Новый поставщик или покупатель в базе: какие поля карточки нужны и откуда их брать

Карточку контрагента в 1С:Бухгалтерии 3.0 открывают через Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты, кнопка Создать. Дальше выбирают вид контрагента, вводят ИНН и нажимают Заполнить: программа подтянет из ЕГРЮЛ наименование, КПП, ОГРН и юридический адрес. Вручную остаётся добавить банковский счёт, договор, телефон и контактное лицо.

Правильно заполненный справочник контрагентов — это верные реквизиты в счетах-фактурах, платёжках и книге покупок. Ошибка в ИНН или КПП всплывает позже: при сверке НДС, в требованиях налоговой, в возвращённом банком платеже. Поэтому пять минут на карточку лучше потратить сразу.

Где открыть справочник контрагентов и как создать карточку

Справочник один на всю базу, но попасть в него можно несколькими путями:

• 📂 Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты — основной путь;
• 🔎 строка поиска по интерфейсу: набрать «Контрагенты»;
• 📄 прямо из документа: в поле «Контрагент» нажать Показать все, затем Создать — новая карточка сразу подставится в документ.

Перед созданием проверьте, нет ли такого контрагента в базе. Наберите в поиске списка ИНН или часть названия. Дубли — главная болезнь этого справочника: один поставщик под двумя карточками дробит взаиморасчёты, и сальдо по 60 счёту перестаёт сходиться с актом сверки.

Если список большой, разложите его по группам: «Поставщики», «Покупатели», «Бюджет», «Сотрудники-подотчётники». Группу создают кнопкой Создать группу в списке. Группа — только папка для удобства, на учёт и проводки она не влияет.

Заполнение карточки контрагента по ИНН из ЕГРЮЛ

Самый быстрый и надёжный способ. Порядок такой:

1. В новой карточке выберите вид контрагента: юридическое лицо или индивидуальный предприниматель.
2. Введите ИНН — 10 цифр для организации, 12 для ИП.
3. Нажмите Заполнить рядом с полем ИНН.
4. Проверьте, что подтянулось: краткое и полное наименование, КПП, ОГРН, юридический адрес, коды статистики.
5. Запишите карточку.

Если по ИНН нашлось несколько записей (у организации есть обособленные подразделения со своими КПП), программа предложит выбрать нужную. Берите ту, с которой у вас договор и которая выставляет вам документы.

Для автозаполнения база должна быть подключена к интернет-поддержке: Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы. Сам сервис заполнения реквизитов («1С:Контрагент») работает при действующем договоре 1С:ИТС. Без него кнопка либо не появится, либо вернёт сообщение о необходимости подключиться.

Автозаполнение работает и для уже существующих карточек. Откройте старого контрагента, нажмите Заполнить — программа обновит реквизиты по свежей выписке. Так удобно поправлять адрес после переезда поставщика.

Основные реквизиты контрагента вручную

Когда интернет-поддержки нет или контрагент не из ЕГРЮЛ (физлицо, иностранная компания), поля заполняют руками. Коротко о каждом:

Разница между двумя наименованиями важна. Поле «Наименование» — служебное: его видите только вы в списках и отчётах. «Полное наименование» печатается в счетах-фактурах, актах и УПД. Туда пишите организационно-правовую форму и название точно по выписке: Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка».

Не исправляйте КПП или название у контрагента, по которому уже есть документы, без сохранения истории. При смене КПП или наименования программа позволяет указать дату изменения. Тогда старые документы напечатаются с прежними реквизитами, новые — с новыми. Если просто перебить поле, все прошлые счета-фактуры при повторной печати получат новый КПП.

Особые случаи

• 🏢 Обособленное подразделение. Создайте отдельную карточку с тем же ИНН и КПП подразделения. Программа предупредит, что такой ИНН уже есть, — это нормально.
• 👤 Физлицо. ИНН необязателен. Укажите ФИО полностью; если физлицо — арендодатель или исполнитель по ГПХ, понадобятся паспортные данные и ИНН для отчётности.
• 🌍 Иностранная организация. Поменяйте страну регистрации. Вместо ИНН и КПП заполните налоговый номер в стране регистрации, если он нужен для документов.
• 🏛 Налоговая, СФР, казначейство. Вид «Государственный орган». Для них важны казначейские реквизиты получателя, о них — в разделе про банковские счета.

Адреса, телефоны и контактные лица

Блок «Адрес и телефон» в карточке содержит несколько видов адресов:

• 📍 юридический — по ЕГРЮЛ, печатается в счетах-фактурах;
• 🚚 фактический — куда возить товар;
• ✉️ почтовый — куда отправлять оригиналы;
• ☎️ телефон и электронная почта — для рассылки счетов из 1С.

Адрес вводится в форме по адресному классификатору: регион, город, улица, дом. Если фактический и почтовый совпадают с юридическим, в форме адреса есть отметка о совпадении — не перепечатывайте одно и то же.

Электронную почту заполните обязательно, если отправляете счета и акты прямо из программы. Именно её 1С подставит адресатом при отправке документа по почте.

Контактные лица живут на отдельной закладке карточки «Контактные лица». Там указывают ФИО, должность, телефон, почту. Одно из лиц можно сделать основным — оно подставляется в карточку как контакт по умолчанию. Для поставщика удобно завести двоих: менеджера по продажам и бухгалтера для актов сверки.

Банковские реквизиты и расчётные счета

Без банковского счёта не создать платёжное поручение: поле «Счёт получателя» останется пустым. Счёт добавляют с закладки «Банковские счета» в карточке или прямо из поля «Банковский счёт».

Пошагово:

1. Нажмите Создать.
2. Введите БИК банка — 9 цифр. Программа найдёт банк в классификаторе и подставит название, город и корреспондентский счёт.
3. Введите номер расчётного счёта — 20 цифр.
4. Проверьте валюту: она определяется по 6-8 цифрам номера счёта, 810 — российский рубль.
5. Запишите. Если счёт у контрагента один, программа сделает его основным.

Если банк по БИК не находится, обновите классификатор банков. Он загружается из интернет-поддержки, при её подключении обновляется автоматически. Банк, которого нет в классификаторе, можно ввести вручную, но тогда за актуальность реквизитов отвечаете вы.

Для платежей в бюджет схема другая. Получатель — орган казначейства, счёт получателя — казначейский (начинается с 03), а корреспондентский счёт банка — единый казначейский счёт (начинается с 40102). Эти реквизиты указаны на сайте налоговой и в требованиях. Перепутанные местами номера — одна из причин, почему банк возвращает налоговую платёжку.

У контрагента может быть несколько счетов в разных банках. Основным сделайте тот, на который платите чаще: он подставится в платёжку сам. Остальные выбирают вручную в документе.

Договоры, группы и дополнительные настройки карточки

В 1С:Бухгалтерии 3.0 взаиморасчёты по умолчанию ведутся в разрезе договоров. Договор создают с закладки «Договоры» или из поля «Основной договор» в карточке.

Главное в договоре — его вид. От него зависит, в каких документах договор можно выбрать:

• 🛒 «С поставщиком» — для поступлений и оплат поставщикам;
• 💰 «С покупателем» — для реализаций и поступлений от покупателей;
• 🤝 комиссионные и агентские виды — для посреднических сделок;
• 📁 «Прочее» — займы, аренда в некоторых схемах, претензии.

Если один контрагент и покупает, и продаёт, заведите ему два договора разного вида. Один договор на обе стороны не подойдёт: программа просто не даст выбрать договор с поставщиком в реализации.

В договоре же указывают валюту, номер и дату по бумажному документу, срок оплаты. Срок оплаты нужен для отчётов по просроченной задолженности. Номер и дата договора попадают в печатные формы, поэтому называйте договор так, как он подписан: Договор поставки № 15 от 10.03.

Дополнительные реквизиты

Если стандартных полей не хватает (например, нужен признак «Ключевой клиент» или ответственный менеджер), включите дополнительные реквизиты: Администрирование → Общие настройки, флажок «Дополнительные реквизиты и сведения». После этого в карточке контрагента можно добавить свои поля без доработки конфигурации — и обновления их не сломают.

Частые ошибки в карточках контрагентов

Обработка поиска дублей в Бухгалтерии 3.0 есть в разделе Администрирование → Обслуживание. Она показывает похожие элементы и позволяет заменить ссылки во всех документах на одну карточку.

Перед объединением дублей сделайте резервную копию базы. Замена ссылок затрагивает все документы за все периоды, и откатить её кнопкой нельзя.

Ещё одна тихая ошибка — пометка на удаление вместо исправления. Бухгалтер помечает старую карточку, создаёт новую и забывает перенести остатки. В результате сальдо висит на помеченном контрагенте. Если карточка ещё нужна, исправляйте её реквизиты, а не заводите заново.

Частые вопросы