Ведомость на выплату зарплаты в 1С ЗУП и Бухгалтерии: от кнопки «Заполнить» до реестра в банк

Чтобы заполнить ведомость в 1С, откройте раздел Выплаты в ЗУП 3.1 или Зарплата и кадры в Бухгалтерии 3.0, создайте ведомость нужного типа (в кассу, в банк, на счета), укажите месяц и вид выплаты и нажмите Заполнить. Программа сама подтянет суммы к выплате из проведённых начислений, вычтет уже выплаченный аванс и посчитает НДФЛ.

Сложности начинаются, когда ведомость приходит пустой, сотрудник «выпадает» из списка или сумма не совпадает с расчётным листком. Всё это решается до выплаты, если знать, откуда ведомость берёт цифры.

Какую ведомость создать и где она находится

Тип ведомости определяется способом выплаты. Программа не даст положить в ведомость в банк сотрудника, у которого нет лицевого счёта в зарплатном проекте, поэтому сначала решите, как именно платите.

Где искать списки ведомостей:

Способ выплаты по умолчанию задаётся для организации, а у отдельного сотрудника его можно переопределить. Если один человек получает зарплату на карту, а все остальные по зарплатному проекту, это настраивается в карточке сотрудника, а не каждый месяц в ведомости.

Шапка ведомости: месяц, вид выплаты и дата

Перед нажатием Заполнить проверьте четыре поля в шапке. От них зависит, какие суммы попадут в табличную часть.

1. Организация — если в базе несколько юрлиц.
2. Месяц выплаты — месяц, за который платите, а не месяц, в котором платите. Зарплата за сентябрь, выплаченная 5 октября, оформляется ведомостью с месяцем «Сентябрь».
3. Вид выплаты — аванс, зарплата за месяц или межрасчётная выплата (отпускные, больничный, расчёт при увольнении).
4. Дата выплаты — плановый день перечисления. По этой дате программа определяет, когда удержан НДФЛ.

Для ведомости в банк дополнительно выбирается зарплатный проект, для ведомости в кассу — касса, для ведомости раздатчику — сам раздатчик. Если в организации несколько подразделений с разными сроками, можно отобрать ведомость по подразделению: так проще выплатить филиалу отдельно.

Аванс или зарплата: в чём разница при заполнении

• 🔹 Аванс считается по правилу из кадрового документа сотрудника: фиксированной суммой, процентом от тарифа или расчётом за первую половину месяца. Чтобы заполнить аванс «расчётом», сначала проведите документ расчёта первой половины месяца.
• 🔹 Зарплата за месяц — остаток к выплате после начисления зарплаты за весь месяц: начислено минус НДФЛ, минус удержания, минус выплаченный аванс.
• 🔹 Межрасчётная выплата — суммы по отдельным документам (отпуск, больничный, увольнение), которые платят до окончательного расчёта месяца.

Автоматическое заполнение суммами из расчётных листков

Кнопка Заполнить собирает долг организации перед каждым сотрудником на выбранный месяц. Это те же цифры, что в строке «К выплате» расчётного листка, за вычетом уже выплаченного.

Что должно быть сделано до заполнения:

1. Проведено начисление зарплаты за месяц (в ЗУП — документ начисления зарплаты и взносов, в Бухгалтерии — документ начисления зарплаты).
2. Проведены межрасчётные документы, если отпуск или больничный нужно заплатить отдельно.
3. Оформлены удержания: исполнительные листы, удержания по заявлению сотрудника.
4. Ранее выплаченные суммы (аванс) уже отражены проведёнными ведомостями.

После нажатия кнопки в табличной части появится список сотрудников с суммой к выплате и суммой НДФЛ. Внизу — итог по ведомости. Его удобно сразу сравнить с итогом свода начислений за месяц.

Межрасчётные выплаты по документу

Для отпускных и больничных удобнее заполнять ведомость не за весь месяц, а по конкретному документу. В ЗУП в документах «Отпуск», «Больничный лист», «Увольнение» есть поле способа выплаты: если выбрать выплату в межрасчётный период, ведомость создаётся прямо из документа начисления, и в неё попадает только этот сотрудник и эта сумма.

Ручная корректировка сумм и исключения из ведомости

Автозаполнение покрывает обычный месяц. Ручная работа нужна в трёх ситуациях.

Убрать сотрудника из ведомости. Выделите строку и удалите её. Долг перед сотрудником не исчезнет: он останется в учёте и попадёт в следующую ведомость с тем же месяцем. Так поступают, если человек попросил выдать деньги позже или его счёт заблокирован.

Изменить сумму. Двойной щелчок по строке открывает форму редактирования выплаты. В ней видно, из чего сложилась сумма: какие начисления закрываются и какой НДФЛ с них удерживается. При уменьшении суммы НДФЛ пересчитывается пропорционально.

Добавить сотрудника вручную. Кнопка подбора добавляет человека с его текущим долгом. Если долга нет, программа добавит строку с нулём — значит, начисление не проведено или уже выплачено.

Чего делать не нужно:

• ❌ вписывать «на глаз» сумму больше долга — возникнет переплата, которую потом придётся удерживать;
• ❌ править НДФЛ вручную, не меняя сумму выплаты, — разъедется учёт налога по датам;
• ❌ удалять проведённую ведомость за прошлый месяц, чтобы «перезаполнить», — это сдвинет долги и, в ЗУП, данные для 6-НДФЛ.

Перерасчёт после проведённой ведомости

Типичный случай: ведомость проведена, а потом пришёл больничный за прошлые дни или исправили табель. Начисление пересчитывается, долг меняется, а старая ведомость остаётся как есть. Разницу выплачивают новой ведомостью с тем же месяцем: кнопка Заполнить подтянет только доплату. Если вышла переплата, она уменьшит сумму к выплате в следующем месяце — с учётом ограничений на удержания из ст. 137 и 138 ТК РФ.

Проверка сумм и контроль удержаний перед выплатой

Пять минут сверки перед отправкой в банк избавляют от возвратов и доплат. Проверяйте в таком порядке.

1. Итог ведомости = сумма к выплате по своду. Сформируйте «Свод начисленной зарплаты» или «Полный свод начислений, удержаний и выплат» за месяц и сравните строку к выплате с итогом ведомости (для зарплаты — с учётом выплаченного аванса).
2. Выборочно расчётные листки. Возьмите 2-3 сотрудников с отпуском, больничным или исполнительным листом и сравните строку «К выплате» в расчётном листке с их строкой в ведомости.
3. НДФЛ. Сумма налога в ведомости должна соответствовать выплачиваемому доходу. С 2023 года НДФЛ удерживается при каждой выплате, включая аванс, если на дату выплаты начислен доход (п. 4 ст. 226 НК РФ).
4. Удержания по исполнительным листам. Убедитесь, что удержание посчитано и не превышает предела: в общем случае 20% или 50%, по алиментам на несовершеннолетних детей — до 70% (ст. 138 ТК РФ).
5. Нулевые и отрицательные строки. Ноль — повод разобраться, почему у сотрудника нет долга. Отрицательной суммы в ведомости быть не должно.

Печать ведомости и выгрузка реестра в банк

После проверки ведомость проводят. Дальше путь зависит от способа выплаты.

Ведомость в кассу

Из формы ведомости печатается платёжная ведомость по форме Т-53 (выдача наличных) или расчётно-платёжная Т-49 (начисление и выдача в одной форме). Сотрудники расписываются напротив своих сумм.

Срок выдачи наличных по ведомости — не более пяти рабочих дней, включая день получения денег в банке (Указание ЦБ № 3210-У). Невыданные суммы депонируют, а в конце срока по ведомости оформляют расходный кассовый ордер на фактически выданную сумму. В Бухгалтерии РКО создают с видом операции выплаты заработной платы по ведомостям и указывают в нём проведённую ведомость.

Ведомость в банк по зарплатному проекту

Для банка нужен не печатный документ, а файл реестра в формате зарплатного проекта. Его выгружают из ЗУП через рабочее место обмена с банками в разделе Выплаты или командой выгрузки из формы ведомости. Если подключён сервис прямого обмена с банком (DirectBank), реестр уходит в банк без ручной передачи файла.

После зачисления банк возвращает файл подтверждения. Его загружают обратно: сотрудники, которым деньги не зачислили (закрыт счёт, ошибка в реквизитах), отмечаются как незачисленные, и долг перед ними восстанавливается.

Ведомость на счета

Здесь банк получает обычные платёжные поручения на каждого сотрудника или одно поручение со списком. В Бухгалтерии платёжку создают на основании ведомости, а после выписки банка — списание с расчётного счёта с видом операции перечисления заработной платы со ссылкой на ведомость.

Почему ведомость заполняется неправильно

Большинство проблем с расчётными ведомостями связано не с самой ведомостью, а с тем, что было сделано (или не сделано) до неё. Выберите свой симптом.

Частые вопросы