Транспортная накладная из 1С: от реализации до подписей водителя и перевозчика

ТТН в 1С заполняют не с нуля, а из проведённой реализации: открываете документ Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), проверяете грузоотправителя, грузополучателя и вес, затем через кнопку Печать выводите «Транспортную накладную » или «Товарно-транспортную накладную (1-Т)». Транспортные данные — перевозчика, автомобиль, водителя, адреса погрузки и выгрузки — вносят отдельно, потому что в самой реализации их нет.

Обычно проблема не в самой печати, а в пустых полях на бланке: нет массы брутто, не подтянулся адрес склада, водитель вписан от руки. Ниже — порядок, при котором накладная выходит заполненной с первого раза, и что проверять, если поля пустые.

Какую накладную выбрать: ТрН, 1-Т или ТОРГ-12

Под словом «ТТН» бухгалтеры понимают три разных документа. От выбора зависит, какую печатную форму вы ищете в 1С.

На практике чаще всего комплект такой: УПД (или ТОРГ-12) плюс транспортная накладная . Форма 1-Т не обязательна, но допустима, если её реквизиты устраивают обе стороны.

С 2022 года транспортную накладную можно вести и в электронном виде — это ЭТрН. Её подписывают титулами по очереди: грузоотправитель, перевозчик при приёме груза, грузополучатель, перевозчик при сдаче. В 1С это делается через модуль ЭДО, о нём — в разделе про печать и выгрузку.

Подготовка справочников перед оформлением ТТН

Половина пустых граф в накладной появляется из-за незаполненных справочников. Проверьте их один раз — дальше каждая ТТН будет заполняться сама.

Организация (грузоотправитель)

В карточке организации (Главное → Организации) должны быть:

• 🏢 полное наименование, ИНН, КПП;
• 📍 юридический и фактический адрес;
• 📞 телефон — он нужен в графе грузоотправителя;
• ✍️ ответственные лица: руководитель, главный бухгалтер, кладовщик (лицо, отпускающее груз).

Контрагенты: покупатель и перевозчик

Покупатель в карточке контрагента — это грузополучатель по умолчанию. Если груз уходит на другой адрес (склад покупателя, филиал), заведите отдельного контрагента-грузополучателя или укажите адрес доставки.

Перевозчика тоже заведите контрагентом: ИНН, наименование, телефон. Если возите сами, перевозчиком будет ваша организация.

Склады и адреса погрузки

У склада заполните адрес — он попадает в графу «Приём груза» как пункт погрузки. Без адреса графа выйдет пустой, и её придётся вписывать ручкой.

Номенклатура: единицы и вес

Масса брутто — обязательный реквизит транспортной накладной. Откуда 1С возьмёт вес, зависит от конфигурации:

Документ реализации — основа транспортной накладной

ТТН и транспортную накладную в 1С формируют из реализации. Создайте её как обычно:

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) и нажмите Реализация → Товары (или «Товары (накладная, УПД)» — название вида операции зависит от релиза).
2. Укажите организацию, склад, контрагента и договор.
3. Заполните табличную часть: номенклатура, количество, цена, ставка НДС.
4. Проверьте грузоотправителя и грузополучателя. По умолчанию грузоотправитель — ваша организация, грузополучатель — покупатель. В форме реализации эти поля находятся в блоке доставки — откройте его, если груз отправляется не от вас или не покупателю.
5. Нажмите Провести.

В 1С:Управлении торговлей 11 путь другой: Продажи → Документы продажи, документ «Реализация товаров и услуг». На вкладке «Доставка» указывают способ доставки, адрес и при необходимости перевозчика — эти данные потом попадут в накладную.

Данные о перевозке: машина, водитель, адреса

Это главный шаг. Реализация знает, что и кому продали, но не знает, на чём и кто везёт. Поэтому транспортный раздел заполняют отдельно.

Как вносятся данные

В актуальных релизах 1С:Бухгалтерии 3.0 транспортная накладная — отдельный документ. Его создают из реализации кнопкой Создать на основании → Транспортная накладная. Товары, грузоотправитель и грузополучатель переносятся из реализации, остальное заполняете вручную.

В старых релизах той же конфигурации данные перевозки вводятся в форме, которая открывается при выборе печатной формы ТТН. Смысл тот же: всё, что не взялось из реализации, вводится руками и сохраняется.

Что заполнить в транспортном разделе

Транспортная накладная по Правилам № 2200 содержит разделы о грузе, его приёме и сдаче, перевозчике, транспортном средстве и стоимости перевозки. В 1С нужно заполнить:

• 🚚 Перевозчик — контрагент или ваша организация, если возите сами.
• 👤 Водитель — ФИО, номер водительского удостоверения.
• 🚗 Транспортное средство — марка, госномер; для прицепа — отдельно его номер.
• 📍 Пункт погрузки — адрес склада, дата и время подачи машины.
• 🏁 Пункт выгрузки — адрес грузополучателя.
• 📦 Груз — количество мест, масса брутто и нетто, вид упаковки.
• 📄 Сопроводительные документы — номер и дата УПД или ТОРГ-12, сертификаты.
• 💰 Стоимость перевозки — если она известна на момент отправки.

Пример расчёта массы

Отгружаете 120 коробок по 8 кг товара, тара — 0,4 кг на коробку, плюс 2 поддона по 20 кг.

• Нетто: 120 × 8 = 960 кг.
• Тара коробок: 120 × 0,4 = 48 кг.
• Поддоны: 2 × 20 = 40 кг.
• Брутто: 960 + 48 + 40 = 1 048 кг.

Если в 1С задан только вес единицы товара, программа посчитает 960 кг — это нетто. Тару и поддоны добавьте вручную в массу брутто.

Печать и выгрузка транспортной накладной

Когда данные введены, откройте реализацию или документ транспортной накладной и нажмите Печать. В списке выберите нужную форму:

Сколько экземпляров печатать

Бумажную транспортную накладную оформляют в трёх экземплярах: грузоотправителю, грузополучателю и перевозчику. Если это 1-Т, ориентируйтесь на количество, которое требует ваш учёт, — традиционно её печатают в четырёх экземплярах.

В форме печати есть поле с числом копий — поставьте 3, чтобы не печатать трижды.

Сохранение в PDF и Excel

На панели печатной формы есть кнопка сохранения. Выберите PDF, чтобы отправить скан-образ контрагенту, или XLSX, если нужно поправить вёрстку. Править лучше в 1С: изменения в Excel не попадут в базу.

Электронная транспортная накладная (ЭТрН)

ЭТрН отправляют через ЭДО. Нужны:

1. Подключённый 1С-ЭДО или другой оператор, который работает с ГИС ЭПД.
2. Квалифицированная электронная подпись руководителя или машиночитаемая доверенность на сотрудника.
3. Перевозчик и грузополучатель, которые тоже работают с ЭТрН.

Документ создают и отправляют из той же формы транспортной накладной — через команду ЭДО на панели документа. Дальше каждая сторона подписывает свой титул, а статус видно в списке электронных документов.

Типичные ошибки при оформлении ТТН в 1С

Ниже — симптомы, с которыми чаще всего приходят к администратору, и что с ними делать.

Ещё три ошибки, которые не видны при печати

• ❌ Дата накладной раньше реализации. Транспортная накладная оформляется не раньше передачи груза, а в 1С её создают из уже проведённой реализации — проверьте дату, если копировали старый документ.
• ❌ Перевозчик не указан при собственной доставке. Если возите своей машиной, перевозчиком указывают вашу организацию. Пустая графа вызывает вопросы и у получателя, и при проверке на дороге.
• ❌ Копия документа без удаления оригинала. Если копируете накладную и проводите её, следите, чтобы не задвоить реализацию — иначе спишется товар дважды. Лишнюю копию пометьте на удаление.

Автоматизация: весы, шаблоны, обработки

Если отгрузок много, ручной ввод веса и водителя отнимает время. Есть три способа его сократить.

Электронные весы

В 1С есть механизм подключаемого оборудования: Администрирование → Подключаемое оборудование в Бухгалтерии, НСИ и администрирование → Администрирование → РМК и оборудование в УТ 11. Электронные весы подключают через драйвер производителя.

Типовые конфигурации используют весы в основном в рознице — для взвешивания товара на кассе или печати этикеток. Чтобы масса с автомобильных или складских весов попадала прямо в транспортную накладную, нужна доработка или отраслевое решение от партнёра. Работу ведут через расширение конфигурации — так обновления типовой части не ломают доработку.

Справочник машин и водителей

В УТ 11 водителей и транспортные средства выбирают из справочников — один раз ввели, дальше подставляете из списка. В Бухгалтерии в документе транспортной накладной данные перевозчика и машины сохраняются, а новую накладную удобно создавать копированием предыдущей с тем же перевозчиком.

Загрузка из файла

Если вес и данные машин приходят от склада таблицей, используйте загрузку из Excel в табличную часть: в документе реализации есть команда загрузки товаров из файла. Вес при этом берётся из карточек номенклатуры.

Частые вопросы