Путевой лист в 1С от выезда до проводок: одометр, ГСМ, оплата водителя

Заполнять путевой лист в 1С приходится в двух местах, и это первое, что нужно понять. Сам документ «Путевой лист» с одометром, маршрутом и нормой расхода есть в отраслевой 1С:Управление автотранспортом (УАТ). В типовой 1С:Бухгалтерии 3.0 такого документа нет: туда попадает итог путевого листа — списание топлива через Требование-накладную на счёт затрат и начисление водителю.

Ниже порядок для обоих вариантов: что настроить заранее, как оформить выезд и возвращение машины, как посчитать норму ГСМ на цифрах, какие проводки получатся и как хранить путевые листы, чтобы налоговая не сняла расходы.

1. Что подготовить в 1С до первого путевого листа

Путевой лист собирается из справочников. Если они пустые или заполнены «на скорую руку», документ придётся править каждый раз.

Справочники, которые нужны в любом варианте

• 🚗 Транспортные средства — марка, модель, госномер, тип топлива, базовая норма расхода. В УАТ это отдельный справочник с карточкой машины. В Бухгалтерии 3.0 машину обычно ведут как основное средство, а данные о норме хранят в путевом листе или в приказе по организации.
• 👤 Водители — сотрудники с номером водительского удостоверения. В УАТ водитель выбирается из списка сотрудников с признаком водителя; в Бухгалтерии — это обычный сотрудник в Зарплата и кадры → Сотрудники.
• ⛽ Номенклатура ГСМ — отдельная позиция на каждую марку топлива: «Бензин АИ-92», «Бензин АИ-95», «Дизельное топливо». Единица — литр. Счёт учёта — 10.03 «Топливо».
• 🏢 Склад для топлива. Удобно завести отдельный склад на каждую машину или на каждого водителя: тогда остаток в баке видно в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 10.03 с разрезом по складам.

Приказ о нормах расхода

Нормы задаёт руководитель приказом. Основа — методические рекомендации Минтранса АМ-23-р. В приказ записывают базовую норму на 100 км для каждой машины, зимнюю надбавку и её период, надбавки за работу в городе и с кондиционером.

Для налога на прибыль эти нормы не ограничивают расход: по статье 252 НК РФ ГСМ списывают по факту, если расход обоснован и подтверждён путевым листом. Но приказ нужен, чтобы было с чем сравнивать перерасход и с кого его спрашивать.

2. Как создать путевой лист и заполнить шапку

В 1С:УАТ

Путевой лист создают из журнала путевых листов в разделе, где работает диспетчер. В шапке нового документа заполняют:

1. Организацию и номер — номер ставится автоматически, нумерация сквозная в пределах организации.
2. Транспортное средство — после выбора подтягиваются тип топлива, норма и водитель, если он закреплён за машиной.
3. Водителя — проверьте, что в карточке указано удостоверение: без него печатная форма выйдет с пустым реквизитом.
4. Срок действия — одна дата для одного рейса или период, если лист выписан на несколько дней. Приказ № 390 разрешает оформлять путевой лист на один рейс или на несколько дней подряд, если водитель возвращается к месту стоянки.
5. Плановое время выезда и возвращения — диспетчер ставит их при выписке, фактическое время вносят при закрытии.

Документ на этом этапе записывают, но не закрывают: машина ещё в рейсе.

В 1С:Бухгалтерии 3.0

Отдельной формы нет, поэтому путевой лист оформляют на бланке или в электронном виде вне 1С, а в базе фиксируют его номер и дату. Их пишут в комментарий и в поле основания Требования-накладной, которой списывают топливо. Так при проверке по любой проводке на 10.03 видно, какой путевой лист её обосновывает.

3. Маршрут, время и показания одометра

Это сердце путевого листа. Именно по одометру считается пробег, а по пробегу — норма топлива и оплата водителю.

Что вносят при выезде

• 🕒 дату и время фактического выезда с парковки;
• 📏 показание одометра при выезде — целым числом километров;
• ⛽ остаток топлива в баке при выезде;
• 🩺 дату и время предрейсового медосмотра и отметку о контроле техсостояния (их ставят медработник и механик, в программу вносят из бланка или из ЭПЛ).

Что вносят при возвращении

• 🕒 дату и время возвращения;
• 📏 показание одометра при возвращении;
• ⛽ остаток топлива при возвращении;
• 🗺️ маршрут — адреса или пункты, если по ним считается надбавка или оплата.

Пробег программа считает сама: возвращение минус выезд. Если утром было 48 320 км, а вечером 48 570 км, пробег за смену — 250 км.

Правило стыковки листов

Показание одометра при выезде в новом путевом листе должно совпадать с показанием при возвращении в предыдущем. Если между ними разрыв, значит, машина ездила без путевого листа или в листе опечатка. В УАТ это видно сразу при заполнении, в Бухгалтерии — только по журналу, который вы ведёте сами.

4. Расход топлива по путевому листу: норма, факт, списание ГСМ

Как посчитать нормативный расход

Для легкового автомобиля формула из АМ-23-р:

Норма, л = 0,01 × базовая норма на 100 км × пробег × (1 + 0,01 × надбавка, %)

Пример. Базовая норма — 8 л на 100 км, пробег — 250 км, зимняя надбавка — 10 %:

0,01 × 8 × 250 × 1,10 = 22 л

В УАТ норму считает документ, если в карточке машины заполнены базовая норма и сезонные надбавки. В Бухгалтерии её считают вне программы и записывают в комментарий к списанию.

Как посчитать фактический расход

Фактический расход — это не «сколько заправили», а баланс бака:

Остаток при выезде + заправки за рейс − остаток при возвращении

Пример. При выезде в баке 15 л, в течение дня заправили 30 л, при возвращении осталось 21 л. Факт: 15 + 30 − 21 = 24 л. Норма — 22 л, перерасход — 2 л.

Как списать топливо в Бухгалтерии 3.0

1. Оприходуйте топливо на склад машины. Топливная карта — Поступление (акт, накладная, УПД) по отчёту оператора, вид операции «Товары». Покупка за наличные — Банк и касса → Авансовые отчеты, вкладка с товарами, склад — склад машины.
2. Откройте Производство → Требования-накладные и создайте новый документ.
3. Склад — склад машины, с которого списывается топливо.
4. На вкладке «Материалы» — марка топлива и фактический расход в литрах, 24 л из примера.
5. Счёт затрат: 26 для управленческих машин, 20.01 для машин основного производства, 44.01 для доставки в торговле. Подразделение и статья затрат — «Расходы на ГСМ» или ваша аналогичная статья.
6. В комментарии — номер и дата путевого листа. Проведите документ.

Одну Требование-накладную допустимо делать на все путевые листы машины за месяц, если в комментарии перечислены их номера. Но по одному документу на лист проще искать ошибки.

Если факт выше нормы

Перерасход не мешает признать расход по налогу на прибыль, если он обоснован: пробки, работа кондиционера, буксировка. Причину пишут в путевом листе или в служебной записке.

Если обоснования нет и сумму решили удержать с водителя, её списывают с 10.03 на 73.02, а затем удерживают из зарплаты по правилам ТК РФ о материальной ответственности: не больше 20 % от суммы к выплате за месяц.

5. Оплата водителю по данным путевых листов

Путевой лист — основание не только для списания ГСМ, но и для зарплаты, если водителю платят за километр, рейс или отработанные часы.

В 1С:Бухгалтерии 3.0

1. Создайте вид начисления: Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты, ссылка на начисления. Например, «Оплата по путевым листам», код дохода НДФЛ 2000, облагается взносами.
2. В конце месяца сложите пробег по всем листам водителя. Например, 4 200 км по ставке 3 руб./км — 4 200 × 3 = 12 600 руб.
3. Внесите сумму в документ Зарплата и кадры → Все начисления → Начисление зарплаты отдельной строкой с этим видом начисления.

Бухгалтерия не считает сдельную оплату сама, поэтому сумму готовят вне программы и вносят готовой.

В 1С:ЗУП 3.1

В ЗУП заводят показатель, например «Пробег за месяц, км», и начисление с формулой Показатель × Ставка. Пробег по водителю вносят документом Данные для расчета зарплаты, а начисление считается в обычном документе Начисление зарплаты и взносов. Если путевые листы ведутся в УАТ, пробег можно переносить выгрузкой, а не руками.

6. Проводки по учёту путевых листов

Сам путевой лист в учёте проводок не делает: это первичный документ, который обосновывает записи. Движения формируют документы поступления, списания и начисления.

Счёт затрат по топливу и по зарплате водителя должен быть одним и тем же для одной машины. Если ГСМ списаны на 44.01, а зарплата этого водителя уходит на 26, себестоимость доставки в отчётах окажется заниженной.

Как проверить остатки топлива

В конце месяца сформируйте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету по 10.03 с разрезом по складам и номенклатуре. Остаток на складе машины должен совпасть с остатком в баке по последнему путевому листу месяца. Расхождение означает, что одно из списаний внесено не той цифрой.

7. Печать, подписи и хранение путевых листов

С 1 марта 2023 года унифицированные формы Госкомстата для путевых листов не обязательны. Форму организация разрабатывает сама, но в ней должны быть все реквизиты, которые требует приказ Минтранса № 390. В УАТ печатная форма уже содержит эти поля; в Бухгалтерии бланк делают в Excel или Word, а 1С используют только для учёта.

Проверить бланк удобно по списку обязательных реквизитов:

Бумажный или электронный

Путевой лист можно оформить на бумаге или в электронном виде (ЭПЛ). Для электронного нужны усиленные квалифицированные подписи механика, медработника и водителя и передача данных в государственную информационную систему электронных перевозочных документов. Обязательность ЭПЛ зависит от вида перевозок, поэтому перед переходом проверьте, какие требования действуют для вашей организации.

Сколько хранить

Путевые листы хранят не менее 5 лет. В УАТ их удобно хранить в базе с прикреплённым сканом подписанного бланка. В Бухгалтерии скан прикрепляют к Требованию-накладной через присоединённые файлы, кнопка со скрепкой в форме документа.

8. Ошибки, из-за которых путевой лист приходится переделывать

• ❌ Разрыв по одометру. Новый лист начат не с того показания, которым закончился прошлый. Исправляют предыдущий лист или оформляют пропущенный, а не подгоняют цифры в текущем.
• ❌ Списано «сколько заправили». Заправка за день и расход за день — разные числа. Списывают по балансу бака, иначе остаток на 10.03 уходит в минус или растёт без причины.
• ❌ Топливо оприходовано на общий склад. Тогда остаток в баке конкретной машины в учёте не увидеть, и сверка с путевыми листами превращается в ручной подсчёт.
• ❌ Зимняя надбавка вне периода. Надбавку применяют только в даты, указанные в приказе. Если зима кончилась 31 марта, в апрельских листах её быть не должно.
• ❌ Лист на неделю без возвращения на стоянку. Многодневный лист допустим, только если водитель возвращается к месту стоянки.
• ❌ Исправления поверх проведённого списания. Если путевой лист исправили после проведения Требования-накладной, перепроведите и её, а при закрытом периоде — сделайте сторно в текущем месяце.

9. Частые вопросы о путевых листах в 1С