Карточка товара и услуги в 1С без ошибок: что вносить в каждое поле и почему

Номенклатуру в 1С Бухгалтерии 3.0 заводят в Справочники → Товары и услуги → Номенклатура, в УТ 11 — в НСИ и администрирование → НСИ → Номенклатура. Нажмите Создать, сначала выберите вид номенклатуры, затем заполните наименование, единицу хранения и ставку НДС, проверьте счета учёта и запишите карточку. Остальное — артикул, штрихкоды, картинка, страна происхождения — зависит от того, чем вы торгуете.

Ошибка в карточке живёт долго. Товар, заведённый как услуга, не попадёт на склад. Неверная единица испортит остатки после первой же инвентаризации. Ниже разобрано каждое поле, которое реально влияет на учёт, и порядок, в котором его удобно заполнять.

С чего начать: группы и вид номенклатуры

Перед тем как создавать первую позицию, продумайте структуру справочника. Сотни товаров в одном корне превращаются в свалку, которую никто не хочет разбирать.

📁 Группы (папки). Создаются кнопкой Создать группу. Делите по тому, как вы ищете товар: «Стройматериалы», «Инструмент», «Услуги сторонних организаций». Глубина в 2–3 уровня обычно достаточна.

🏷️ Вид номенклатуры. Это главное поле карточки. От него программа подставляет счета учёта и решает, складской это объект или нет. Поменять вид после того, как по позиции прошли документы, можно, но старые движения останутся на прежних счетах.

Виды в 1С Бухгалтерии 3.0

В БП вид выбирается из предопределённого списка. Основные значения:

Свой вид можно добавить: например, «Товары на комиссии» с отдельными счетами. Удобно, когда у одной группы товаров особые правила учёта.

Виды в УТ 11

В Управлении торговлей вид номенклатуры — отдельный справочник с настройками. В нём задают:

• тип номенклатуры — товар, услуга, работа, набор и другие;
• использование характеристик и серий;
• шаблоны наименования для печати;
• набор дополнительных реквизитов, которые появятся в карточке.

Карточка товара в УТ наследует эти настройки. Поэтому сначала заведите вид, например «Обувь» с характеристиками «Размер» и «Цвет», и только потом — сами модели.

Наименования, артикул и основные реквизиты карточки

После выбора вида заполните верх карточки.

1. Наименование — короткое рабочее название для поиска: «Саморез 3,5×25 по дереву». Пишите так, как его будут искать в подборе.
2. Полное наименование — то, что уйдёт в печатные формы: счёт, накладную, УПД. Сюда пишут название так, как его видит покупатель. В БП поле заполняется копией наименования, при необходимости его правят.
3. Артикул — код производителя или ваш внутренний. По артикулу удобно искать в подборе и сопоставлять с прайсами поставщиков.
4. Группа — папка, куда ляжет позиция.
5. Комментарий — внутренние пометки, в документы не выводится.

Для импортных товаров в БП дополнительно указывают страну происхождения и код ТН ВЭД. Эти данные попадут в счёт-фактуру и УПД. Если товар прослеживаемый, в карточке ставят соответствующий признак, а регистрационный номер партии указывают в документах поступления и реализации.

Правила, которые экономят время всем

• ✍️ Один формат названия для всей группы: тип — модель — размер — цвет. «Перчатки нитриловые M синие», а не «Синие перчатки (размер М)».
• 🔢 Размеры и числа пишите одинаково: везде «×» или везде «x», везде «мм» или без единиц.
• 🚫 Не добавляйте в наименование цену, поставщика, номер договора. Для этого есть другие поля.
• 🔁 Перед созданием наберите часть названия в строке поиска списка. Дубль одной позиции — самая частая причина «пропавших» остатков.

Единицы измерения и коэффициенты пересчёта

Единица хранения — то, в чём программа считает остатки. Её выбирают один раз и потом не меняют.

Как это устроено в БП 3.0

В карточке есть поле Единица. Значение выбирается из справочника единиц, который заполняют подбором из общероссийского классификатора ОКЕИ: в форме выбора единицы есть команда подбора из классификатора. Так у единицы сразу правильный код (796 — штука, 166 — килограмм, 006 — метр), который нужен в электронных документах.

Пересчёта между единицами в карточке БП нет. Если поставщик продаёт коробками по 24 штуки, а вы учитываете штуками, пересчитайте количество при вводе поступления: 5 коробок → 120 шт. Цену за штуку при этом считайте от суммы: 6 000 ₽ за 5 коробок → 6 000 / 120 = 50 ₽ за штуку.

Как это устроено в УТ 11

В УТ есть упаковки. Включаются они в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Номенклатура, флажок про упаковки и единицы измерения. После этого в карточке появляется ссылка на упаковки номенклатуры.

Пример для воды в бутылках:

В документе вы выбираете «Упаковка», вводите 10, а остаток увеличивается на 60 штук. Для весовых товаров в УТ можно задать вес и объём единицы — они нужны для расчёта загрузки машины.

Характеристики и серии: когда они нужны и как включить

Характеристика описывает вариант одного товара: размер, цвет, комплектация. Серия — конкретную партию: срок годности, номер партии, серийный номер техники.

1С Бухгалтерия 3.0

В БП характеристик и серий в привычном торговом смысле нет. Каждый вариант заводят отдельной позицией: «Футболка базовая белая S», «Футболка базовая белая M». Для партий с разными сроками годности в БП обычно тоже делают отдельные позиции или ведут сроки во внешней системе.

Если вариантов десятки, это сигнал, что учёт пора вести в торговой конфигурации, а в БП передавать итоговые данные обменом.

УТ 11

Сначала включите функциональность: НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Номенклатура, флажки характеристик и серий номенклатуры. Затем настройте вид номенклатуры.

Характеристики бывают:

Серии настраиваются через политику учёта серий в виде номенклатуры: указывают, что хранится в серии (номер, годен до, дата производства) и на каких операциях её надо заполнять — при поступлении, отгрузке, на складе.

Счета учёта и налоговые параметры номенклатуры

Здесь решается, куда пойдут суммы и какой НДС встанет в документы.

Ставка НДС

В карточке БП и УТ есть поле ставки НДС. Она подставится в документы продажи по умолчанию. Основные ставки по ст. 164 НК РФ — 20%, 10% и 0%; есть операции без НДС. Ставка 10% применяется только к товарам из закрытых перечней — продукты, детские и медицинские товары, книги. Если не уверены, что товар в перечне, оставьте 20% и проверьте по коду.

Для организаций на УСН с освобождением от НДС ставку в документах программа может выставлять «Без НДС» по настройкам налогов организации. Поле в карточке оставьте корректным — оно пригодится, если режим поменяется.

Счета учёта в БП 3.0

В карточке номенклатуры есть ссылка Счета учета. По ней открывается регистр счетов учёта номенклатуры с правилами для этой позиции. Общий список правил — Справочники → Товары и услуги → Счета учета номенклатуры.

Правило можно задать на любом уровне:

1. для всей организации;
2. для вида номенклатуры;
3. для группы;
4. для конкретной позиции;
5. для склада и типа склада.

Срабатывает самое точное правило. Например, все материалы идут на 10.01, а спецодежда — на 10.10. Достаточно одной записи для вида «Спецодежда», в каждую карточку лезть не нужно.

Номенклатурная группа

Для продукции и услуг в БП заполняют номенклатурную группу — аналитику выручки и себестоимости на 90.01.1 и 20.01. По ней потом строится анализ продаж и закрывается месяц. Если продаёте один вид услуг, хватит одной группы «Основная номенклатурная группа».

Расход по ФСБУ 5/2019

Для материалов, которые списываются сразу при покупке (малоценные, по решению учётной политики), правило учёта задаётся не в карточке, а в учётной политике и счетах учёта. Карточка здесь только носитель вида и группы, по которым программа найдёт нужный счёт.

Штрихкоды, картинки и дополнительные реквизиты

Эти данные не влияют на проводки, но сильно ускоряют работу на складе и в рознице.

Штрихкоды

• 📦 Заводской EAN-13 — сканируйте прямо в форме регистрации штрихкода. В УТ ссылка на штрихкоды есть в карточке номенклатуры, там же — генерация внутреннего кода для весовых и собственных товаров.
• 🏷️ Свой штрихкод — для товаров без маркировки производителя. После генерации распечатайте этикетки через обработку печати этикеток и ценников.
• 🔍 Проверка дублей — один штрихкод не должен висеть на двух позициях. Программа предупреждает о таком, если сканировать в карточке, а не вбивать в обход.

Для маркируемых товаров штрихкод производителя (GTIN) и признак маркировки обязательны: без них документы приёмки не сопоставятся с кодами из Честного знака.

Изображение

В карточке есть место под картинку. Нажмите на него и выберите файл или сначала прикрепите файл к номенклатуре, затем назначьте его основным изображением. Держите размер до 500–800 КБ: тяжёлые фото раздувают базу, особенно файловую.

Дополнительные реквизиты

Если нужны поля, которых нет в карточке, — «Материал», «Сезон», «Бренд», — создайте их как дополнительные реквизиты. В БП их включают в Администрирование → Общие настройки, флажок дополнительных реквизитов и сведений. После этого в карточке появится ссылка для их настройки. В УТ набор дополнительных реквизитов привязан к виду номенклатуры.

Как быстро завести много позиций

Вручную удобно создавать до двух-трёх десятков позиций. Для сотен есть другие способы.

Копирование через F9 — самый недооценённый приём. Скопированная карточка сохраняет вид, группу, единицу и ставку НДС. Остаётся поправить два-три поля.

Частые вопросы