Как найти и выгрузить накладную ЕГАИС по ТТН

Накладную ЕГАИС в 1С не «запрашивают по номеру» напрямую у системы — её ищут в журнале входящих документов по номеру ТТН поставщика, а если документ туда не дошёл, запрашивают у ЕГАИС его повторную отправку по идентификатору. Это две разные операции, и путают их постоянно: ищут кнопку «найти накладную в ЕГАИС», которой нет, вместо того чтобы открыть список полученных ТТН и отфильтровать его.

Номер ТТН — это номер товарно-транспортной накладной от поставщика, он напечатан на бумажном документе. Внутри ЕГАИС у той же накладной есть ещё технический идентификатор (WBRegId, вида TTN-xxxxxxxxx) — именно он нужен для повторного запроса. Ниже — где лежат входящие накладные, как найти нужную по номеру, как разобрать её статусы и как получить копию в формате XML.

Инструкция общая для конфигураций с подсистемой ЕГАИС (1С:Розница, 1С:Управление торговлей, 1С:Бухгалтерия предприятия с включённым учётом алкоголя). Точные названия пунктов меню между версиями чуть отличаются — ориентируйтесь на раздел ЕГАИС.

Что проверить перед тем, как искать накладную

Накладные приходят в 1С не напрямую из ЕГАИС, а через УТМ — универсальный транспортный модуль. Это служба, которая крутится на вашем компьютере или сервере и обменивается с сервером ЕГАИС. Если УТМ не работает или 1С с ним не связана, новые ТТН просто не загрузятся, и искать будет нечего.

Откройте в браузере веб-интерфейс УТМ — обычно это http://localhost:8080 (если УТМ стоит на другом компьютере, вместо localhost подставьте его адрес). На главной странице должны отображаться реквизиты организации и свежая дата последнего опроса сервера. Если страница не открывается — служба остановлена или занят порт.

Последний пункт важен: если в списке стоит фильтр по дате за текущую неделю, а накладная месячной давности, вы её не увидите, хотя она загружена. Расширьте период, прежде чем делать вывод, что документа нет.

Где в 1С лежат входящие накладные ЕГАИС

Все полученные от поставщиков ТТН попадают в отдельный журнал входящих документов ЕГАИС. Откройте раздел ЕГАИС в левой панели (в 1С:Рознице и 1С:Управлении торговлей он так и называется). Внутри найдите список входящих товарно-транспортных накладных — в типовых конфигурациях это журнал с названием вроде «ТТН (входящие)» или «ТТН ЕГАИС».

Накладные в этом журнале — это не ваши приходные документы учёта, а именно данные, присланные ЕГАИС. На их основе вы потом создаёте поступление товаров в 1С. Поэтому одна строка журнала = одна накладная поставщика.

Что видно в списке по каждой строке:

• 📅 дата получения или дата документа поставщика;
• 🔢 номер ТТН — тот самый, что на бумаге;
• 🏢 отправитель — поставщик по данным ЕГАИС;
• 🚦 статус обработки накладной.

Как найти ТТН по номеру в журнале

Открыв список входящих накладных, не листайте его вручную — используйте поиск и фильтры.

1. Поставьте курсор в колонку Номер и начните вводить номер ТТН — список быстрого поиска отфильтрует строки прямо по мере набора. Это самый быстрый способ, когда номер под рукой.
2. Если быстрый поиск по колонке не срабатывает, воспользуйтесь общим поиском по списку (сочетание Ctrl+F в форме списка) и введите номер.
3. Для сложного отбора откройте настройку списка и добавьте отбор по полю «Номер» с условием «Содержит» — удобно, когда помните только часть номера.

Номера ТТН у разных поставщиков могут совпадать, поэтому, если нашлось несколько строк, уточните по дате и отправителю. Ориентируйтесь на связку «номер + поставщик + дата», а не на один номер — так вы точно не откроете чужую накладную с тем же номером.

Если точного совпадения нет, частые причины две: накладная ещё не загрузилась (сделайте ручной обмен с ЕГАИС) или она за пределами выбранного периода (расширьте даты). Что делать, когда документа нет совсем, — в разделе про проблемы ниже.

Статусы накладной и что они значат

Статус показывает, на каком этапе обработки находится накладная и что от вас требуется. Пока вы не подтвердили или не отклонили ТТН, поставщик не увидит результат, а у него в ЕГАИС продукция «висит» в пути.

Если статус долго не меняется с «ожидает ответа», это сигнал, что обмен с ЕГАИС буксует, — проверьте УТМ. Статус в журнале 1С всегда вторичен по отношению к состоянию в самой ЕГАИС: 1С лишь отображает то, что принёс последний обмен.

Как посмотреть содержимое накладной

Чтобы открыть накладную, дважды кликните по строке в журнале. Внутри документа — шапка (отправитель, получатель, номер и дата, идентификатор WBRegId) и табличная часть с позициями.

На что смотреть в табличной части:

• наименование и алкокод каждой позиции — 19-значный код продукции в ЕГАИС;
• количество в бутылках (для маркированной продукции) или в декалитрах (для немаркированной, например пива в кегах);
• справки А и Б — коды, подтверждающие легальность производства и оборота партии.

Сверьте количество и позиции с бумажной накладной и с фактически приехавшим товаром. Расхождение по количеству — повод оформить акт расхождений, а не молча подтвердить или отклонить всю ТТН. Частичное принятие как раз и решается актом.

Отдельно обратите внимание на формат накладной. ЕГАИС давно работает с помарочным учётом: по маркированной продукции (крепкий алкоголь, вино) в накладной передаются не только партии, но и конкретные марки — коды акцизных или федеральных специальных марок с каждой бутылки. В форме ТТН такие позиции разворачиваются до списка марок. При приёмке это значит, что при подтверждении логично сверить фактические марки на бутылках со сканера с тем, что в документе, иначе на остатках ЕГАИС повиснут «лишние» или «недостающие» марки.

Немаркированная продукция (например, пиво и пивные напитки) идёт без помарочного списка — только партиями в декалитрах. Поэтому у «пивной» ТТН содержимое выглядит проще, и акт расхождений по ней оформляется по объёму, а не по конкретным единицам.

Идентификатор WBRegId в шапке запомните или скопируйте: он понадобится, если накладную придётся запрашивать у ЕГАИС повторно.

Как выгрузить копию накладной в XML

ЕГАИС обменивается документами в формате XML, поэтому «копия накладной в XML» — это исходный файл, который прислал сервер. Получить его можно двумя путями.

Способ 1. Через веб-интерфейс УТМ. Откройте http://localhost:8080, перейдите в раздел полученных (входящих) документов. УТМ хранит все принятые XML и показывает их списком со ссылками. Найдите нужный документ по дате или идентификатору и сохраните XML ссылкой «скачать»/«сохранить». Это самый надёжный способ: вы получаете ровно тот файл, что пришёл от ЕГАИС, без изменений.

Способ 2. Из самой 1С. В ряде конфигураций в форме входящей ТТН или в её меню есть команда сохранения исходного XML (формулировки разнятся: «Сохранить XML», «Выгрузить документ ЕГАИС»). Если такой команды в вашей версии нет, пользуйтесь способом через УТМ — результат тот же.

Что лежит внутри такого XML: шапка с отправителем и получателем, их идентификаторы ЕГАИС (ФСРАР ID), номер и дата накладной, её WBRegId и построчный состав с алкокодами, количеством и справками А/Б. Это полная машиночитаемая копия документа — её принимают в учётных системах и запрашивают при разборе спорных ситуаций с поставщиком. Открывать файл для просмотра удобнее в браузере, а не в блокноте: структура тегов читается нагляднее.

Если нужной накладной нет ни в журнале 1С, ни среди документов УТМ, значит, сервер её вам (ещё) не присылал — переходите к повторному запросу.

Что делать, если накладная не нашлась

Когда поиск по номеру ничего не дал и ручной обмен не помог, накладную запрашивают у ЕГАИС повторно. Для этого и нужен идентификатор WBRegId (его сообщает поставщик или он виден в его личном кабинете ЕГАИС).

Где взять WBRegId, если его нет под рукой: попросите поставщика — он видит идентификатор в своём личном кабинете ЕГАИС или в своей учётной системе в карточке отправленной ТТН. По одному лишь бумажному номеру сервер документ не найдёт.

В журнале входящих ТТН найдите команду запроса повторной отправки документа — в типовых конфигурациях это кнопка вида «Запросить повторную отправку ТТН» или «Запрос документа ЕГАИС». Укажите идентификатор накладной и выполните обмен. Если запрос ушёл корректно, при следующем обмене накладная появится в журнале со статусом «Получена». Повторный запрос можно отправлять не каждую минуту — дайте серверу время ответить между обменами.

Запрос повторной отправки не создаёт новую накладную в ЕГАИС — он лишь просит сервер прислать вам уже существующий документ ещё раз. Поэтому работает он только для ТТН, которые поставщик действительно отправил на ваш идентификатор ЕГАИС.

Частые вопросы