Ведение книги учёта доходов и расходов на УСН в 1С:Бухгалтерии

Книга учёта доходов и расходов (КУДиР) в 1С:Бухгалтерии 8.3 заполняется автоматически — по мере того как вы проводите обычные документы: поступления денег, реализации, оплаты поставщикам. Отдельно «забивать» строки в книгу не нужно. Открыть её можно в разделе Отчёты → УСН → Книга учёта доходов и расходов (УСН).

Но автозаполнение работает только тогда, когда правильно настроена учётная политика по УСН и документы проведены в нужной последовательности. Ниже — что настроить, как попадают доходы и расходы, когда запись появляется в книге, как поправить ошибку и как распечатать итоговую книгу за год.

Инструкция относится к 1С:Бухгалтерии 3.0 на платформе 8.3 (интерфейс «Такси»). КУДиР ведут и организации, и ИП на упрощёнке — порядок одинаковый.

Настройка упрощёнки в учётной политике

Пока в программе не указан объект налогообложения, записи в книгу не формируются. Настройка задаётся один раз и хранится по годам.

Откройте Главное → Налоги и отчёты → Система налогообложения и выберите Упрощённая. После этого в списке настроек слева появится пункт УСН.

В настройках УСН укажите:

• 🔹 Объект налогообложения — «Доходы» или «Доходы минус расходы». От этого зависит, какие разделы книги заполняются и учитываются ли расходы вообще.
• 🔹 Ставку налога — базовая 6% для «Доходов» и 15% для «Доходы минус расходы»; региональным законом ставка может быть снижена.
• 🔹 Дату перехода на УСН — чтобы корректно считался первый период.

Порядок признания расходов

Этот блок доступен только для объекта «Доходы минус расходы». Здесь галочками задаются условия, при которых расход попадёт в книгу.

Для материалов обычно стоят два условия: Поступление материалов и Оплата материалов поставщику. Для товаров добавляется третье — Реализация товаров: пока товар не продан, его закупочная стоимость в расходы не идёт, даже если он оплачен.

Не снимайте эти галочки без понимания последствий — так вы вручную меняете налоговые правила, и книга перестанет соответствовать статье 346.17 НК РФ.

Как доходы попадают в книгу

Доход на упрощёнке признаётся кассовым методом — в день, когда деньги фактически получены. Поэтому запись в графе доходов книги создаёт документ оплаты, а не отгрузки.

Доход формируют:

• Поступление на расчётный счёт с видом операции «Оплата от покупателя»;
• Поступление наличных (приходный кассовый ордер ) от покупателя;
• Операция по платёжной карте — эквайринг;
• погашение задолженности взаимозачётом или иным способом.

Важная деталь: аванс от покупателя — это уже доход. 1С включит предоплату в книгу в день поступления, не дожидаясь отгрузки. Если потом вернёте аванс, программа уменьшит доход датой возврата.

При проведении каждый такой документ делает запись в регистр накопления, из которого и собирается раздел I книги. Отдельных действий от бухгалтера не требуется — только корректный вид операции в документе.

При оплате картой через эквайринг доход признаётся на дату, когда деньги пришли на расчётный счёт от банка, а не в момент, когда покупатель приложил карту. Причём в доход идёт полная сумма продажи, а удержанная банком комиссия у объекта «доходы минус расходы» отражается отдельной строкой расхода.

Какие расходы признаются и когда

Раздел для тех, у кого объект «Доходы минус расходы». На «Доходах» расходы в книге не учитываются — заполняется только раздел по страховым взносам, уменьшающим налог.

Расход признаётся после оплаты и выполнения дополнительных условий из статьи 346.16 НК РФ. Главные группы:

Для признания расхода в 1С нужны оба события — и поступление, и оплата. Пока одно из них не проведено, строка расхода в книге не появится. По товарам добавляется ещё и реализация.

Входной НДС по оплаченным и принятым к учёту ценностям 1С показывает отдельной строкой — как самостоятельный расход. При этом НДС по товарам признаётся в той же пропорции, что и сами товары: списался в расход товар на часть суммы — значит и НДС попадёт в книгу только в этой части.

Кассовый метод: доходы и расходы по факту оплаты

Кассовый метод — ключ ко всей книге. И доход, и расход привязаны не к дате документа-основания, а к дате движения денег.

Что это значит на практике:

1. Отгрузили товар в июне, деньги пришли в июле — доход попадёт в июль.
2. Получили материалы в марте, оплатили в апреле — расход признаётся в апреле.
3. Переплатили поставщику — в расход идёт только та часть, что соответствует полученным ценностям.

Поэтому в 1С важна последовательность проведения: если провести оплату раньше поступления или задним числом, программа может не сопоставить документы. На этот случай есть регламентная операция восстановления последовательности и Анализ состояния налогового учёта по УСН.

Основные средства и взносы: особые правила

Две группы записей книги живут по своим правилам, и их чаще всего заполняют неверно. Разберём обе.

Основные средства в разделе II

Стоимость основного средства на объекте «доходы минус расходы» не списывается сразу. Она признаётся равными долями по кварталам до конца того года, в котором ОС оплачено и введено в эксплуатацию.

Пример. Купили оборудование за 120 000 ₽, оплатили и ввели в эксплуатацию в I квартале. До конца года остаётся четыре квартала, значит в расход идёт по 30 000 ₽ на конец каждого квартала: 31 марта, 30 июня, 30 сентября и 31 декабря. В сумме за год — те же 120 000 ₽.

Если ту же покупку сделать во II квартале, остаётся три квартала, и доля вырастет до 40 000 ₽ (120 000 ÷ 3). 1С рассчитывает долю сама — при условии, что в карточке ОС верно указаны дата оплаты, порядок включения в расходы и ввод в эксплуатацию.

Эти суммы 1С выносит в раздел II книги, а итог каждого квартала переносит в раздел I как расход. Отдельно руками ничего вводить не нужно.

Страховые взносы, уменьшающие налог

На объекте «Доходы» сами взносы в расходы не идут, но уменьшают исчисленный налог. Для этого 1С заполняет раздел IV книги: страховые взносы за работников, фиксированные взносы ИП, больничные за первые три дня, торговый сбор.

Организации и ИП с работниками уменьшают налог не более чем наполовину; ИП без работников — на всю сумму фиксированных взносов. Расчёт 1С выполняет в помощнике по расчёту налога УСН, а в книгу переносит те суммы, что фактически приняты к уменьшению.

Напомним: страховые взносы с 2023 года администрирует СФР (бывшие ПФР и ФСС), но на порядок заполнения книги это не влияет — важна дата уплаты.

Ручная корректировка записей книги

Иногда запись нужно поправить вручную: программа не сопоставила документы, учтён лишний аванс, не хватает расхода, который прошёл вне стандартных документов.

Для этого в 1С есть отдельный документ — Операции → УСН → Записи книги учёта доходов и расходов (УСН). В нём вручную добавляют или корректируют строки раздела I, II или по страховым взносам.

Порядок правки:

1. Откройте список записей книги и создайте новый документ за нужный период.
2. На вкладке I. Доходы и расходы добавьте строку: дата, содержание, сумма дохода или расхода.
3. Поставьте флаг ручной корректировки, если нужно, чтобы запись не затёрлась при перепроведении.
4. Проведите документ и переформируйте книгу.

Если расхождение нашли через Анализ состояния налогового учёта по УСН, этот отчёт показывает, на каком этапе расход «застрял»: не оплачен, не оприходован или не продан. Чинить проще в первичном документе, а не в книге.

Формирование и печать книги за год

Готовую книгу открывают в Отчёты → УСН → Книга учёта доходов и расходов (УСН). Выберите год, нажмите Сформировать — программа соберёт все разделы из проведённых документов.

Что входит в книгу:

• Раздел I — доходы и расходы поквартально с нарастающим итогом;
• Раздел II — расходы на приобретение основных средств и НМА (объект «доходы минус расходы»);
• Раздел III — расчёт убытка прошлых лет, уменьшающего базу (объект «доходы минус расходы»);
• Раздел IV — страховые взносы и выплаты, уменьшающие налог (объект «Доходы»);
• Раздел V — сумма торгового сбора (объект «Доходы», актуально для Москвы).

Книга ведётся в электронном виде в течение всего года. По его окончании её распечатывают из 1С кнопкой Печать, а при необходимости выгружают в Excel кнопкой выгрузки табличного документа.

Распечатанную книгу нужно:

• пронумеровать и прошнуровать листы;
• указать на последней странице количество листов;
• заверить подписью руководителя или ИП и печатью (при наличии).

Заверять книгу в налоговой инспекции с 2013 года не нужно. Её предъявляют только по запросу при проверке. Хранить КУДиР следует не менее 5 лет.

Как сверить книгу с декларацией

Перед сдачей декларации по УСН итоги книги и цифры декларации должны совпасть — иначе инспекция пришлёт требование о пояснениях. В 1С обе суммы берутся из одних и тех же регистров, но после ручных правок расхождения всё же случаются.

Что проверить:

1. Итог раздела I по доходам за год равен строке доходов в декларации.
2. Для «доходы минус расходы» итог расходов раздела I совпадает с расходами в декларации.
3. Авансовые платежи по кварталам соответствуют нарастающим итогам книги.

Быстрее всего свериться через отчёт Отчёты → УСН → Анализ состояния налогового учёта по УСН: он показывает доходы и расходы в разрезе видов операций и подсвечивает суммы, которые не попали в книгу. Для проверки первичных документов удобна Экспресс-проверка ведения учёта — она ловит незаполненные реквизиты и нарушенную последовательность.

Если ИП совмещает УСН с патентом, доходы и расходы по патентной деятельности в эту книгу не включаются — по патенту ведётся отдельная книга учёта доходов.