Подрядчик-физлицо в ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0: от карточки до РСВ

В ЗУП 3.1 договор ГПХ регистрируют документом «Договор (работы, услуги)» в разделе Зарплата → Договоры (все). Исполнителя заводят в справочник сотрудников без приёма на работу, а оплату начисляют по акту или помесячно. НДФЛ удерживается с кодом дохода 2010, взносы начисляются по единому тарифу, а заключение и окончание договора попадают в ЕФС-1.

В Бухгалтерии 3.0 отдельного документа для договора гражданско-правового характера нет. Там вознаграждение проводят как начисление с особым видом дохода и закрывают через расчёты с прочими физлицами. Обе схемы дают одинаковый результат в отчётах, разница только в том, где хранится договор.

Что подготовить до регистрации договора ГПХ

Сначала решите, с кем вы на самом деле заключаете договор. От этого зависит, какая программа и какой учёт нужны.

Что собрать у исполнителя-физлица:

• 📄 паспортные данные и адрес регистрации;
• 🔢 СНИЛС — без него не уйдут ЕФС-1 и персонифицированные сведения;
• 🧾 ИНН — желателен для отчётов, хотя не всегда обязателен;
• 🏦 реквизиты счёта, если платите безналом.

Отдельно решите вопрос о взносах на травматизм. По закону № 125-ФЗ их платят с вознаграждения по ГПХ только тогда, когда это прямо прописано в самом договоре. Нет условия — нет взносов.

Когда ГПХ лучше не оформлять

Договор подряда описывает результат, договор услуг — конкретную услугу. Если в тексте есть оклад, график работы, должность и подчинение правилам распорядка, это признаки трудовых отношений. Проверяющие могут переквалифицировать такой договор в трудовой и доначислить взносы, отпускные и компенсации.

Тревожные признаки:

• 🚩 одинаковая сумма каждый месяц «за выполнение обязанностей»;
• 🚩 работа на рабочем месте с подчинением руководителю отдела;
• 🚩 договор продлевается год за годом без нового предмета;
• 🚩 бывший сотрудник уволился и сразу перешёл на подряд с теми же задачами.

Карточка исполнителя и настройка ЗУП 3.1 для ГПХ

Включить учёт договоров

По умолчанию договоры ГПХ в ЗУП могут быть скрыты. Откройте Настройка → Расчет зарплаты и перейдите по ссылке настройки состава начислений и удержаний. На вкладке с прочими начислениями включите флажок, отвечающий за договоры гражданско-правового характера.

После этого в разделе Зарплата появится список Договоры (все), а в справочнике начислений — начисление для оплаты по договору.

Завести исполнителя

1. Откройте Кадры → Сотрудники и нажмите Создать.
2. Заполните ФИО, дату рождения, СНИЛС, ИНН, паспорт.
3. Сохраните карточку. Документ «Прием на работу» не создавайте — иначе человек окажется в штате.

Программа создаст и физическое лицо, и сотрудника. Сотрудник без приёма — нормальное состояние для подрядчика: в кадровых отчётах он не появится, а в расчётных будет.

Как оформить договор ГПХ в 1С ЗУП 3.1

Создание документа

Откройте Зарплата → Договоры (все), нажмите Создать и выберите «Договор (работы, услуги)». Для авторских вознаграждений есть отдельный «Договор авторского заказа», у него другой код дохода и свои вычеты.

Заполните поля:

1. Организация и сотрудник — исполнитель из карточки выше.
2. Номер и дата договора по бумажному экземпляру.
3. Период — дата начала и окончания работ. Эти даты уйдут в ЕФС-1.
4. Сумма вознаграждения.
5. Порядок оплаты — единовременно в конце, частями по актам или помесячно.
6. Взносы на травматизм — отметьте флажок, только если условие есть в тексте договора.
7. Способ отражения в бухучёте — счёт затрат (20, 26, 44), куда пойдёт вознаграждение.

Проведите документ. Начислений он пока не создаёт: это регистрация условий.

Какой порядок оплаты выбрать

Начисление и выплата вознаграждения по договору

По акту

Когда работа принята, создайте «Акт приемки выполненных работ». Удобнее всего — из формы договора, тогда исполнитель, договор и сумма подставятся сами.

В акте укажите дату и сумму к оплате. Документ рассчитает НДФЛ. Страховые взносы досчитает документ «Начисление зарплаты и взносов» в конце месяца — он подхватывает все выплаты физлицам за месяц, включая подряды.

Помесячно

Если в договоре выбран помесячный порядок, отдельные акты не нужны. Сумма за месяц попадёт в «Начисление зарплаты и взносов» вместе с зарплатой штатных сотрудников. Проверьте, что исполнитель появился в табличной части: если его нет, чаще всего период договора не охватывает расчётный месяц.

Пример расчёта

Договор на разработку сайта, 50 000 руб., оплата единовременно по акту. Травматизм в договоре не предусмотрен, льготных тарифов у организации нет.

• НДФЛ: 50 000 × 13% = 6 500 руб.
• К выплате: 50 000 − 6 500 = 43 500 руб.
• Взносы по единому тарифу: 50 000 × 30% = 15 000 руб. (до достижения предельной базы).
• Травматизм: 0.

Если у организации статус МСП, взносы будут меньше: пониженный тариф применяется к части выплаты сверх порога, привязанного к МРОТ. ЗУП посчитает это сам, если тариф выбран в учётной политике.

Выплата денег подрядчику

Деньги по ГПХ выплачивают обычной ведомостью:

• Выплаты → Ведомости в банк — на карту по зарплатному проекту;
• Выплаты → Ведомости перечислений на счета — на счёт в любом банке;
• Выплаты → Ведомости в кассу — наличными.

В поле «Выплачивать» выберите вариант для договоров, а не «Зарплата за месяц». Тогда ведомость заполнится суммами по актам и договорам, а не основной зарплатой. Нажмите Заполнить и проверьте сумму: 43 500 руб. из примера, а не 50 000.

Дата выплаты — это дата фактического получения дохода для НДФЛ. Удержанный налог перечисляется в составе ЕНП, а уведомление об исчисленных суммах формируется в ЗУП или БП по данным удержаний.

НДФЛ и страховые взносы по ГПХ

НДФЛ

Вознаграждение за работы и услуги идёт с кодом дохода 2010. Ставка — по прогрессивной шкале: 13% до 2,4 млн руб. дохода за год, дальше 15% и выше. Доход по ГПХ складывается с зарплатой, если человек ещё и в штате.

Подрядчик может заявить профессиональный вычет по ст. 221 НК РФ — в сумме подтверждённых расходов на выполнение работы. Для этого нужно его письменное заявление и документы о расходах. В ЗУП вычет вносят в документе начисления по договору.

Стандартные вычеты на детей по доходу из ГПХ тоже предоставляются — по заявлению, на общих основаниях.

Взносы

С 2023 года исполнители по ГПХ застрахованы не только в пенсионной и медицинской системе, но и на случай временной нетрудоспособности. Отдельного тарифа нет: вознаграждение облагается по единому тарифу вместе с зарплатой.

В ЗУП вид дохода для взносов подставляется из начисления по договору. Менять его вручную не нужно.

Травматизм начисляется, только если в договоре стоит флажок. Платится он в СФР (до 2023 года — ФСС) отдельно от ЕНП.

Учёт ГПХ в Бухгалтерии 3.0

Если зарплата ведётся прямо в БП 3.0, договор в программе не регистрируется как документ. Учёт выглядит так:

1. Заведите исполнителя в Зарплата и кадры → Сотрудники без приёма на работу.
2. В Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Начисления создайте начисление «Вознаграждение по договору ГПХ»: код дохода НДФЛ 2010, вид дохода для взносов — вознаграждение по гражданско-правовому договору, счёт затрат.
3. Начислите сумму документом «Начисление зарплаты» с этим видом начисления.
4. Выплатите ведомостью или списанием с расчётного счёта с видом операции для выплаты по ведомости.

Проводки по примеру на 50 000 руб.:

Если зарплату ведёт ЗУП, в БП ничего вручную не начисляют: проводки приходят документом «Отражение зарплаты в бухучете» по способу отражения, указанному в договоре.

Отчётность: ЕФС-1, РСВ, 6-НДФЛ

По каждому договору ГПХ сдаётся несколько отчётов. Все они заполняются из данных 1С, если договор и акты введены правильно.

В ЗУП 3.1 отчёты находятся в разделе Отчетность, справки. Для ЕФС-1 даты договора подтягиваются из документа «Договор (работы, услуги)». Поэтому даты начала и окончания в нём должны совпадать с бумажным экземпляром.

Типовые ошибки при регистрации ГПХ

Частые вопросы