Заполнение трудовой функции сотрудника в 1С ЗУП и Кадры

Трудовая функция сотрудника в 1С:ЗУП живёт не в одном поле, а в связке: должность из справочника плюс код выполняемой функции по ОКЗ. Код хранится в карточке должности в поле Код по ОКЗ, оттуда он подставляется в документ приёма и затем попадает в подраздел 1.1 отчёта ЕФС-1.

По закону (ст. 15 и 57 ТК РФ) трудовая функция — это работа по должности согласно штатному расписанию, профессии или специальности с указанием квалификации, то есть конкретный вид поручаемой работы. В программе эту формулировку разложили на составляющие: наименование должности, код занятия и, при необходимости, привязку к профстандарту. Разберём, где это заполнять и как не сломать отчётность.

Что такое трудовая функция и где её искать в программе

В 1С:ЗУП 3.1 и в модуле «Кадры» нет отдельного поля с заголовком «трудовая функция». Вместо него работают три объекта:

• 🏷️ Должность — справочник, где задаётся наименование по штатному расписанию.
• 🔢 Код по ОКЗ — пятизначный код выполняемой функции, хранится в карточке должности.
• 📘 Профстандарт или ЕТКС — основание для наименования должности, если по ней положены льготы или ограничения.

Отсюда простое правило: сначала наводят порядок в справочнике должностей, и только потом принимают или переводят людей. Если принять сотрудника на должность с пустым кодом ОКЗ, поле в ЕФС-1 тоже уйдёт пустым.

Увидеть итоговое значение по сотруднику можно в кадровых документах (приём, перевод) и в рабочем месте Кадры → Электронные трудовые книжки, где собираются сведения о трудовой деятельности.

Справочник «Должности»: заполняем код по ОКЗ

Справочник открывается из раздела Настройка → Должности. В ряде релизов тот же список доступен через Кадры → Справочники и настройки — название пункта может отличаться.

Порядок работы с карточкой должности:

1. Откройте справочник и нажмите Создать (или откройте существующую должность двойным щелчком).
2. В поле наименования впишите название должности так, как оно звучит в штатном расписании.
3. Найдите поле Код по ОКЗ и нажмите кнопку выбора. Откроется встроенный классификатор занятий.
4. Отберите в классификаторе подходящую начальную группу занятий — по названию профессии или виду деятельности.
5. Запишите и закройте карточку.

Не вписывайте код в поле ОКЗ вручную с клавиатуры — выбирайте значение из классификатора. Тогда программа сама подставит и четыре цифры группы, и контрольное число, а формат кода гарантированно будет правильным.

Если штатное расписание ведётся с позициями, код ОКЗ всё равно задаётся на уровне должности — позиция наследует его автоматически.

Код выполняемой функции: что означает формат «ХХХХ.Х»

Код выполняемой функции заполняется по Общероссийскому классификатору занятий (ОКЗ, ОК 010-2014) в формате из пяти знаков — ХХХХ.Х:

Например, для группы занятий с кодом 4311 код выполняемой функции примет вид 4311.7, где 7 — контрольное число именно этой группы. Контрольное число нельзя придумать или поставить любое — оно жёстко закреплено за группой в классификаторе.

Как подобрать нужную группу:

• 🔍 В классификаторе ищите по ключевому слову из названия профессии (например, «бухгалтер», «водитель», «инженер»).
• 📂 Если точного названия нет, поднимайтесь на уровень выше — до обобщённой группы, которая ближе всего по смыслу к обязанностям.
• 🧩 Ориентируйтесь на характер работы, а не на точное совпадение слов: ОКЗ построен по видам занятий, а не по наименованиям должностей из штатного расписания.

Профстандарт и ОКЗ — разные вещи. В графу ЕФС-1 идёт именно код по ОКЗ, а не код трудовой функции из профстандарта. Поэтому поле в должности называется «Код по ОКЗ».

Если сомневаетесь между двумя близкими группами, отталкивайтесь от основного содержания работы, а не от формального названия должности. Например, «ведущий специалист отдела кадров» и «инспектор по кадрам» могут относиться к одной группе занятий, если их обязанности совпадают. Классификатор группирует занятия по выполняемым задачам и уровню квалификации, поэтому один и тот же смысл работы даёт один код, как бы ни называлась должность в штатном расписании.

Пошаговое заполнение при приёме на работу

Отдельно «вбивать» трудовую функцию в приёме не нужно — она подтягивается из выбранной должности. Но проверить подстановку стоит.

Документ создаётся в разделе Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → кнопка Создать → Приём на работу.

1. Выберите сотрудника и дату приёма.
2. В поле Должность подберите значение из справочника. Вместе с должностью подставятся подразделение и условия оплаты.
3. Убедитесь, что у выбранной должности заполнен код ОКЗ. Если код пустой — не продолжайте приём, сначала дозаполните справочник (см. раздел выше).
4. Проверьте график работы и условия труда на соответствующих вкладках.
5. Проведите документ.

После проведения приёма сведения автоматически попадают в подраздел 1.1 ЕФС-1 как кадровое мероприятие «Приём». Код выполняемой функции система возьмёт из должности на дату мероприятия.

При кадровом переводе логика та же: если человек переходит на другую должность, в ЕФС-1 уйдёт код новой должности. Поэтому у должности, на которую переводят, код ОКЗ тоже должен быть заполнен заранее.

Профстандарты, ЕТКС и ЕКС: когда их учитывать

Эти справочники определяют не код для отчёта, а правильное наименование должности и квалификационные требования.

• 📗 ЕТКС — Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих.
• 📙 ЕКС — Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих.
• 📕 Профстандарт — современное описание квалификации по виду профессиональной деятельности.

Применять их обязательно в двух случаях (ст. 57 и 195.3 ТК РФ):

1. Если по должности законом установлены компенсации, льготы или ограничения (например, досрочная пенсия, вредность). Тогда наименование должно точно соответствовать ЕТКС/ЕКС или профстандарту.
2. Если требования к квалификации по должности прямо установлены ТК РФ, федеральным законом или иным нормативным актом.

В остальных случаях работодатель вправе называть должность по своему усмотрению, но код по ОКЗ заполнять всё равно нужно — он требуется для отчётности независимо от применения профстандартов.

Практический порядок: сверьте наименование должности с профстандартом или ЕТКС (если он обязателен), зафиксируйте точное название в справочнике должностей, затем подберите код ОКЗ по характеру работы. Наименование и код связаны по смыслу, но подбираются по разным справочникам.

Типичные ошибки и как их исправить

Ошибки в трудовой функции всплывают обычно при сдаче ЕФС-1 — отчёт либо не проходит проверку, либо уходит с пустой графой.

Отдельно про наименование: если должность переименовали «задним числом», уже сданные сведения ЕФС-1 не меняются автоматически. Корректировать нужно отдельным мероприятием с признаком отмены или исправления — правка справочника сама по себе отчёт не исправит.

Совместители и несколько должностей у одного сотрудника

Если человек работает по основному месту и внутреннему совместительству, у него две отдельные кадровые записи. В 1С:ЗУП это два разных приёма: один с видом занятости «Основное место работы», второй — «Внутреннее совместительство». У каждого — своя должность и, значит, свой код по ОКЗ.

Что из этого следует на практике:

• 🧾 В ЕФС-1 обе записи отражаются как отдельные мероприятия со своими кодами выполняемой функции.
• 🔁 Если по совместительству должность совпадает с основной, код будет одинаковым — и это не ошибка.
• ❗ Пустой код хотя бы по одной из должностей так же приведёт к пустой графе, как и при единственном месте работы.

Для сотрудников, оформленных по договору ГПХ, подраздел 1.1 о трудовой деятельности не заполняется — трудовой функции в смысле ТК РФ там нет. Поэтому код по ОКЗ для них задавать не требуется.

Как проверить данные перед сдачей ЕФС-1

Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 (пришёл на смену СЗВ-ТД) собирает сведения о трудовой деятельности и как раз содержит графу «Код выполняемой функции».

Где проверить:

• Рабочее место Кадры → Электронные трудовые книжки — здесь видно, какие мероприятия и с какими кодами уйдут в отчёт.
• Сам отчёт формируется в разделе Отчётность, справки через 1С-Отчётность; перед отправкой запускается встроенная проверка контрольных соотношений.

Что сверить:

1. По каждому кадровому мероприятию заполнена графа с кодом выполняемой функции.
2. Формат кода — пять знаков с точкой перед контрольным числом.
3. Наименование должности в сведениях совпадает с приказом и трудовым договором.

Если проверка отчёта подсвечивает ошибку по коду — возвращайтесь в справочник должностей, а не правьте отчёт вручную. Отчёт построен на данных справочника, и ручная правка цифры в нём не закрепится при следующем переформировании.

Удобно проверять код не перед самой сдачей, а сразу при заведении новой должности: тогда к моменту приёма сотрудника справочник уже готов, и мероприятие собирается с корректным кодом без переделок. Если у вас уже накопились должности с пустым полем, пройдитесь по списку справочника и отсортируйте его так, чтобы незаполненные коды было видно сразу — дозаполнять оптом быстрее, чем ловить ошибки по одному сотруднику на этапе отчёта.

Частые вопросы