Табель учёта рабочего времени в 1С: от графика до расчёта

Табель в 1С почти не заполняют вручную. В типовой схеме сотрудник по умолчанию считается отработавшим по своему графику, а бухгалтер вносит в программу только отклонения — больничные, отпуска, командировки, прогулы. Такой учёт называется «по отклонениям», и отдельный документ «Табель» при нём не нужен: явки программа подставляет из графика работы автоматически.

Отдельный документ появляется только во втором режиме — «по фактически отработанному времени», когда часы и дни по каждому сотруднику заносят вручную за месяц. Ниже — как настроить график, выбрать режим, внести неявки и проверить табель перед расчётом зарплаты. Пути даны для 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 3.0 в интерфейсе «Такси».

С чего начинается табель: график и производственный календарь

Пока у сотрудника нет графика работы, программа не знает его норму времени и табель заполнить не сможет. Поэтому первый шаг — настройка.

Производственный календарь . Это федеральный календарь с рабочими, выходными и праздничными днями. Он обновляется с релизами, но после выхода официального календаря на новый год его стоит проверить: Настройка → Производственные календари. Откройте календарь «Российская Федерация» и убедитесь, что перенесённые выходные и праздники проставлены верно. От него считаются нормы часов во всех графиках.

Графики работы. Создаются в разделе Настройка → Графики работы сотрудников. Для пятидневки достаточно шаблона «40 часов (пятидневка)». Если есть сменная работа, сутки через трое или неполный день — заводите отдельный график и в его настройках указываете способ заполнения: по циклам смен или по неделям.

Суммированный учёт времени. Когда норму нельзя соблюсти за неделю (сменная работа, вахта), в графике включают суммированный учёт и задают учётный период — месяц, квартал или год. Тогда переработка считается не по дням, а по итогу периода. Для сдельщиков и почасовиков это важно: при обычном графике сверхурочные посчитаются неверно.

Неполное рабочее время. Для сотрудников на неполном дне или неполной неделе заводят отдельный график с уменьшенной нормой. Не корректируйте часы вручную в табеле каждый месяц — достаточно один раз задать правильный график, и норма будет считаться сама.

Проверить, какой график действует у сотрудника, можно в его карточке или через отчёт по кадрам. Пока график и производственный календарь в порядке, норма дней и часов за месяц считается сама.

Два режима учёта времени: по отклонениям или по факту

От выбора режима зависит, нужен ли вам документ «Табель» вообще.

По отклонениям — режим по умолчанию и самый массовый. Подходит, когда почти все работают по графику, а исключения единичны. Явки программа берёт из графика, вы вносите только то, что от него отклоняется.

По фактически отработанному времени подходит, когда фактические часы регулярно не совпадают с графиком: почасовая оплата, работа по заявкам, частые переработки у многих сотрудников сразу. Здесь каждый месяц заводят документ «Табель» и в нём проставляют отработанное время по дням.

Переключается режим в настройках расчёта зарплаты: Настройка → Расчёт зарплаты, там включается ведение учёта по табелю (название флажка может отличаться по релизу). После этого в разделе Зарплата становится доступен журнал с документами «Табель».

Как внести неявки и отклонения от графика

При учёте по отклонениям вся работа с табелем сводится к вводу документов-отклонений. Каждый тип отсутствия оформляется своим документом, а не правкой табеля.

• 🤒 Больничный лист. Документ Больничный лист в разделе Зарплата. Электронный больничный подтягивается из СФР (с 2023 года ФСС и ПФР объединены в Социальный фонд России). Дни болезни автоматически вытеснят плановые явки.
• 🏖 Отпуск. Документ Отпуск — закрывает дни ежегодного оплачиваемого отпуска, отпуска за свой счёт, учебного отпуска.
• ✈️ Командировка. Документ Командировка — отмечает дни служебной поездки с сохранением среднего заработка.
• 🚫 Прогул, отсутствие. Документ Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) — для неоплачиваемых неявок и невыясненных отсутствий, которые позже можно переквалифицировать.
• ⏱ Сверхурочные, работа в выходной. Документы Работа сверхурочно и Работа в выходные и праздники — добавляют время сверх графика (ст. 99 ТК РФ).

Каждый документ после проведения сам меняет буквенные обозначения в табеле: Я (явка) на Б (больничный), ОТ (отпуск), К (командировка), НН (неявка по невыясненным причинам) и так далее. Вручную эти коды проставлять не нужно.

Ночные и вечерние часы, а также работа в праздники тоже учитываются отдельными кодами (Н — ночные, РВ — работа в выходные). Если у сотрудника по графику есть ночные смены, программа проставит их автоматически по настройкам графика; разовую ночную работу вне графика вводят документом о работе сверхурочно или в выходной. Отдельно вписывать коды в табель при учёте по отклонениям не требуется — они формируются от проведённых документов.

Документ «Табель»: когда заполняют по дням

Если включён учёт по фактически отработанному времени, за каждый месяц создают документ Табель в разделе Зарплата.

Порядок заполнения:

1. Создайте новый документ Табель, укажите месяц и организацию (при необходимости — подразделение).
2. Нажмите заполнение списком сотрудников — программа подставит всех, у кого есть действующий график.
3. По каждому сотруднику проверьте явки по дням. По умолчанию подставляется плановое время из графика.
4. Там, где факт отличается, измените часы или код дня прямо в ячейке: например, поставьте фактические 6 часов вместо плановых 8, или код выходного.
5. Проведите документ.

Документ «Табель» и документы-отклонения описывают одно и то же время. Если за месяц уже введены больничный или отпуск, в табеле эти дни должны стоять соответствующими кодами, а не как явки. Иначе при расчёте возникнет двойной учёт.

Табель при учёте по факту можно вводить и частями — например, по подразделениям или по половинам месяца отдельными документами. Программа сложит время из всех проведённых табелей за период. Это удобно, когда данные по разным участкам приходят в разное время: не нужно ждать, пока соберутся явки по всей организации, чтобы начать заполнение.

Табель в 1С:Бухгалтерии 3.0: в чём разница

В 1С:Бухгалтерии 3.0 зарплатный блок упрощён и рассчитан на организации примерно до 60 сотрудников. Логика табеля здесь только одна — по отклонениям.

Что это значит на практике:

• Графики работы настраиваются в разделе Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Графики работы.
• Отдельного документа «Табель» для ручного ввода часов по дням в Бухгалтерии нет. Время считается по графику, а исключения вносятся документами Больничный лист, Отпуск, Отсутствие (болезнь, прогул, неявка).
• Печатную форму табеля (Т-13) программа формирует как отчёт на основе графиков и введённых отклонений.

Если учёт времени сложный — сменные графики с ручной корректировкой часов, почасовая оплата, большой штат, — Бухгалтерии не хватит. В таких случаях зарплату ведут в 1С:ЗУП, а в Бухгалтерию переносят только итоговые проводки через синхронизацию.

Загрузка явок из СКУД и внешних систем

Встроенной интеграции с системами контроля доступа (СКУД) в типовой 1С:ЗУП нет — программа не читает проходы через турникет напрямую. Перенос данных о фактических явках организуют одним из способов:

• Загрузка в документ «Табель». Данные СКУД выгружают в файл, а затем загружают в табель внешней обработкой. Этот путь используют при учёте по фактически отработанному времени.
• Обмен через «Данные для расчёта зарплаты». Если явки собирает отдельная система, их передают документом загрузки данных, настроенным под формат выгрузки.
• Доработка под конкретную СКУД. Готовый коннектор пишут под формат вашей системы; это задача программиста 1С, а не типовая настройка.

Главное правило: перед загрузкой согласуйте, какие обозначения времени формирует внешняя система, чтобы коды явок, переработок и ночных часов легли в табель правильно. Иначе придётся вручную разбирать каждую строку.

Контроль табеля перед расчётом зарплаты

Расчёт берёт время из табеля и отклонений, поэтому ошибку дешевле найти до начисления, чем пересчитывать потом.

Чем проверять:

• Отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)». В ЗУП — Зарплата → Отчёты по зарплате → Табель учёта рабочего времени (Т-13). Это итоговый свод явок и неявок за месяц. Пробегитесь по строкам: нет ли пустых ячеек у работающих сотрудников и лишних явок у отсутствующих.
• Сверка нормы. Сравните отработанные дни и часы с нормой по производственному календарю. Резкое расхождение — признак незакрытого отклонения или неверного графика. Пример: если в месяце 23 рабочих дня при 40-часовой неделе, норма — 184 часа (23 × 8). Сотрудник без отклонений должен выйти ровно на эту цифру; получилось 176 — значит один день чем-то закрыт, и это отклонение должно быть видно в табеле.
• Проверка отклонений. Убедитесь, что все больничные и отпуска месяца проведены, а не остались черновиками.

Типичные ошибки, которые ломают табель:

Когда табель сверён, запускают Начисление зарплаты (в ЗУП — Зарплата → Начисления): программа подтянет отработанное время и посчитает оплату. Если после начисления обнаружилась ошибка в табеле, исправьте документ-источник и переначислите зарплату за месяц — расчёт пересоберётся по актуальным данным.

Частые вопросы