Как вести табель учёта рабочего времени в программе 1С

Главное, что сбивает с толку новичков: в 1С:ЗУП 3.1 табель заполняется не вручную по дням, а считается автоматически из графика работы сотрудника за вычетом отклонений. Отдельный документ «Табель» нужен только там, где фактическое время отличается от планового — при суммированном или почасовом учёте.

Поэтому сначала настраивают производственный календарь и графики работы, затем вводят отпуска, больничные и командировки обычными кадровыми документами, а в конце печатают готовую форму Т-13. Ручное проставление буквы в каждую клетку — крайний случай, а не норма.

Что нужно настроить до первого табеля

Табель опирается на три справочника. Если их не заполнить, автозаполнение даст пустые или неверные клетки.

• 🗓 Производственный календарь. Настройка → Производственные календари. Проверьте, что календарь на текущий год загружен и в нём отмечены праздники и перенесённые выходные.
• ⏱ Графики работы. Настройка → Графики работы сотрудников. Для каждого режима (пятидневка, сменный, сутки через трое) создаётся свой график с привязкой к производственному календарю.
• 👤 Назначение графика сотруднику. График указывается при приёме на работу или меняется кадровым переводом. Без графика у человека не из чего считать норму.

Если на предприятии сменный режим или вахта, в графике включается флаг суммированного учёта и задаётся учётный период (месяц, квартал, год). От этого зависит, как считается переработка.

Отдельно стоит проверить справочник видов времени (Настройка → Виды времени). Именно он задаёт, какие часы считать дневными, ночными и вечерними. Если ночные часы не выделены в отдельный вид, они попадут в табель обычной явкой — и доплата за ночную работу не начислится. Для производств с ночными сменами это настраивают один раз на старте.

Ещё один справочник, который влияет на коды в табеле, — начисления с установленным видом времени. Каждое начисление (оклад, доплата за вечерние часы, оплата простоя) привязано к своему виду времени, и именно эта привязка определяет, какой буквой день отметится в форме Т-13.

Как создать табель и заполнить его автоматически

При учёте «по отклонениям» отдельный документ для табеля обычно не нужен — данные берутся из графиков. Печатная форма Т-13 собирается сразу в отчёте (см. ниже). Документ «Табель» создают, когда фактическое время надо зафиксировать вручную.

Документ находится в разделе Зарплата — в списке документов по учёту времени (команда «Табели»; название пункта может немного отличаться по релизу).

1. Откройте список и нажмите Создать.
2. Укажите месяц и подразделение — по нему подтянется список сотрудников.
3. Нажмите Заполнить. Программа подставит плановое время из графиков с разбивкой по видам (дневные, ночные, вечерние часы).
4. Проверьте итоговые часы и дни по каждому сотруднику.
5. Проведите документ.

После автозаполнения в табеле уже учтены выходные и праздники из производственного календаря. Если видите пустые строки — у сотрудника не назначен график или не загружен календарь на этот месяц.

Табель можно заполнять двумя способами: по дням (часы в каждую клетку месяца) или сводно за период (итоговые отработанные дни и часы). Способ переключается в самой форме документа. Поденное заполнение нужно, когда часы по дням пляшут — скользящий график, подработки, вызовы. Сводное удобнее, когда важен только итог за месяц.

Для почасовой оплаты в табеле указывают именно фактические часы, а не целые смены. Тогда начисление по часовому тарифу возьмёт из табеля точное число часов, а не норму графика.

Ввод отклонений: отпуска, командировки, простои

Отклонения в табель попадают не напрямую, а из кадровых и расчётных документов. Ввели документ — соответствующие дни автоматически получат нужный буквенный код.

Логика одна: период отсутствия или особый режим оформляется своим документом, а табель потом показывает это буквенным кодом. Руками в табеле код ставят только тогда, когда отдельного документа для ситуации нет.

Отдельный случай — неполное рабочее время. Если сотрудник работает на полставки или по сокращённому графику, это задаётся не в табеле, а в графике работы и в кадровом документе. Табель тогда автоматически покажет уменьшенное число часов в день, и отдельно ничего отмечать не нужно.

Внутренних совместителей ведут по отдельной позиции штатного расписания со своим графиком. В табеле они проходят отдельной строкой, и часы по основному месту и по совместительству не складываются в одну клетку.

Больничные и отпуска: как они отражаются

Больничный вводится документом «Больничный лист» (Кадры → Больничные листы или Зарплата). После проведения дни болезни в табеле получают код Б, а оплата рассчитывается отдельно по среднему заработку.

Для отпусков своя логика кодов:

• 🏖 ОТ — ежегодный основной оплачиваемый отпуск.
• ➕ ОД — дополнительный оплачиваемый отпуск.
• 💰 ДО — отпуск без сохранения заработной платы (за свой счёт).
• 👶 отпуск по уходу за ребёнком отражается своим кодом неявки.

Даты в кадровом документе и в табеле должны совпадать. Если отпуск сдвинули или отозвали сотрудника, сначала правят документ-основание, а потом перезаполняют табель — ручная правка клеток без изменения документа приведёт к расхождению с расчётом зарплаты.

Отзыв из отпуска оформляется отдельным документом, после чего отработанные дни возвращаются в табель как явка, а отпускные пересчитываются.

Больничный, открытый во время отпуска, тоже меняет картину: дни болезни перекрывают дни отпуска, а неиспользованные дни отпуска переносятся. Программа разводит эти периоды сама, если оба документа проведены с корректными датами из электронного листка нетрудоспособности и приказа на отпуск.

Суммированный учёт и переработки в табеле

При сменной работе норму часто нельзя выдержать по неделям, поэтому вводят суммированный учёт: норма считается не за день, а за весь учётный период. Переработка определяется по итогам периода — её нельзя увидеть, глядя на один день.

В табеле это проявляется так:

• Фактически отработанные часы в смене отмечаются явкой (Я) и ночными (Н), если смена ночная.
• Работа сверх графика внутри периода пока не считается сверхурочной — она просто копится.
• По закрытии учётного периода превышение нормы оформляется документом «Работа сверхурочно» и получает код С.

Итоги суммированного учёта удобно проверять до печати табеля — расхождение фактических часов с нормой периода подскажет, где недоработка, а где переработка.

Буквенные коды и проверка данных

В форме Т-13 каждый день кодируется буквой и числом часов. Это стандартные коды из унифицированной формы:

Перед печатью табель стоит проверить на типичные перекосы:

1. Сумма дней и часов по сотруднику соответствует норме месяца по его графику.
2. Нет пустых клеток в рабочие дни — пустая клетка значит, что день не закрыт ни явкой, ни отклонением.
3. Коды отклонений совпадают с введёнными документами (отпуск — ОТ, болезнь — Б).
4. Переработка и ночные попали в отдельные виды времени, а не слились с обычной явкой.

Печать формы Т-13 и передача данных

Унифицированную форму печатают из отчёта «Табель учёта рабочего времени (Т-13)». Он собирает данные за период по всем настройкам и документам — создавать документ «Табель» специально ради печати не обязательно.

1. Откройте Зарплата → Отчёты по зарплате.
2. Выберите отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)».
3. Задайте период (месяц) и подразделение или список сотрудников.
4. Нажмите Сформировать.
5. Проверьте итоги и выведите на печать или сохраните файл.

Форма Т-13 утверждена Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. С 2013 года унифицированные формы не обязательны, и организация вправе утвердить свой бланк, но Т-13 из 1С принимается без вопросов и остаётся самым удобным вариантом.

Готовый табель подписывают ответственный за ведение, руководитель подразделения и кадровик — состав подписей зависит от учётной политики. В 1С печатная форма уже содержит строки для подписей и должностей, их заполняют из данных об ответственных лицах организации. Храните подписанные табели вместе с расчётными документами за месяц: именно табель подтверждает отработанное время при проверке начислений.

Частые ошибки при ведении табеля

Ошибки в табеле почти всегда тянутся из настроек, а не из самого документа.

• Пустой или устаревший производственный календарь. Табель считает все дни рабочими или наоборот. Лечится загрузкой календаря на нужный год.
• График не назначен сотруднику. Строка в табеле пустая, норма не считается. Проверьте кадровые документы приёма и переводов.
• Отклонение введено, но не проведено. Отпуск есть в списке, но в табеле его нет — документ сохранён без проведения.
• Ручная правка клеток поверх документов. Табель разошёлся с расчётом зарплаты. Правьте документ-основание, а не клетку.
• Смешение планового и фактического учёта. Документ «Табель» завели при учёте по отклонениям и задвоили время.