Работа со справочниками в 1С: от создания элемента до загрузки списка из Excel

Справочники в 1С заполняют двумя путями: вручную через кнопку Создать в списке справочника (например, Справочники → Контрагенты или Справочники → Номенклатура в 1С:Бухгалтерии 3.0) и автоматически — при вводе документа, когда нужного элемента ещё нет. Во втором случае карточка открывается прямо из поля документа, вы её заполняете, записываете — и значение сразу подставляется в строку.

Какой способ выбрать, зависит от задачи. Если заводите каталог заранее (прайс номенклатуры, список сотрудников) — удобнее открыть справочник и вносить элементы подряд. Если элемент понадобился посреди проведения документа — создавайте прямо из поля, не прерывая работу. Ниже — как это устроено в интерфейсе «Такси» на платформе 8.3 и какие реквизиты по-настоящему важны.

Из чего состоит справочник и где его искать

Справочник — это список однотипных объектов учёта: контрагенты, товары, сотрудники, статьи затрат, склады, банковские счета. У каждого элемента есть карточка с реквизитами (полями) и свой внутренний код, который программа присваивает автоматически.

Открыть справочник можно тремя способами:

• 📂 через раздел Справочники в левом меню — там собраны основные списки;
• 🔎 через поиск по функциям: нажмите значок лупы в верхней панели и наберите название, например «Контрагенты»;
• 🔗 из поля документа — щёлкните стрелку выбора и перейдите по ссылке Показать все.

Коды элементам 1С назначает сама, по порядку. Вручную код менять не нужно: он служит для внутренних связей, а не для поиска. Искать элемент удобнее по наименованию через строку поиска над списком.

Как создать и заполнить новый элемент

Порядок одинаков почти для всех справочников:

1. Откройте список справочника.
2. Нажмите Создать (или клавишу Insert).
3. Заполните обязательные поля — они обычно подчёркнуты красным пунктиром или помечены звёздочкой.
4. Нажмите Записать и закрыть.

Самое частое поле — наименование. Пишите его так, как будете искать потом: для контрагента это краткое название («Ромашка ООО»), а полное юридическое наименование и реквизиты уйдут в отдельные поля карточки.

Разберём на двух примерах, которые встречаются чаще всего.

Контрагент. В карточке укажите вид (Юридическое лицо, Физическое лицо или Обособленное подразделение) и введите ИНН. Если подключён сервис 1С-Контрагент, после ввода ИНН наименование, КПП и адрес подтянутся из базы ФНС автоматически — проверьте и запишите. Банковский счёт заводится отдельной ссылкой в той же карточке.

Номенклатура. Задайте наименование, выберите вид номенклатуры (Товар, Услуга, Материал) и единицу измерения. Ставка НДС и счета учёта подставляются по умолчанию из настроек, но их можно переопределить в карточке.

Если один и тот же реквизит нужно поправить сразу у многих элементов, не открывайте карточки по очереди. Выделите элементы в списке (с зажатым Ctrl или Shift) и запустите групповое изменение: команда находится в меню Еще (в типовых конфигурациях на БСП — пункт изменения выделенных элементов). В ней указывают реквизит и новое значение — оно проставится всем отмеченным элементам разом. Так, например, переназначают счёт учёта группе товаров или вид контрагента списку поставщиков.

Создание элемента прямо из документа

Отдельно открывать справочник необязательно. Когда вы заполняете документ и в поле (контрагент, номенклатура, склад) нужного значения ещё нет, элемент заводят не выходя из документа.

Щёлкните стрелку выбора в поле и начните вводить наименование. Если 1С ничего не нашла, в выпадающем списке появится команда создания: выберите её — откроется чистая карточка справочника. Заполните поля, нажмите Записать и закрыть, и новый элемент сразу подставится в строку документа.

Этот способ экономит время при оперативной работе, но у него есть обратная сторона: в спешке легко завести дубль или пропустить реквизит. Поэтому для контрагентов держите привычку сначала ввести ИНН — программа подскажет, если такой контрагент уже есть.

По такой же логике создаётся любой вложенный справочник: единица измерения — из карточки номенклатуры, банковский счёт — из карточки контрагента, подразделение — из карточки сотрудника.

Группы и иерархия: как не утонуть в длинном списке

Когда элементов становится много, их складывают в группы (папки). Иерархический справочник позволяет вложить группы друг в друга: например, Номенклатура → Материалы → Канцтовары.

Чтобы завести папку, в списке нажмите Создать группу (отдельная кнопка рядом с Создать). Укажите наименование группы и, при необходимости, родительскую папку в поле Группа.

Переместить элемент в другую группу можно двумя способами:

• перетащить мышью на нужную папку в дереве слева;
• выделить элементы, нажать Еще → Переместить в группу и выбрать папку.

Не делайте слишком глубокую вложенность. Три-четыре уровня — предел, после которого искать становится дольше, чем листать плоский список с фильтром. Для большинства задач хватает одного-двух уровней группировки.

Дополнительные реквизиты и сведения

Если стандартных полей карточки не хватает, в 1С добавляют собственные — дополнительные реквизиты и дополнительные сведения . Разница в том, где хранится значение:

• дополнительный реквизит — часть самой карточки, его видит каждый, кто открывает элемент;
• дополнительное сведение — хранится отдельно, доступ к нему можно ограничить правами.

Сначала механизм нужно включить: Администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения — поставьте флажок. После этого в карточке элемента появится команда для добавления своих полей (обычно на отдельной вкладке или в меню Еще).

Типы дополнительных полей бывают разные: строка, число, дата, флажок или значение из своего списка. Последний вариант удобен, когда нужно выбирать из фиксированного набора — например, «категория надёжности поставщика»: создаёте список значений один раз и дальше просто выбираете.

Дубликаты: как найти и объединить

Дубль — это два элемента, означающие один объект (один контрагент заведён дважды). Опасность в том, что движения, остатки и взаиморасчёты делятся между карточками, и отчёты показывают неполную картину.

В типовых конфигурациях на БСП есть служебная обработка «Поиск и удаление дубликатов». Найти её можно в разделе Администрирование (блок обслуживания данных), а в самом списке справочника — через Еще, команда поиска дублей.

Порядок работы:

1. Выберите справочник, в котором ищем дубли (например, «Контрагенты»).
2. Задайте правило сравнения — по какому полю считать элементы одинаковыми (по ИНН, по наименованию).
3. Запустите поиск. Программа сгруппирует похожие элементы.
4. В каждой группе отметьте, какой элемент оставить главным (оригинал), остальные пойдут в замену.
5. Нажмите объединение.

При объединении все ссылки из документов переносятся на оригинал, а дубли помечаются на удаление.

Если обработки «Поиск и удаление дубликатов» в вашей конфигурации нет, помеченные дубли придётся переносить вручную: заменить в документах ссылку на правильный элемент, а ненужный пометить на удаление и удалить через Администрирование → Удаление помеченных объектов.

Загрузка справочника из Excel и выгрузка данных

Вносить сотни позиций руками — долго. Поэтому списки чаще загружают из таблицы.

Загрузка из файла. В ряде справочников (например, в номенклатуре 1С:Бухгалтерии) есть команда загрузки из внешнего файла — кнопка Загрузить над списком. Механизм простой: вы открываете .xlsx или .csv, сопоставляете колонки файла с полями справочника (наименование → в наименование, артикул → в артикул) и запускаете перенос. Строки, где обязательные поля пусты, программа подсветит — их нужно поправить до загрузки.

Если встроенной кнопки нет, применяют универсальную обработку «Загрузка данных из табличного документа» — её подключают как внешнюю обработку через Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки.

Выгрузка данных. Содержимое любого списка выгружается без обработок: откройте справочник, нажмите Еще → Вывести список, выберите нужные колонки и сохраните результат в табличный документ, а затем через Файл → Сохранить как — в формат Excel.

Готовя файл для загрузки, придерживайтесь нескольких правил:

• 🧾 одна строка файла — один элемент справочника;
• 🔤 коды и артикулы храните как текст, иначе ведущие нули пропадут;
• 🧩 для контрагентов обязательно выгрузите ИНН — по нему потом ищут дубли;
• 📏 единицы измерения и ставки НДС пишите так, как они называются в базе, иначе 1С не сопоставит значение.

Настройка списка, отбор и порядок полей

Чем больше элементов, тем важнее настроить сам список — тогда нужное находится за секунды, а не прокруткой.

Нажмите Еще → Настроить список над справочником. Здесь задают три вещи:

• 🔍 Отбор — показывать только элементы, подходящие под условие. Например, в номенклатуре оставить один вид товара, в контрагентах — только покупателей.
• ↕️ Сортировку — по наименованию, коду или любому реквизиту.
• 👁️ Видимые колонки — вывести в список ИНН, артикул или единицу измерения, чтобы не открывать карточку ради одного поля.

Настройки списка сохраняются для вашего пользователя и не влияют на коллег. Сбросить их к стандартному виду можно командой Еще → Установить стандартные настройки.

Отдельно стоит знать про предопределённые элементы и группы. Часть значений разработчик закладывает в конфигурацию заранее — например, папку «Основной склад» или статью «Оплата труда». Такие элементы помечены особым значком, их нельзя удалить и не всегда можно переименовать: на них завязана логика программы. Заполнять их содержимое (реквизиты карточки) при этом можно как у обычных.

Частые вопросы