Доверенность М-2 в 1С:Бухгалтерии 3.0: от справочников до журнала выдачи

Доверенность в 1С:Бухгалтерии 3.0 заполняют отдельным документом в разделе Покупки → Доверенности: кнопка Создать, затем выбираете сотрудника, поставщика, срок действия и перечень ценностей, а форму М-2 или М-2а выводите кнопкой Печать. Проводок документ не делает — это бумага для склада поставщика, а не операция учёта.

Проблемы обычно начинаются раньше, чем открыт сам документ. В печатной форме пустые паспортные данные, нет подписи главбуха, срок «вчерашний». Порядок простой: сначала справочники, потом документ, потом печать и журнал — тогда водителя или экспедитора не развернут на чужом складе.

Инструкция написана для 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 с интерфейсом «Такси». Сама логика (физлицо → поставщик → товары → печать) одинакова и в других типовых конфигурациях, но пути меню там другие.

1. Подготовка: физлица, организация и подписи

Доверенность собирает данные из трёх справочников. Если хотя бы один заполнен не до конца, пробелы окажутся прямо на бланке.

Физическое лицо, которому выдаётся доверенность

Откройте Справочники → Зарплата и кадры → Физические лица и найдите сотрудника. В карточке проверьте:

• 👤 ФИО полностью — на бланк попадает именно наименование физлица, без сокращений;
• 🪪 удостоверение личности — вид документа, серия, номер, кем выдан и дата выдачи;
• 💼 должность — она берётся из кадровых данных, если сотрудник принят на работу в этой же базе.

Паспорт хранится в истории: если сотрудник сменил документ, добавьте новую запись с датой, а не правьте старую. Тогда доверенности прошлых периодов при повторной печати покажут прежний паспорт, а новые — актуальный.

Организация и ответственные лица

Откройте Главное → Организации и карточку своей фирмы. Нужны:

1. Полное наименование и адрес — они идут в шапку бланка.
2. Основной банковский счёт — номер счёта печатается в строке «Счёт №».
3. Руководитель и главный бухгалтер — в блоке подписей карточки организации, с датой, с которой они действуют.

Если подписанты сменились, введите новую запись с датой назначения. Иначе в доверенностях после смены руководителя на бланке останется прежняя фамилия, и такой документ поставщик вправе не принять.

Контрагент-поставщик

В карточке контрагента должны быть полное наименование и договор с видом «С поставщиком». Номер и дату договора 1С подставит в основание, если вы выберете его в доверенности.

2. Создание доверенности в 1С: где документ и как начать

Путь в 1С:Бухгалтерии 3.0: Покупки → Доверенности. Откроется список — он же журнал всех выданных доверенностей.

Есть два способа создать документ .

Второй способ экономит ввод и исключает расхождение между счётом и доверенностью. Если в вашем релизе команды нет в меню Создать на основании счёта, введите доверенность из списка — результат будет тот же.

Номер присваивается автоматически при записи. Нумерация сквозная по организации в пределах года; ручную правку номера делайте только при переносе остатков из другой программы, чтобы не получить дубль.

3. Как заполнить реквизиты получателя, поставщика и основание

Шапка документа отвечает за юридическую часть бланка. Заполняйте поля в таком порядке.

Дата и срок действия

• 📅 Дата — день выдачи доверенности, не дата счёта.
• ⏳ Срок действия — конкретное число, до которого включительно действует документ.

По ГК РФ (ст. 186) доверенность без указанного срока действует год. Для разовой доверенности на получение ТМЦ на практике ставят короткий срок — от нескольких дней до двух недель. Чем короче срок, тем меньше риск, что бланк используют повторно.

Кому выдана

В поле физлица выберите сотрудника из справочника. Паспортные данные и должность на форме подтянутся из его карточки — вручную в документе они не вводятся.

Если после выбора физлица на печатной форме паспорт пустой, вернитесь к подготовке: у человека не заполнено удостоверение личности на дату доверенности.

На получение от кого и по какому документу

• 🏢 Контрагент — поставщик, на складе которого будут получать ценности.
• 📄 Договор — договор с этим поставщиком.
• 🧾 Документ-основание — счёт, наряд или иной документ, по которому идёт отгрузка. На бланке это строка «по … № … от …».

Если ценности получают по счёту, который не внесён в 1С, в основании достаточно номера и даты счёта текстом — проверьте, есть ли в вашей форме отдельное поле для такой записи.

Перечень ценностей

Табличная часть внизу документа — это то, что получатель вправе забрать. По каждой строке:

1. Номенклатура или текстовое содержание (если позиции нет в справочнике).
2. Единица измерения.
3. Количество — на бланке оно печатается прописью, поэтому опечатка в числе бросается в глаза уже на печатной форме.

Сумма в доверенности не указывается: она подтверждает право получить конкретные ценности, а не оплату.

4. Печать доверенности: формы М-2 и М-2а

После записи нажмите Печать в документе или в списке. Доступны две формы.

Обе формы утверждены постановлением Госкомстата № 71а. С 2013 года унифицированные формы первички не обязательны (ст. 9 закона № 402-ФЗ), но М-2 и М-2а по-прежнему используют почти все: их ждут кладовщики поставщиков. Если в учётной политике закреплена своя форма — её можно добавить как внешнюю печатную форму.

Перед печатью проверьте на экране предпросмотра:

• ✍️ строку «Образец подписи» — её получатель ставит собственноручно при получении бланка;
• 🏷️ должность и паспорт получателя;
• 🖊️ фамилии руководителя и главного бухгалтера внизу.

Печатать удобнее из предпросмотра: формат A4, книжная ориентация. Для М-2 корешок помещается на тот же лист — не выбирайте печать «по размеру страницы», иначе корешок сожмётся и его неудобно отрезать.

Доверенность действительна только с подписью руководителя и печатью, если организация её использует. Подпись главного бухгалтера на бланке тоже предусмотрена формой.

Как изменить или дополнить бланк

Править макет типовой формы прямо в конфигурации не стоит — при обновлении изменения пропадут, а конфигурация снимется с поддержки. Безопасные варианты:

1. Внешняя печатная форма — подключается через Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки.
2. Пользовательский макет: в меню Печать у формы есть команда изменения макета, правка сохраняется в базе отдельно от конфигурации.

5. Учёт выданных доверенностей и контроль сроков

Список Покупки → Доверенности заменяет журнал учёта. Настройте его один раз, и он покажет всё нужное для контроля.

Настройка списка

Через Ещё → Настроить список добавьте колонки, если их нет:

• номер и дата;
• физлицо;
• контрагент;
• срок действия.

Отсортируйте по сроку действия — сверху окажутся доверенности, которые скоро истекают или уже просрочены.

Отметка об использовании

Когда ценности получены, бухгалтер сопоставляет доверенность с документом поступления. Удобный приём: в комментарии доверенности записать номер документа «Поступление (акт, накладная)», которым приняли товар. Тогда в списке видно, какие доверенности закрыты, а какие висят.

Неиспользованную доверенность сотрудник возвращает. Её не удаляют из базы: оставьте документ и в комментарии отметьте «возвращена, не использована». Номер при этом не освобождают — следующая доверенность получит следующий номер, разрыва в нумерации не будет.

Выгрузка журнала

Для бумажного журнала или проверки:

1. Отберите период через отбор по дате в списке.
2. Ещё → Вывести список.
3. Сохраните результат в Excel или распечатайте.

Получится реестр с теми колонками, которые вы вывели в список.

6. Электронная доверенность вместо бумажной

Если поставщик отгружает по электронным документам (УПД через ЭДО), бумажная М-2 не нужна. Сотрудник, который подписывает документы от имени организации своей КЭП, должен иметь машиночитаемую доверенность (МЧД) в формате ФНС.

Это другой документ и другой механизм:

Не путайте их: МЧД из модуля ЭДО не распечатывается как М-2, а документ «Доверенность» из раздела покупок не даёт права подписывать УПД электронной подписью.

7. Частые ошибки при заполнении доверенностей и что с ними делать

Отдельно про исправления. Испорченный бланк не выбрасывают: перечеркните его, сохраните у себя, а в 1С пометьте документ комментарием «испорчена». Если удалить документ из базы, в нумерации появится разрыв, который придётся объяснять.

Частые вопросы