решаются в программе, если знать, где настроить.

Замена лет расчётного периода. Если в одном или обоих годах расчётного периода сотрудница была в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком, заработка за эти годы почти нет, и пособие выйдет маленьким. Закон разрешает заменить такой год (или оба) на более ранний — но только если это увеличит пособие и работник напишет заявление. В документе есть поле для указания лет замены: внесите годы из заявления, и программа пересчитает.

Внешние совместители. Если сотрудник весь расчётный период работал у тех же работодателей, что и сейчас, пособие назначает каждый работодатель по своему больничному. Если состав мест работы за два года менялся, пособие платит кто-то один — по выбору работника, с учётом справок о заработке от остальных. В 1С это отражается тем, какой заработок внесён по справкам и по какому месту работы оформлен документ.

Электронный больничный и обмен с СФР

С 2022 года действуют только электронные листки (ЭЛН) и прямые (проактивные) выплаты: пособие за счёт фонда работник получает от СФР напрямую, а не через работодателя. (ФСС объединён с ПФР в СФР с 2023 года — дальше по тексту фонд называю СФР.)

Обмен с фондом идёт через механизм СЭДО и сервис 1С-Отчётность. Настраивается он один раз в разделе Отчёты → 1С-Отчётность (в ЗУП) либо Отчёты → Регламентированная отчётность — там же, где подключён документооборот с налоговой.

Как это работает на практике:

1. Сотрудник открывает больничный в поликлинике — ЭЛН появляется в базе СФР.
2. Вы вводите документ Больничный лист, указываете номер ЭЛН и загружаете по нему данные из фонда.
3. СФР присылает работодателю запрос на сведения для назначения пособия (через СЭДО это приходит в 1С как входящее сообщение).
4. Вы отвечаете на запрос — передаёте недостающие данные: способ выплаты работнику, стаж, сведения о заработке за периоды, которых нет у фонда.
5. Фонд назначает и выплачивает свою часть работнику сам.

Отдельно реестры сведений в фонд, как это было до проактивных выплат, подавать больше не нужно — именно поэтому прежние инструкции про «реестр прямых выплат» уже не актуальны.

Как исправить проведённый больничный

Ошибку в уже проведённом документе исправляют не удалением, а корректировкой — так сохраняется история и правильно пересчитываются взносы и НДФЛ.

Что делать в зависимости от ситуации:

• Неверный период или причина, но документ ещё не выплачен. Откройте документ, снимите проведение, исправьте данные и проведите заново. Суммы пересчитаются.
• Документ уже вошёл в выплату и в отчётность. Создайте документ-исправление: в форме больничного есть команда исправить (Исправить), она формирует новый документ, связанный с исходным. Старые суммы сторнируются, вводятся правильные.
• Пришёл больничный-продолжение. Не правьте первичный документ — вводите новый Больничный лист с отметкой, что это продолжение, и ссылкой на предыдущий.
• Данные из СФР изменились (фонд прислал уточнение по ЭЛН). Повторно загрузите данные по номеру листка в документе и перепроведите.

После любой правки пересформируйте расчётную ведомость и проверьте, что сумма за счёт работодателя и удержанный НДФЛ изменились корректно. Если документ правился задним числом, загляните в расчётный листок сотрудника — там видно, как сторнировались прежние суммы и какие встали вместо них. Это нагляднее, чем сверять цифры в самом документе.

Удалять проведённый больничный помечкой на удаление стоит только если он был введён ошибочно целиком (не того сотрудника, дубль). Во всех остальных случаях правка через исправление безопаснее: она не рвёт связи с выплатами и отчётностью.

Типичные ошибки при вводе больничного

Ошибки здесь почти всегда ведут к неверной сумме, а значит — к претензиям от работника или фонда.

• ❌ Не заполнен заработок за прошлые годы у нового сотрудника. Программа посчитает пособие из МРОТ, сумма выйдет заниженной. Внесите справку о заработке с прежних мест.
• ❌ Неверный страховой стаж. Процент применится не тот. Стаж проверяют по трудовой книжке и сведениям о трудовой деятельности, а не «на глаз».
• ❌ Попытка выплатить часть за счёт СФР через ведомость. Эту часть платит фонд; в ведомости её быть не должно.
• ❌ Неправильная причина нетрудоспособности. От неё зависит, с какого дня платит работодатель. Код причины берут из данных ЭЛН, а не ставят произвольно.
• ❌ Ручная правка суммы в документе. Если итог кажется неверным, ищите причину в стаже и заработке, а не переписывайте результат расчёта — при перепроведении правка слетит.

Частые вопросы