Регистрация входящих и исходящих документов в 1С: номер, журнал, контроль

Чтобы зарегистрировать документ в 1С:Документообороте, создайте карточку входящего, исходящего или внутреннего документа, заполните вид документа и корреспондента, запишите карточку и нажмите команду Зарегистрировать рядом с полем регистрационного номера. Программа возьмёт номер из нумератора, который привязан к виду документа, и поставит дату регистрации. С этого момента документ попадает в журнал регистрации и может уйти на рассмотрение и исполнение.

Типичная ситуация: секретарь получает от налоговой требование, сканирует его и передаёт бухгалтеру «на словах». Через неделю никто не помнит, когда оно пришло и кто отвечает. Регистрация в 1С решает ровно эту задачу: у документа появляется номер, дата поступления, ответственный и срок. Если же вы работаете в 1С:Бухгалтерии и под «регистрацией» понимаете ввод счёта-фактуры поставщика, этот случай разобран отдельным разделом ниже.

Где в 1С ведут регистрацию и какие бывают документы

Полноценный журнал входящей и исходящей корреспонденции есть в 1С:Документообороте (ДО) и в конфигурациях, куда встроена его библиотека, например в КОРП-решениях на базе ДО. В типовых БП 3.0, ЗУП 3.1 и УТ 11 журнала корреспонденции нет: там «регистрация» означает запись учётного документа с автоматическим номером.

В Документообороте документы делятся на три группы.

Внутри каждой группы есть виды документов: «Письмо», «Претензия», «Приказ по основной деятельности» и так далее. Именно вид определяет главное:

• 🔢 какой нумератор выдаёт номер;
• 🗂 в какое дело по номенклатуре документ ляжет по умолчанию;
• ⏱ нужен ли контроль исполнения и какой срок предлагать;
• 🔒 какой гриф доступа ставится автоматически.

Пошаговая регистрация входящего документа в 1С

Порядок одинаков для бумажного письма и для документа, пришедшего по электронной почте.

Шаг 1. Создайте карточку

Откройте список входящих документов и нажмите Создать. Если письмо пришло на почту, удобнее создать карточку прямо из письма во встроенной почте ДО: файлы вложения подтянутся сами.

Шаг 2. Заполните реквизиты

Минимальный набор полей, без которого регистрация не имеет смысла:

1. Вид документа — от него зависит номер. Заполняйте первым.
2. Заголовок — коротко о сути: «Требование о представлении пояснений по НДС за 2 квартал».
3. Отправитель (корреспондент) — организация из справочника корреспондентов. Если её нет, создайте прямо из поля.
4. Исходящий номер и дата отправителя — переписывайте с бланка точно. По ним потом ищут ответ и проверяют дубли.
5. Адресат — сотрудник или подразделение, кому адресовано письмо.
6. Способ доставки — почта, курьер, электронная почта, ЭДО.
7. Дело — если вид документа не подставил его сам.

Количество листов и приложений заполняйте, если у вас бумажный архив: при передаче в дело это поле проверяют.

Шаг 3. Приложите файл

Отсканируйте документ и добавьте файл в карточку. Сканировать можно прямо из карточки, если на рабочем месте настроен сканер. Без файла рассматривающий видит только заголовок, а для решения ему почти всегда нужен текст.

Шаг 4. Присвойте регистрационный номер

Запишите карточку и нажмите Зарегистрировать у поля регистрационного номера. Программа:

• возьмёт следующий номер из нумератора;
• поставит дату регистрации, по умолчанию сегодняшнюю;
• сменит состояние документа на «Зарегистрирован».

Номер ставьте в день поступления. Если письмо пришло в пятницу вечером, а регистрируете в понедельник, исправьте дату регистрации на пятничную: срок ответа считается от неё.

Шаг 5. Отправьте на рассмотрение

Из карточки запустите процесс рассмотрения руководителем. Он пишет резолюцию: кому исполнить и к какому сроку. По резолюции создаётся процесс исполнения, и документ встаёт на контроль.

Как настроить автоматическую нумерацию документов

Номер выдаёт нумератор — отдельный справочник в настройках ДО. Один нумератор может обслуживать несколько видов документов: например, все входящие письма идут в общий поток «Вх-1, Вх-2…».

Из чего складывается номер

Формат номера собирают из частей в квадратных скобках: порядковый номер, год, код подразделения, индекс дела по номенклатуре, произвольный текст. Пара рабочих схем:

Периодичность и независимость

Две настройки, которые чаще всего забывают:

• Периодичность — когда счётчик начинается заново: никогда, каждый год, квартал, месяц. Для корреспонденции обычно выбирают «по годам», и 1 января нумерация стартует с единицы.
• Независимая нумерация — отдельный счётчик для каждой организации, подразделения или вида документа. Если в базе несколько юрлиц, без неё у ООО «Альфа» и ООО «Бета» будет общий поток номеров.

Автоматически или вручную

В карточке вида документа задают, когда документ получает номер: при нажатии Зарегистрировать или сразу при первой записи. Для входящих удобна регистрация по кнопке: карточку можно подготовить заранее, а номер дать после проверки. Для внутренних служебных записок проще присваивать номер автоматически при записи.

Ручной ввод номера оставляйте только тем видам, где номер приходит извне. Например, договоры, которые нумерует контрагент.

Регистрация исходящей корреспонденции

Исходящий документ проходит больше этапов, чем входящий, потому что его сначала готовят.

1. Проект. Исполнитель создаёт карточку исходящего документа, выбирает вид, получателя, при необходимости связывает с входящим, на который отвечает. Связь ставьте обязательно: тогда по входящему видно, что ответ ушёл.
2. Согласование. Проект уходит по маршруту согласования: юрист, главбух, руководитель подразделения. Замечания возвращаются исполнителю.
3. Подписание. Руководитель утверждает документ, бумажный экземпляр подписывают.
4. Регистрация. Канцелярия присваивает исходящий номер командой Зарегистрировать. До этого момента номер не нужен: проект может переделываться несколько раз.
5. Отправка. В карточке отмечают способ и дату отправки. Для писем по почте указывают трек-номер или номер реестра.

Регистрируйте исходящий документ только после подписания. Если номер выдан на проект, а письмо потом переписали, в журнале окажется номер, под которым ничего не отправлено.

Для ответа на входящее письмо удобнее создавать исходящий документ прямо из карточки входящего. Корреспондент и связь заполнятся сами, а входящее можно сразу снять с контроля после отправки ответа.

Регистрация документа поставщика в 1С:Бухгалтерии 3.0

Если вы бухгалтер в БП 3.0 и ищете, как зарегистрировать полученный документ, речь почти всегда о первичке и счёте-фактуре поставщика.

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) и создайте документ нужного вида: товары, услуги, УПД.
2. В шапке заполните номер и дату документа поставщика. Их переписывают с бумаги — это не наш внутренний номер.
3. Проведите документ.
4. Внизу формы найдите строку счёта-фактуры, введите его номер и дату и нажмите Зарегистрировать. Программа создаст документ «Счёт-фактура полученный» и свяжет его с поступлением.

Счёт-фактура попадает в журнал учёта полученных счетов-фактур и в книгу покупок после формирования записей книги покупок. Если поставщик прислал УПД со статусом 1, отдельный счёт-фактура не нужен: в шапке поступления выбирают УПД, и регистрация происходит из той же формы.

Собственный номер документа в БП присваивается автоматически при записи. Чтобы номера разных организаций в одной базе отличались, задайте префикс в карточке организации: Главное → Организации → нужная организация. Префикс встанет в начало номера всех новых документов этой организации.

Контроль исполнения и состояния документа

После регистрации документ проходит цепочку состояний. По ним канцелярия видит, где он застрял. Основные из них:

• 📝 Проект — карточка создана, номера нет;
• ✅ Зарегистрирован — номер выдан;
• 👀 На рассмотрении — ждёт резолюции руководителя;
• ⚙️ На исполнении — назначены исполнители и срок;
• 🏁 Исполнен — ответ отправлен или поручение выполнено.

Состояние меняется само, когда завершается соответствующий процесс. Вручную его правят редко, обычно при переносе старых документов.

Как поставить документ на контроль

Срок появляется из резолюции. Если руководитель написал «Подготовить ответ до 15.10», исполнителю приходит задача с этим сроком, а документ попадает в список контролируемых. Контролёром назначают секретаря или помощника руководителя: он видит все задачи по документу и напоминает исполнителю.

Удобный ежедневный ритуал канцелярии:

1. Утром открыть список документов на контроле с отбором «срок — сегодня и просрочено».
2. По каждому просроченному — проверить задачу исполнителя: возможно, ответ уже готов, но процесс не закрыт.
3. Если нужен перенос срока, исполнитель запрашивает его через задачу, а не устно. Тогда в истории документа остаётся след.

Типовые ошибки при регистрации и как их исправить

Большинство проблем связано с нумератором или с правами.

Ещё две ситуации, которые не видны сразу, но всплывают при проверке архива:

• 🧾 Документ зарегистрирован не по тому виду. Письмо оформили как «Претензию», и оно получило номер из чужого нумератора. Смените вид и номер вручную, если права позволяют, иначе отмените регистрацию и зарегистрируйте заново.
• 📎 Нет файла в карточке. Номер есть, а скана нет. Через год такой документ не найти. Сделайте поле файла обязательным для регистрации входящих, если ваша версия ДО это позволяет.

Частые вопросы