Доверенность М-2 в 1С:Бухгалтерии 3.0: от выписки до возврата корешка

Доверенность на получение ценностей в 1С:Бухгалтерии 3.0 заполняют документом «Доверенность»: раздел Покупки → Доверенности, кнопка Создать. В шапке выбирают сотрудника, поставщика и срок действия, в табличной части перечисляют товары, затем через Печать выводят форму М-2 или М-2а. Если от поставщика уже есть счёт, документ удобнее создать на его основании: товары подтянутся сами.

Типичная ситуация: экспедитор едет на склад поставщика за партией бумаги, а кладовщик там без доверенности ничего не отпустит. Бухгалтер оформляет бланк за пять минут, но только если заранее заведены паспорт сотрудника и подписи руководителя. Ниже весь путь: подготовка, заполнение, печать, учёт и закрытие доверенности. Инструкция относится к 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 в интерфейсе «Такси».

Что подготовить в справочниках до оформления доверенности

Сам документ заполняется быстро. Время уходит на то, чего не хватает в справочниках. Проверьте четыре вещи заранее.

📌 Карточка организации . В ней должны быть полное наименование, ИНН и КПП, адрес и основной банковский счёт. Название организации и счёт плательщика попадают в печатную форму М-2 напрямую. Открыть карточку: Главное → Организации.

📌 Ответственные лица. Руководитель и главный бухгалтер указываются в карточке организации, в блоке с подписями и ответственными лицами. Отсюда программа берёт расшифровки подписей. Если блок пуст, строки подписей на бланке останутся без фамилий.

📌 Физическое лицо получателя. Доверенность выдают человеку, а не должности. В карточке физлица нужны ФИО полностью и данные документа, удостоверяющего личность: вид, серия, номер, кем и когда выдан. Без паспорта форма М-2 недействительна — кладовщик поставщика обязан сверить данные.

📌 Контрагент-поставщик. Его наименование печатается в строке «На получение от». Заведите поставщика в справочнике Справочники → Контрагенты с корректным полным наименованием.

Отдельных настроек учётной политики для доверенностей нет. Документ не формирует проводок: он не затрагивает счета учёта и не влияет на остатки. Это печатная форма с регистрацией номера и срока.

Где создать документ «Доверенность» в 1С:Бухгалтерии

Есть два способа. Выбор зависит от того, есть ли в базе счёт поставщика.

Создание из списка доверенностей

1. Откройте раздел Покупки.
2. В группе документов закупки выберите Доверенности.
3. Нажмите Создать.
4. Откроется пустая форма документа. Номер программа присвоит при записи по сквозной нумерации организации.

Создание на основании счёта поставщика

1. Откройте счёт поставщика из списка счетов в разделе Покупки.
2. Нажмите Создать на основании в командной панели.
3. Выберите Доверенность.
4. В новом документе уже стоят поставщик и строки товаров из счёта. Остаётся указать, кому выдана доверенность, и проверить срок.

Второй способ экономит время и снижает риск опечатки в количестве. Плюс в доверенности сразу фиксируется ссылка на счёт: строка «по документу» на бланке заполнится номером и датой счёта.

Заполнение шапки: получатель, поставщик и срок действия

Шапка доверенности — основная часть, по которой поставщик проверяет полномочия. Заполняйте поля сверху вниз.

Номер и дата выдачи

Дата — день, когда доверенность фактически выдают сотруднику. Номер присваивается автоматически. Менять его вручную стоит только при переносе старых доверенностей из бумажного журнала, чтобы не нарушить сквозную нумерацию.

Организация

Если в базе одна организация, поле заполнено. Если несколько — выберите ту, от имени которой получают товар и которая будет платить поставщику.

Кому выдана

В поле получателя выберите физическое лицо. Программа подставит в печатную форму ФИО, должность и паспортные данные из его карточки. Если паспорта в карточке нет, данные можно открыть по ссылке из поля и дозаполнить, не закрывая документ.

Поставщик и договор

Укажите контрагента, от которого будут получены ценности. Договор выбирают, если с поставщиком их несколько. На бланке печатается полное наименование контрагента.

Документ-основание

Это строка «по документу» в форме М-2: номер и дата счёта, наряда или договора. При создании на основании счёта поле уже заполнено. При ручном создании выберите документ из базы или оставьте поле пустым и впишите реквизиты на бланке.

Срок действия

Дата окончания срока — обязательное поле по смыслу формы. Закон не устанавливает специального срока для доверенности М-2. По ГК РФ, если срок не указан, доверенность действует год, но для разовой поездки за товаром это лишнее.

На практике ставят срок, достаточный для одной закупки:

• 🚚 товар забирают сегодня–завтра — 3–5 дней;
• 📦 поставщик отгружает частями — до 15 дней;
• 🔁 регулярные поставки по одному договору — оформляют новую доверенность на каждую партию, а не одну на месяц.

Табличная часть: перечень товарно-материальных ценностей

Табличная часть — это перечень того, что сотрудник вправе получить. По каждой строке нужны три вещи: наименование, единица измерения, количество.

1. Перейдите в табличную часть с товарами.
2. Нажмите Добавить.
3. Выберите позицию из справочника номенклатуры. Если её ещё нет, создайте прямо из поля выбора — она пригодится и в документе поступления.
4. Проверьте единицу измерения. Она подставится из карточки номенклатуры.
5. Укажите количество. В печатной форме оно будет выведено прописью автоматически.

Несколько правил, которые снимают вопросы на складе поставщика:

• ✅ Наименования должны совпадать со счётом поставщика по смыслу. «Бумага офисная А4, 500 л.» и «Бумага для принтера» кладовщик может счесть разными товарами.
• ✅ Единица измерения — та же, что у поставщика. Если он отгружает в коробках, а у вас учёт в пачках, укажите коробки или договоритесь заранее.
• ✅ Сумма в форме М-2 не обязательна. Доверенность ограничивает количество и наименование, а не стоимость.
• ✅ Пустых строк быть не должно: незаполненные строки на бумажном бланке прочёркивают, чтобы туда ничего не дописали.

Если перечень заранее неизвестен — например, доверенность на получение «товаров по счёту № 115» — укажите в документе-основании этот счёт, а в табличной части перенесите позиции из него. Обобщённая формулировка без перечня допустима только в доверенности, составленной в произвольной форме. В М-2 таблица ценностей предусмотрена формой.

Печать формы М-2 и регистрация в журнале выданных доверенностей

Когда документ заполнен, нажмите Записать, затем откройте меню Печать. В нём два варианта.

Обе формы утверждены постановлением Госкомстата России № 71а. С 2013 года унифицированные формы не обязательны: организация вправе утвердить свою форму в учётной политике. Но большинство поставщиков привыкли к М-2, и её принимают без вопросов.

Что сделать с распечатанным бланком

1. Проверьте ФИО и паспорт получателя на бланке. Ошибка в одной цифре паспорта — повод отказать в отгрузке.
2. Подпишите у руководителя и главного бухгалтера. Если главбуха в штате нет, вторую подпись ставит руководитель или уполномоченное лицо.
3. Поставьте печать, если организация её использует. С 2015 года наличие печати у ООО не обязательно, и доверенность без печати действительна, если по уставу печати нет.
4. Получатель ставит образец своей подписи в соответствующей строке бланка — это делается при нём, в бухгалтерии.
5. При форме М-2 отрежьте корешок и оставьте у себя. Сотрудник расписывается в получении доверенности.

Список доверенностей как журнал

Отдельный бумажный журнал учёта доверенностей можно вести, а можно использовать список документов в 1С. В списке Покупки → Доверенности видны номер, дата, получатель, поставщик и срок. Чтобы распечатать его как журнал за период:

1. Установите отбор по периоду и организации.
2. Откройте меню Ещё.
3. Выберите Вывести список… и отметьте нужные колонки.
4. Полученный табличный документ можно распечатать или сохранить в файл.

Для проверок этого достаточно: журнал содержит те же реквизиты, что и форма учёта по М-2а.

Контроль срока и закрытие доверенности

После выдачи доверенность нужно довести до конца: либо товар получен, либо бланк возвращён. В 1С:Бухгалтерии нет отдельного статуса «Использована», поэтому контроль строится на списке и комментариях.

Как найти просроченные и открытые доверенности

1. Откройте Покупки → Доверенности.
2. Отсортируйте список по колонке со сроком действия.
3. Всё, у чего срок прошёл, а поступления от поставщика нет, — кандидаты на разбор.

Проверка поступления — по списку документов Поступление (акты, накладные, УПД) с отбором по контрагенту и периоду. Если накладная пришла, а количество меньше указанного в доверенности, это нормально: доверенность разрешает получить «до» указанного объёма.

Что фиксировать в документе

Используйте поле Комментарий в доверенности. Короткие пометки удобны для отбора по тексту:

• ✔️ «Получено, УПД № 431 от 14.10» — товар принят полностью;
• ✔️ «Частично, остаток не получен» — поставщик отгрузил не всё;
• ✔️ «Не использована, бланк возвращён» — поездка отменилась.

Если доверенность не использована

По окончании срока сотрудник возвращает бланк в бухгалтерию. Неиспользованный бланк перечёркивают, подшивают к корешку или к журналу. Документ в 1С не удаляйте: удаление сломает сквозную нумерацию и оставит дыру в журнале. Достаточно комментария.

Если бланк потерян

Сотрудник пишет объяснительную. Организация уведомляет поставщика, что доверенность с таким номером недействительна, — письмом, по почте или через ЭДО. Это защищает от отгрузки по утерянному бланку. В 1С отметьте утерю в комментарии.

Типичные ошибки при оформлении доверенности в 1С

Каждая из них хотя бы раз приводила к тому, что машина возвращалась со склада поставщика пустой.

Отдельно о подписях. Если руководитель сменился, а в карточке организации остался прежний, на бланке напечатается старая фамилия. Ответственные лица в 1С хранятся с датой начала действия: добавьте нового руководителя с правильной датой, а не перезаписывайте старого.

Частые вопросы о доверенности М-2 в 1С