Оформление больничного листа в 1С ЗУП 3.1: от загрузки ЭЛН до проводок

Больничный в 1С ЗУП 3.1 вводят документом «Больничный лист»: раздел Зарплата → журнал «Больничные листы» → Создать. В документе выбирают сотрудника, вписывают номер электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН) и нажимают запрос данных из СФР — программа подтянет даты, причину и диагноз-код, рассчитает стаж, средний заработок и сумму пособия. Остаётся проверить и провести.

Бумажных больничных давно нет: с 2022 года листок нетрудоспособности оформляется только электронно, а в регионах действуют прямые выплаты — первые три дня болезни платит работодатель, остальное работник получает напрямую от фонда. Поэтому «запросить больничный» на практике означает две вещи: загрузить ЭЛН по номеру и передать в фонд сведения для расчёта пособия. Разберём весь путь по порядку.

Что настроить до ввода первого больничного

Без обмена с фондом документ придётся заполнять вручную, а это теряет смысл электронного листка. Поэтому сначала проверьте три настройки.

1. Подключена 1С-Отчётность или настроен прямой обмен с СФР. Путь: Администрирование → Обмен электронными документами (или Настройка → Организации → закладка обмена, в зависимости от релиза). Нужен действующий сертификат электронной подписи организации.
2. Включён социальный электронный документооборот (СЭДО). Через него фонд присылает уведомления об открытии и закрытии ЭЛН, а вы отправляете сведения для пособия. Проверьте, что в настройках обмена с СФР стоит флаг получения входящих документов СЭДО.
3. В карточке сотрудника заполнен страховой стаж. Раздел Кадры → карточка сотрудника → ссылка «Трудовая деятельность» (или «Стаж»). Если стаж пуст, процент оплаты посчитается неверно.

До проведения первого больничного обязательно внесите стаж сотрудникам — иначе пособие уйдёт заниженным, а перерасчёт придётся делать отдельным документом.

Если ваш регион давно на прямых выплатах, дополнительно убедитесь, что в учётной политике по зарплате указан этот порядок выплаты пособий — тогда 1С сама разделит сумму на часть работодателя и часть фонда.

Как запросить ЭЛН по номеру и заполнить документ

Работник приносит не бумагу, а только номер листка — 12 цифр из СМС или личного кабинета на Госуслугах. Этого достаточно.

1. Откройте Зарплата → «Больничные листы» → Создать.
2. Выберите организацию и сотрудника.
3. В поле номера ЭЛН введите 12 цифр и нажмите команду запроса данных из фонда (в актуальных релизах — Получить данные ФСС).
4. Программа обратится к СФР и заполнит период освобождения от работы, причину нетрудоспособности и признак (первичный или продолжение).
5. Проверьте даты «с» и «по» — они должны совпадать с теми, что видит работник в своём кабинете.

После загрузки 1С сама подставит расчётный период и выведет сумму. Причина нетрудоспособности определяет, за чей счёт оплачивается пособие:

• 🤒 Заболевание или бытовая травма работника — первые 3 дня за счёт работодателя, с 4-го дня за счёт СФР.
• 👶 Уход за больным членом семьи (в том числе за ребёнком) — весь период за счёт фонда с первого дня.
• 🏭 Производственная травма или профзаболевание — весь период за счёт фонда, пособие 100% независимо от стажа.
• 🤰 Отпуск по беременности и родам — отдельный документ, НДФЛ не удерживается.

У электронного листка есть свой статус, и он решает, можно ли считать пособие. «Открыт» — лечение продолжается, для расчёта листок пока не готов. «Закрыт» — можно загружать и начислять. «Направление на МСЭ» означает, что работника направили на медико-социальную экспертизу, а «Аннулирован» — что листок отозван (например, открыт по ошибке), и оплачивать его не нужно.

Как 1С считает стаж и средний заработок

Два параметра определяют сумму: процент по стажу и средний дневной заработок. Оба 1С берёт сама, если данные внесены корректно.

Процент оплаты по страховому стажу фиксированный:

Отдельное правило — больничный по уходу за ребёнком до 8 лет: он оплачивается в размере 100% среднего заработка независимо от стажа и от того, лечится ребёнок в стационаре или дома. Программа применяет его автоматически по коду причины из ЭЛН.

Средний дневной заработок считается за расчётный период — два календарных года, предшествующих году начала болезни. Сумму заработка за эти годы 1С делит на 730 и сравнивает с двумя границами:

• снизу — заработок не ниже рассчитанного из МРОТ (для неполного дня — пропорционально ставке);
• сверху — не выше предельной величины базы по взносам за каждый год расчётного периода.

Обе границы — МРОТ и предельные базы — зашиты в программу и обновляются вместе с релизом, вручную их вводить не нужно. Если в расчётном периоде сотрудница была в декрете, годы можно заменить на более ранние по её заявлению — для этого в документе есть отдельная ссылка замены лет.

Проверить, из чего сложилась сумма, помогает кнопка Подробнее о расчёте среднего заработка (значок с расшифровкой справа от суммы): там видно заработок по годам, исключаемые дни и итоговый средний дневной.

Как передать сведения в фонд через СЭДО

При прямых выплатах расчёт в 1С — это ещё не выплата работнику. Свою часть (первые 3 дня) организация выдаёт вместе с зарплатой, а для оплаты за счёт фонда нужно отправить в СФР сведения.

Порядок с проактивными выплатами такой:

1. Фонд сам узнаёт о закрытии ЭЛН и через СЭДО присылает работодателю запрос-извещение. В 1С входящие документы СЭДО видны в журнале обмена с СФР.
2. В ответ вы формируете и отправляете документ со сведениями для назначения пособия (данные о стаже, заработке, реквизитах для выплаты).
3. Фонд рассчитывает и перечисляет свою часть работнику напрямую — на карту или счёт, указанные в сведениях.

Статусы документооборота отслеживают в том же журнале обмена: от «Отправлено» до «Принято фондом» или «Отклонено» с указанием причины. Если пришёл отказ, в протоколе будет текст ошибки — чаще всего это несовпадение реквизитов работника или данных ЭЛН.

Какие проводки формирует больничный

Через расходы работодателя проходит только часть за первые 3 дня — её и отражает бухучёт. Часть за счёт фонда при прямых выплатах у работодателя не начисляется: деньги идут напрямую от СФР работнику, в затраты организации не попадают.

Несколько важных моментов по налогам:

• Пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ — и часть работодателя, и часть фонда (с «фондовой» части налог удерживает сам СФР как налоговый агент).
• Пособие не облагается страховыми взносами.
• Пособие по беременности и родам и по уходу за ребёнком до 1,5 лет НДФЛ не облагается — это другие документы.

Сами проводки в ЗУП не хранятся: расчёты зарплаты и пособий переносятся в бухгалтерскую программу документом «Отражение зарплаты в бухучёте», а проводки формируются уже в 1С:Бухгалтерии после синхронизации. В ЗУП при этом задают способ отражения (счёт затрат) для подразделения или начисления.

Особые случаи: продолжение, увольнение, неполная ставка

Не каждый больничный укладывается в простую схему «один листок — три дня работодателя — остальное фонд». Разберём ситуации, где легко ошибиться.

Болезнь продолжается — несколько ЭЛН по одному случаю. Если лечение затянулось, врач закрывает первый листок и открывает следующий с признаком «продолжение». Каждый листок вводят отдельным документом «Больничный лист», указывая связь с предыдущим. За счёт работодателя оплачиваются только первые 3 дня первичного листка. По документам-продолжениям все дни идут за счёт фонда — повторно три дня работодателя не начисляются.

Больничный бывшему работнику. Если человек заболел в течение 30 календарных дней после увольнения, он вправе принести листок бывшему работодателю. Такой больничный оплачивается в размере 60% среднего заработка независимо от стажа и только по собственному заболеванию или травме — уход за родственником и уволенного не оплачивается. В документе 1С при этом сотрудник уже уволен, поэтому его выбирают из полного списка физлиц.

Неполная ставка и районный коэффициент. Когда пособие считается из МРОТ (маленький заработок или стаж меньше полугода), 1С пропорционально уменьшает минимум для неполной ставки и увеличивает его на районный коэффициент, если он задан для организации. Проверьте, что в настройках указан верный коэффициент региона, иначе минимальное пособие выйдет заниженным.

Нарушение режима. Если в ЭЛН стоит отметка о нарушении режима лечения, пособие с даты нарушения считается из МРОТ. Эта отметка приходит из фонда вместе с данными листка, и 1С применяет её автоматически — вручную менять сумму не нужно.

Частые ошибки при оформлении больничного

🔸 Весь больничный начислили за счёт работодателя. Признак — завышенная сумма расходов и отсутствие части СФР. Проверьте, что в учётной политике включены прямые выплаты, а причина нетрудоспособности в документе — именно заболевание работника (тогда за счёт работодателя только 3 дня).

🔸 Не заполнен стаж — процент 60% вместо фактического. Внесите стаж в карточку сотрудника и перепроведите документ или сделайте перерасчёт. На уже выплаченное пособие оформляется доначисление.

🔸 Уход за ребёнком посчитан по стажу. Если по уходу за ребёнком до 8 лет сумма вышла не из 100%, проверьте код причины, пришедший из ЭЛН, — возможно, выбран неверный вид больничного.

🔸 Данные ЭЛН не загружаются. Либо листок ещё открыт (не закрыт врачом), либо нет действующего сертификата и настроенного обмена с СФР. Сверьте статус ЭЛН и настройки 1С-Отчётности.

🔸 Расхождение дат с листком работника. Даты «с» и «по» в документе должны точно совпадать с ЭЛН. Если период правили вручную после загрузки — верните значения из фонда повторным запросом данных.

🔸 Отправили сведения в фонд с чужими реквизитами. Отказ СФР почти всегда связан с реквизитами выплаты или паспортными данными. Исправьте карточку сотрудника и отправьте сведения заново.

Частые вопросы