Электронный больничный в 1С ЗУП и Бухгалтерии: от запроса до выплаты

Сотрудник принёс не бумажный бланк, а бумажку с номером из 12 цифр — это и есть электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН). Бумажные больничные не выдают с 2022 года, поэтому «запросить больничный лист в 1С» означает загрузить данные ЭЛН из системы СФР по его номеру и СНИЛС.

Делается это в документе Больничный лист: вводите номер ЭЛН, нажимаете запрос данных из СФР, программа подтягивает период, диагноз (кодом), стаж и причину нетрудоспособности. Дальше 1С сама считает пособие, а вы отправляете в фонд сведения для прямой выплаты. Ниже — как настроить обмен, запросить лист, обработать продление и провести первые три дня за счёт работодателя.

Что нужно подключить до первого запроса ЭЛН

Запрос данных из СФР работает только через защищённый канал. Нужны три вещи:

• 🔐 Квалифицированная электронная подпись (КЭП) организации — ею подписываются запросы и сведения.
• 📡 Подключённый сервис обмена — чаще всего «1С‑Отчётность». Через него идёт и отчётность, и социальный электронный документооборот (СЭДО) с фондом.
• 🧾 Заполненная карточка организации — регистрационный номер в СФР, реквизиты, код подчинённости.

Проверить подключение СЭДО удобно в разделе Отчётность, справки → рабочее место «1С‑Отчётность». Если обмен настроен, там появляется входящая корреспонденция от фонда: запросы сведений и уведомления о статусах ЭЛН приходят автоматически, без вашего участия.

Чтобы не проверять входящие вручную каждый день, настройте регулярное получение корреспонденции от фонда: в том же рабочем месте включается автоматический обмен по расписанию. Тогда запросы сведений и уведомления о статусах ЭЛН будут появляться в базе сами, а вам останется только их обрабатывать.

Как запросить электронный больничный по номеру ЭЛН

Сам листок хранится в базе СФР. Задача 1С — получить его по номеру и рассчитать выплату.

1. Откройте список больничных. В ЗУП это Зарплата → Больничные листы, в Бухгалтерии — Зарплата и кадры → Больничные листы.
2. Создайте документ, выберите сотрудника.
3. В поле номера ЭЛН введите 12 цифр с бланка-памятки работника.
4. Нажмите запрос данных из СФР (кнопка получения данных по ЭЛН в шапке документа).
5. Программа обратится к фонду и подставит период нетрудоспособности, причину (болезнь, травма, уход и т. д.), а при закрытом листке — дату выхода на работу.

После загрузки проверьте причину нетрудоспособности и период — именно от них зависит, кто и сколько платит. Если данные подтянулись, документ рассчитает пособие автоматически.

Запрашивайте ЭЛН только после того, как его закроет медорганизация. По открытому листку период ещё не определён, и расчёт будет неполным — придётся запрашивать повторно.

Пути к документу в двух основных конфигурациях:

Проактивная схема: ответ на запрос сведений от СФР

С 2022 года пособия назначаются проактивно. Это значит, что работодатель больше не формирует и не отправляет реестры по собственной инициативе — инициатором выступает фонд.

Схема такая:

1. Медорганизация открывает, продлевает и закрывает ЭЛН в своей системе.
2. СФР по факту закрытия листка присылает работодателю запрос недостающих сведений — он приходит во входящие рабочего места «1С‑Отчётность».
3. Работодатель на основании запроса формирует и отправляет сведения для назначения пособия: страховой стаж, районный коэффициент, способ выплаты работнику, данные о замене лет для среднего заработка.
4. Фонд считает свою часть и перечисляет пособие напрямую работнику.

Ответить на запрос нужно в течение трёх рабочих дней со дня его получения. Поэтому входящие из фонда стоит проверять не реже раза в день, а лучше настроить, чтобы 1С регулярно забирала корреспонденцию автоматически.

На основании запроса в 1С создаётся документ-ответ со сведениями. Часть полей программа заполняет из карточки сотрудника и настроек, остальное проверяете вручную: реквизиты для перечисления, стаж, замену расчётных лет по заявлению.

Отдельно проверьте способ выплаты работнику. Фонд перечисляет пособие одним из вариантов:

• 💳 на банковскую карту — только платёжной системы «Мир»;
• 🏦 на банковский счёт по реквизитам (не карта);
• 📮 почтовым переводом по адресу.

Эти данные сотрудник сообщает работодателю заранее (обычно при приёме на работу), а вы передаёте их в фонд в составе сведений. Если реквизиты устарели, выплата вернётся, и её придётся инициировать повторно — поэтому актуальность способа выплаты стоит проверять до отправки ответа.

Продление и закрытие листка нетрудоспособности

Один страховой случай может состоять из нескольких ЭЛН: первичный и продолжения. Логика работы с ними отличается.

Продолжение (продление). Если лечение затянулось, медорганизация закрывает первый листок и открывает ЭЛН‑продолжение с тем же страховым случаем. В 1С по каждому ЭЛН создаётся отдельный документ Больничный лист, но в продолжении указывается ссылка на первичный — так программа видит, что это один непрерывный период и правильно считает первые дни за счёт работодателя (они оплачиваются только по первичному листку).

Закрытие. Когда медорганизация закрывает ЭЛН окончательно, фонд присылает уведомление о закрытии. После этого вы запрашиваете финальные данные и проводите документ.

Аннулирование. Если листок выдан ошибочно и медорганизация его аннулировала, пришедшее уведомление показывает статус аннулирования. Проводить такой ЭЛН и платить по нему не нужно; уже проведённый документ — отменить (снять проведение).

Как рассчитывается пособие и что первые три дня платит работодатель

После загрузки данных ЭЛН пособие считается автоматически, но понимать расчёт полезно — чтобы отловить ошибку в стаже или заработке.

Кто за что платит. При болезни или травме самого работника первые три дня оплачивает работодатель из своих средств, с четвёртого дня и до закрытия — СФР напрямую работнику. При уходе за больным членом семьи, карантине и пособии по беременности и родам фонд платит с первого дня, работодатель не участвует.

Средний заработок. Берётся за два календарных года, предшествующих году наступления нетрудоспособности. В расчёт входят все выплаты, облагавшиеся взносами; заработок каждого года ограничен предельной базой по взносам.

Процент от стажа. Размер зависит от страхового стажа:

При стаже менее 6 месяцев пособие за полный месяц не превышает МРОТ.

Замена лет. Если в одном из двух расчётных лет сотрудница была в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком, по её заявлению эти годы можно заменить на более ранние — но только если это увеличит пособие. Заявление прикладывают к документу, а в сведениях для фонда указывают факт замены.

Пример расчёта. Стаж сотрудника — 9 лет (значит, 100%), заработок за два года — 1 400 000 ₽, средний дневной заработок — 1 400 000 ÷ 730 ≈ 1 917,81 ₽. Больничный на 10 календарных дней: 1 917,81 × 10 = 19 178,10 ₽. Из них первые три дня (1 917,81 × 3 ≈ 5 753,43 ₽) платит работодатель, оставшиеся семь дней (≈ 13 424,67 ₽) — фонд напрямую работнику. НДФЛ 13% удерживается с обеих частей.

Проводки по части работодателя (первые 3 дня). В бухгалтерском учёте начисление пособия за счёт работодателя относят на расходы:

Дт 20 (25, 26, 44) Кт 70 — пособие за первые три дня
Дт 70 Кт 68.01 — удержан НДФЛ с этой части

Часть, которую платит фонд, в учёте работодателя не отражается — её НДФЛ удерживает сам СФР. Страховыми взносами больничные не облагаются (ст. 422 НК РФ), а вот НДФЛ с пособия по временной нетрудоспособности удерживается. Исключение — пособие по беременности и родам: оно не облагается ни взносами, ни НДФЛ.

Статусы ЭЛН и что делать по каждому

Статус листка в системе СФР подсказывает, можно ли уже запрашивать данные и платить. Отслеживать его удобно по уведомлениям фонда.

Правовая основа и что проверить, чтобы запрос прошёл

Полностью электронный документооборот по больничным закреплён Федеральным законом № 255‑ФЗ и поправками, переводившими выплаты на проактивную модель (ФЗ № 126‑ФЗ). Правила, по которым фонд собирает сведения у работодателя, установлены Постановлением Правительства № 2010.

Чтобы запрос ЭЛН не падал с ошибкой, держите в порядке несколько вещей:

• 🧩 СНИЛС сотрудника в карточке должен совпадать с тем, что в системе фонда, — по нему идёт сверка.
• 🗓️ Актуальный релиз конфигурации — формы обмена с СФР меняются, и работают они только в поддерживаемых версиях ЗУП/Бухгалтерии.
• 🔑 Срок действия КЭП — просроченная подпись не даст подписать ни запрос, ни сведения.
• 🏢 Код подчинённости и рег. номер в карточке организации — они определяют отделение фонда-получателя.

Если запрос возвращается с отказом, текст ошибки обычно прямо указывает причину: не найден СНИЛС, не совпадает период, листок ещё открыт или аннулирован. Начинайте разбор именно с текста ответа фонда, а не с перепроверки всех настроек подряд — так вы сэкономите время.

Отдельно стоит помнить про сроки хранения и ответственности: за недостоверные сведения, из-за которых фонд переплатил пособие, работодатель возмещает разницу. Поэтому стаж, средний заработок и реквизиты выплаты лучше сверять до отправки, а не после.

Частые вопросы