Табель учёта рабочего времени в ЗУП 3.1: от графика до формы Т-13

Заполнять табель в 1С:ЗУП 3.1 вручную по каждому дню чаще всего не нужно. Программа сама считает отработанное время по графику сотрудника и по документам-отклонениям: отпускам, больничным, командировкам, прогулам. Документ «Табель» в разделе Зарплата → Табели нужен, когда время учитывается сплошным методом (СКУД, сменщики без постоянного графика) или когда надо поправить конкретные дни.

Частое заблуждение — ждать от табеля проводок. Табель их не формирует: он только фиксирует часы и дни. Проводки появятся позже, из документа «Начисление зарплаты и взносов» и отражения зарплаты в учёте. В 1С:Бухгалтерии 3.0 табеля нет вовсе, всё ниже — про ЗУП 3.1 и ЗУП КОРП.

Подготовка: графики, календарь и настройки учёта времени

Правильный табель начинается не с табеля, а с трёх вещей, которые проверяют до первого месяца работы.

1. Производственный календарь

Календарь подгружается через интернет -поддержку вместе с классификаторами. Проверьте, что календарь на текущий год заполнен и в нём отмечены праздники и перенесённые выходные. Предпраздничный день по статье 95 ТК РФ короче на один час — в календаре он отмечен как предпраздничный.

2. Графики работы сотрудников

Справочник графиков находится в разделе Настройка. На каждый режим работы — свой график:

• 📅 «Пятидневка 40 часов» — по производственному календарю, с галочкой учёта праздников;
• 🔄 сменные графики «2/2», «сутки через трое» — заполняются циклом, без привязки к календарю;
• ⏳ графики неполного времени, например 4 часа в день или 20 часов в неделю.

У каждого графика нажмите Заполнить на нужный год. Незаполненный год — главная причина, по которой в январе у части сотрудников ноль отработанных часов.

3. Настройки расчёта зарплаты

В Настройка → Расчет зарплаты включаются виды учёта, без которых соответствующих кодов в табеле не будет:

После включения в программе появляются нужные начисления и документы. Новый вид учёта проще включить до начала месяца, чем исправлять уже рассчитанный.

4. Индивидуальный график для плавающих смен

Если смены не повторяются циклом — охранник выходит по заявкам, продавец по согласованному графику — общий график не подойдёт. Для таких сотрудников в ЗУП есть документ «Индивидуальный график». Его вводят до начала месяца, по сотруднику на каждый день проставляют часы и, если нужно, ночные часы.

Индивидуальный график меняет норму сотрудника на этот месяц. Табель после него заполняется уже по фактическим сменам, а не по пятидневке. Это удобнее, чем каждый месяц править табель руками: правка табеля меняет факт, но не норму, и при окладе оплата посчитается от неверной нормы.

Коды Т-13 и как они связаны с видами времени в 1С

В ЗУП каждый день табеля — это вид времени с буквенным кодом. Коды взяты из унифицированной формы Т-13. Форма с 2013 года необязательна, но обязанность вести учёт рабочего времени по статье 91 ТК РФ осталась, и большинство организаций печатают именно Т-13.

Коды, которые встречаются в каждом втором табеле:

Справочник видов времени в программе предопределённый. Добавлять туда свои коды можно, но только когда в организации есть реальный вид неявки, которого нет в форме. Переименовывать стандартные коды не стоит: на них завязаны расчёт среднего заработка и стажа.

Автоматическое заполнение табеля по документам

Сначала регистрируйте все отклонения, потом заполняйте табель. В этом порядке он заполнится сам почти полностью.

Какие документы ставят коды

• 🏖️ «Отпуск» — коды ОТ или ОД, в зависимости от вида отпуска;
• 🤒 «Больничный лист» — код Б;
• ✈️ «Командировка» — код К;
• 🚫 «Прогул, неявка» — ПР или НН;
• 📝 «Отпуск без сохранения оплаты» — ДО или другой код неоплачиваемого отпуска;
• 👶 «Отпуск по уходу за ребенком» — ОЖ;
• ⏸️ «Простой сотрудников» — РП и смежные коды простоя.

Все дни, не закрытые документами, программа берёт из графика: рабочие — Я с часами, выходные — В.

Порядок заполнения документа «Табель»

1. Откройте Зарплата → Табели и создайте документ.
2. Укажите месяц, организацию и, если нужно, подразделение. Табель по подразделению удобнее: его проверяет руководитель участка.
3. Нажмите Заполнить. Программа подставит сотрудников, работавших в этом месяце, и дни по графику с учётом проведённых отклонений.
4. Просмотрите строки сотрудников, у которых итог часов отличается от нормы.
5. Проведите документ.

Табель заполняется по тем документам, которые проведены на момент нажатия «Заполнить». Если больничный внесли после табеля, табель сам не обновится: нажмите Заполнить ещё раз или исправьте дни вручную.

Ручная правка дней и исправление ошибок в табеле

Руками правят то, что не оформляется отдельным документом: опоздание, частичная неявка, работа по данным СКУД.

Как изменить день

1. Откройте ячейку нужного дня двойным щелчком.
2. Замените вид времени или количество часов. В одном дне может быть несколько видов: например, 6 часов Я и 2 часа Н.
3. Проверьте итоги по сотруднику справа в строке.

Что не надо делать руками

• ❌ Ставить Б или ОТ без документа. В табеле будет код, но больничный не начислится, а отпускные не рассчитаются — оплату эти документы делают сами.
• ❌ Удалять из табеля уволенного в середине месяца. Дни после увольнения программа сама не заполнит, а отработанные до увольнения нужны для расчёта.
• ❌ Исправлять рабочие дни на В, чтобы «уменьшить» норму. Норму задаёт график, а не табель: при окладе оплата посчитается неверно.

Если месяц уже закрыт

Ошибку в прошлом месяце исправляют исправлением табеля, а не правкой проведённого документа задним числом. После проведения исправленных данных ЗУП регистрирует перерасчёт, и он попадёт в начисление текущего месяца. Список перерасчётов видно из документа «Начисление зарплаты и взносов».

Выходные, праздники, ночные смены и сверхурочные

Эти случаи кадровики путают чаще всего, потому что код в табеле — только половина дела. Вторая половина — оплата.

Работа в выходной или праздник

Работа в выходной по статье 153 ТК РФ оплачивается минимум в двойном размере. По желанию сотрудника — в одинарном плюс день отдыха.

В ЗУП это оформляется документом «Работа в выходные и праздничные дни». В нём выбирают способ компенсации. Документ ставит код РВ в табель и сам создаёт начисление. Писать РВ в табель вручную тоже можно, но тогда доплату легко потерять.

Ночные часы

Ночное время по статье 96 ТК РФ — с 22:00 до 6:00. Для сменщиков ночные часы удобнее указать прямо в графике: тогда каждая ночная смена попадёт в табель как Я плюс Н без ручной работы.

Пример для смены с 20:00 до 8:00 с часом перерыва:

Куда отнести час перерыва, зависит от того, когда он фактически приходится. Это должно быть видно из правил внутреннего распорядка.

Сверхурочные

Сверхурочные по статье 99 ТК РФ — не больше 4 часов два дня подряд и 120 часов в год. В ЗУП их регистрирует документ «Работа сверхурочно», он ставит код С.

При суммированном учёте сверхурочные считаются только по итогам учётного периода — квартала или года. Ставить С в табель каждого месяца в таком случае не нужно: переработку определяют в конце периода, сравнив факт с нормой.

Праздник внутри отпуска

Нерабочий праздник в период ежегодного отпуска в число дней отпуска не входит, и программа это учитывает по производственному календарю. В табеле в этот день будет В, а не ОТ. Это не ошибка.

Закрытие месяца: начисление и печать Т-13

Когда табель проверен, переходите к расчёту.

1. Проведите табели по всем подразделениям.
2. Создайте или перезаполните документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц. Оплата по окладу и часовой ставке возьмёт отработанное время, ночные и праздничные доплаты — коды Н и РВ.
3. Сверьте в начислении отработанные дни с табелем у 3–5 сотрудников с отклонениями. Это быстрее, чем искать ошибку после выплаты.
4. Распечатайте Т-13: из документа «Табель» через кнопку печати или отчётом «Табель учета рабочего времени » из отчётов по зарплате.
5. Передайте табель на подпись ответственному и руководителю подразделения.

Табель не обязательно ждать до конца месяца. Если аванс считается по отработанному времени, табель за первую половину месяца можно ввести отдельным документом, указав период с 1 по 15 число.

Частые вопросы