Как настроить, заполнить и сдать данные воинского учёта в 1С:ЗУП 3.1

Воинский учёт в 1С:ЗУП 3.1 ведётся не через внешние обработки, а штатными средствами: включаете его в настройках кадрового учёта, затем заполняете воинские данные в карточке сотрудника. После этого программа печатает карточку по форме № 10, формирует списки военнообязанных и помогает подготовить сведения для военкомата.

Отдельного «модуля» покупать не нужно — функциональность встроена и в 1С:Зарплата и управление персоналом, и в 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения. А вот в 1С:Управление торговлей, Рознице и базовой ЕРП без подсистемы зарплаты воинского учёта нет — там кадры ведутся по упрощённой схеме.

Разберём порядок: от галочки в настройках до отправки сведений в комиссариат и проверки, что ни один военнообязанный не выпал из картотеки.

С чего начать: включаем раздел в настройках

Сам раздел по умолчанию скрыт. Чтобы он появился в интерфейсе, откройте Настройка → Кадровый учёт и найдите группу настроек состава документов и справочников. Там установите флаг, включающий ведение воинского учёта в организации.

После сохранения в разделе Кадры появится подраздел, посвящённый воинскому учёту, а в карточке сотрудника — блок с воинскими данными.

Полезно сразу назначить ответственного за воинский учёт и завести приказ о его назначении — программа это не контролирует, но без приказа инспектор военкомата при проверке сделает замечание. В небольших организациях эту функцию обычно совмещает кадровик или бухгалтер по зарплате, и тогда вести воинский учёт в той же базе 1С:ЗУП удобнее всего: данные берутся из уже заполненных кадровых документов.

Перед первым заполнением убедитесь, что в карточках сотрудников корректно внесены паспортные данные, адрес регистрации и образование — эти поля попадают в карточку формы № 10 и в сведения для военкомата.

Кого из сотрудников ставить на воинский учёт

Прежде чем заполнять карточки, определите, кто вообще подлежит учёту. Иначе картотека либо распухнет лишними людьми, либо потеряет тех, кого военкомат ждёт.

На воинском учёте состоят две категории работников:

• Призывники — мужчины, не пребывающие в запасе и подлежащие призыву. С 2024 года призывной возраст — от 18 до 30 лет.
• Военнообязанные — граждане, пребывающие в запасе: отслужившие, прошедшие военную кафедру, зачисленные в запас по иным основаниям.

Не подлежат воинскому учёту, и в картотеку их не вносят:

• 🚫 освобождённые от исполнения воинской обязанности по закону;
• 🚫 проходящие военную службу или альтернативную гражданскую службу;
• 🚫 отбывающие наказание в виде лишения свободы;
• 🚫 женщины без военно-учётной специальности;
• 🚫 постоянно проживающие за пределами России.

Женщин с медицинской, связной или иной военно-учётной специальностью на учёт ставят наравне с военнообязанными мужчинами.

Отдельно стоит специальный воинский учёт — бронирование граждан, пребывающих в запасе, за организацией на период мобилизации и военного времени. Он ведётся только в организациях, которым доведены задания по бронированию, и по отдельным правилам. В карточке 1С для таких работников выбирают категорию учёта «специальный» и фиксируют реквизиты удостоверения об отсрочке.

Какие данные воинского учёта заполнять в карточке сотрудника

Воинские данные хранятся в карточке конкретного работника. Откройте Кадры → Сотрудники, выберите сотрудника и перейдите по ссылке на его личные данные — там находится блок воинского учёта.

Заполнять нужно те поля, которые есть в военном билете или в справке взамен военного билета:

• 🪖 Состоит на воинском учёте — признак, что гражданин подлежит учёту. Для женщин он ставится только при наличии военно-учётной специальности.
• 🎖️ Категория воинского учёта — общий или специальный (специальный — для забронированных за организацией на период мобилизации).
• 🔢 Воинское звание — рядовой, сержант, прапорщик, лейтенант и так далее.
• 🧭 Категория запаса — первая или вторая; у офицеров запаса категория не указывается.
• 📋 Состав (профиль) — солдаты и матросы, прапорщики, офицеры и т. п.
• 🆔 Полное кодовое обозначение ВУС — военно-учётная специальность из военного билета.
• 🩺 Категория годности к военной службе — А, Б, В, Г или Д.
• 🏢 Наименование военкомата по месту жительства или пребывания.

Отдельно отмечается снятие с учёта: по достижении предельного возраста, по состоянию здоровья или в связи с переездом. Если сотрудник забронирован, фиксируют реквизиты удостоверения об отсрочке.

Поля категории годности, звания, состава и категории запаса лучше заполнять из предложенных программой списков, а не вручную — так данные корректно встанут в печатную форму и в отчёты.

Карточка формы № 10 вместо старой Т-2

С 2023 года личная карточка Т-2 для целей воинского учёта не применяется. Её заменила карточка гражданина, подлежащего воинскому учёту, по форме № 10. Она ведётся на каждого военнообязанного и призывника.

В 1С:ЗУП печатная форма № 10 формируется из карточки сотрудника или из подраздела воинского учёта: программа подставляет туда ФИО, паспортные данные, образование, должность, адрес и воинские реквизиты, которые вы внесли.

Порядок такой:

1. Заполните воинские данные в карточке сотрудника (раздел выше).
2. Проверьте общие кадровые поля: дату рождения, образование, семейное положение, адрес, должность и подразделение — всё это переносится в форму № 10.
3. Откройте печать карточки формы № 10 и сверьте с военным билетом.
4. Распечатайте и подшейте в картотеку либо храните в электронном виде, если в организации утверждён такой порядок.

Карточки раскладывают в картотеку по группам учёта: офицеры запаса, прапорщики/сержанты/солдаты запаса, призывники — и внутри каждой группы по алфавиту. В электронной картотеке 1С этот порядок обеспечивают отбор и сортировка списка.

Картотека и списки военнообязанных

В подразделе воинского учёта удобно видеть всех сотрудников, у которых заполнены воинские данные. Это и есть электронная картотека. По ней легко отобрать нужную группу — например, офицеров запаса или граждан, подлежащих призыву.

Из программы формируются основные списки и отчёты:

• Список граждан, пребывающих в запасе — по военнообязанным организации.
• Список граждан мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учёт — по юношам, которым учёт предстоит в следующем году.
• Служебная аналитика: кто состоит на учёте, у кого данные заполнены не полностью, кого сняли с учёта.

Списки ежегодно направляются в военкомат в установленные Положением о воинском учёте сроки (списки юношей для первоначальной постановки на учёт — к осени текущего года). Точные даты сверяйте по действующей редакции Положения — они периодически корректируются.

Ежегодно картотека сверяется с военкоматом: сведения в карточках должны совпадать с учётными данными комиссариата. Перед сверкой прогоните контроль заполнения (см. раздел о проверке ниже), чтобы не ехать в военкомат с пустыми полями.

Бумажная картотека раскладывается по группам учёта — отдельно офицеры запаса, отдельно прапорщики, сержанты и солдаты запаса, отдельно призывники — и внутри каждой группы по алфавиту. В 1С этот порядок воспроизводится отбором и группировкой списка: сначала отбираете нужную категорию, затем сортируете по фамилии. Так электронная картотека повторяет структуру бумажной, и при проверке данные легко сопоставить.

Если военнообязанных много, удобно вести учёт в разрезе подразделений: это ускоряет подготовку сведений при массовых приёмах и увольнениях.

Сведения в военкомат: что и в какой срок подавать

Организация обязана сообщать в военкомат об изменениях, которые касаются военнообязанных. Ключевое правило из Положения о воинском учёте — 5 дней на большинство сообщений.

В 1С:ЗУП соответствующие сведения формируются на основании кадровых документов — приёма, увольнения и кадровых переводов. Из подраздела воинского учёта вы выгружаете или печатаете сведения о принятых и уволенных военнообязанных и передаёте их в комиссариат.

Подтверждение о сдаче сведений (отметку, опись, квитанцию) храните вместе с картотекой — это доказательство, что организация исполнила обязанность в срок.

С запуском единого реестра воинского учёта часть сведений военкоматы получают в электронном виде, а гражданам доступен личный кабинет. Это не отменяет обязанность организации вести собственную картотеку и подавать сведения: порядок взаимодействия с реестром определяет ваш комиссариат.

За несвоевременную подачу или непредставление сведений в военкомат предусмотрена административная ответственность по КоАП РФ. Штрафы в последние годы заметно выросли, поэтому держать сроки подачи под контролем — прямой денежный интерес организации, а не формальность.

Проверка полноты данных и контроль ошибок

Главный риск воинского учёта в 1С — не ошибка программы, а незаполненные или устаревшие поля. Инспектор проверяет именно полноту и достоверность картотеки.

Перед сдачей сведений и перед годовой сверкой пройдитесь по короткому контролю:

Типичные ошибки, из-за которых картотека «не сходится»:

• 🔴 Сотрудника приняли, а воинские данные не внесли — он не попадёт ни в списки, ни в сведения. Проверяйте новичков с военным билетом сразу при оформлении.
• 🟠 Поле «военкомат» пустое или заполнено текстом вразнобой — тогда не собрать список по комиссариатам. Указывайте военкомат единообразно.
• 🟡 Уволили военнообязанного, но не подали сведения — нарушение срока. Увольнение и подготовку сведений держите в одной связке.
• 🔵 В карточке стоит старое звание или категория годности после переосвидетельствования — обновляйте данные по новому военному билету.

Частые вопросы