Новый поставщик или покупатель в базе: карточка контрагента от ИНН до договора

Чтобы зарегистрировать контрагента в 1С Бухгалтерии 3.0, откройте Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты, нажмите Создать, введите ИНН и нажмите Заполнить. Программа подтянет из ЕГРЮЛ или ЕГРИП наименование, КПП, ОГРН и юридический адрес. Останется добавить банковский счёт, договор и записать карточку.

Автозаполнение работает при подключённой интернет-поддержке и сервисе 1С:Контрагент. Без него те же поля вносят вручную, а реквизиты сверяют с выпиской из реестра ФНС. Пустой банковский счёт или договор в карточке всплывёт позже: на платёжке, счёте-фактуре или акте сверки.

Перед созданием: проверьте, нет ли контрагента в базе

Дубли — главная беда справочника. Один и тот же поставщик под двумя карточками означает раздвоенные расчёты по счёту 60, неверный акт сверки и «висящие» авансы.

Поэтому сначала поиск, потом создание:

1. Откройте список Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты.
2. В строке поиска введите ИНН, а не название. Название могут записать как «Ромашка ООО», «ООО Ромашка» или «Ромашка», а ИНН один.
3. Если ведёте справочник с группами, включите просмотр списком, а не деревом: так поиск идёт по всем папкам сразу.
4. Найдена карточка с пометкой на удаление? Снимите пометку и работайте с ней, а не создавайте новую.

Для разовой чистки уже накопившихся дублей есть обработка Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Поиск и удаление дублей. Она находит похожие карточки и переносит ссылки на оставленную.

Что собрать до начала

• 📄 ИНН — обязательно. Для ООО это 10 цифр, для ИП и физлица 12.
• 🏢 КПП — у организаций 9 цифр. Если работаете с филиалом, нужен КПП именно филиала.
• 🏦 БИК банка и номер расчётного счёта из 20 цифр.
• 📍 Фактический адрес и адрес доставки, если они отличаются от юридического.
• 📞 Телефон, e-mail бухгалтерии и ФИО контактного лица.
• 📑 Номер и дата договора.

Обычно всё это есть в карточке предприятия, которую присылает партнёр, или в счёте на оплату.

Создание карточки контрагента в 1С: три способа

Из справочника

Основной путь. В списке контрагентов нажмите Создать. Откроется пустая карточка. Если у вас есть папки вроде «Поставщики» и «Покупатели», сначала встаньте в нужную папку: новая карточка попадёт туда.

Прямо из документа

Оформляете поступление или счёт, а поставщика ещё нет? Не закрывайте документ. В поле «Контрагент» откройте выбор, в форме списка нажмите Создать и заполните карточку. После записи контрагент сразу подставится в документ.

Удобный приём: в поле «Контрагент» можно набрать ИНН. Если карточки с таким ИНН нет, программа предложит создать нового контрагента и заполнит его реквизиты по реестру, когда подключена интернет-поддержка.

Автоматически при загрузке данных

Карточки создаются и без ручного ввода:

• при загрузке банковской выписки, если в платеже встретился ИНН, которого нет в справочнике;
• при приёме входящих документов через 1С-ЭДО, когда отправитель ещё не заведён.

Такие карточки заполнены по минимуму. Раз в неделю отфильтруйте список по дате создания и допишите в новых карточках договор и банковский счёт.

Основные реквизиты: вид, ИНН, КПП, наименование

Первое поле карточки — «Вид контрагента». От него зависит, какие реквизиты программа покажет и потребует.

Порядок заполнения

1. Выберите вид контрагента.
2. Проверьте поле «Страна регистрации». Для российских компаний там Россия. Для иностранного партнёра укажите его страну: тогда российские ИНН и КПП не обязательны.
3. Введите ИНН. Программа проверяет контрольное число: если ошиблись в цифре, поле подсветится и появится предупреждение.
4. Нажмите Заполнить рядом с ИНН. Подтянутся краткое и полное наименование, КПП, ОГРН, юридический адрес, а для ИП — ФИО.
5. Проверьте «Наименование». Это короткое имя для списков и выбора в документах, его можно сократить до удобного: «Ромашка ООО».
6. «Полное наименование» не трогайте, если оно пришло из реестра. Оно попадает в печатные формы: счета-фактуры, УПД, акты.

Где путаются с КПП

КПП у организации меняется, когда она переезжает в другую налоговую. В карточке текущий КПП один, но старые счета-фактуры должны сохранить прежний. В БП 3.0 для этого есть история изменения КПП и наименования: ссылка «История» рядом с полем. Запишите новый КПП с датой, с которой он действует, и программа подставит верный КПП в документы каждого периода.

Если у партнёра несколько филиалов, а отгружаете вы разным, заведите каждый филиал отдельной карточкой с видом «Обособленное подразделение». ИНН у них совпадёт, а КПП будет свой.

Банковский счёт и платёжные реквизиты

Без банковского счёта не получится сделать платёжное поручение: поле «Счёт получателя» останется пустым.

1. В карточке контрагента перейдите по ссылке «Банковские счета» на панели навигации сверху.
2. Нажмите Создать.
3. Введите БИК. Банк, его корреспондентский счёт и город заполнятся из классификатора банков.
4. Введите номер расчётного счёта, 20 цифр. Программа проверит ключ счёта по БИК и предупредит, если цифра неверная.
5. Проверьте валюту. Для рублёвого счёта это российский рубль, код 643.
6. Запишите счёт и сделайте его основным командой Использовать как основной.

Основной счёт подставляется в платёжки автоматически. Если у поставщика их несколько, остальные выбирают в документе вручную.

Если БИК не находится

Классификатор банков в базе устарел. Обновите его через интернет -поддержку: при подключённом сервисе программа делает это сама. Новые и переименованные банки появятся после обновления. Вводить банк вручную стоит только в крайнем случае: в ручную запись не придёт информация о ликвидации или смене БИК.

Адреса, контакты и договор

Адреса и телефоны

Раздел «Адреса и телефоны» в карточке разделён на поля:

• 🏛 юридический адрес — заполняется по ИНН из реестра;
• 🏬 фактический адрес — если отличается, снимите флажок совпадения с юридическим и укажите его;
• 📮 почтовый адрес — для отправки оригиналов;
• 📞 телефон и 📧 e-mail.

E-mail нужен не для красоты. С него программа отправляет счета и акты прямо из документа командой отправки по почте, и адрес подставляется сам.

Ответственных людей заносите в «Контактные лица»: ФИО, должность, телефон. Пригодится, когда через полгода надо будет срочно запросить акт сверки, а менеджер, который вёл сделку, уже уволился.

Договор

Договор в 1С — это не только документ, это аналитика расчётов. По нему разбиваются счета 60 и 62, считается долг, формируется акт сверки.

1. В карточке перейдите по ссылке «Договоры».
2. Нажмите Создать.
3. Выберите вид договора: «С поставщиком», «С покупателем», «Прочее», а для посредничества — договоры с комиссионером или комитентом.
4. Укажите номер и дату. Наименование программа соберёт из них сама.
5. Проверьте организацию, если в базе их несколько: договор привязан к одной организации.
6. Для валютного контракта выберите валюту и порядок расчётов — в валюте или в условных единицах.
7. Запишите договор и сделайте его основным.

Вид договора задаёт, в каких документах его можно выбрать. Договор «С поставщиком» не появится в реализации, и наоборот. Если с партнёром вы и покупаете, и продаёте, нужно два договора.

Автозаполнение и проверка контрагента по ИНН

Ручной ввод реквизитов — источник ошибок в КПП и наименовании. Сервисы 1С снимают эту работу.

1С:Контрагент

Это сервис заполнения реквизитов по ИНН или названию из ЕГРЮЛ и ЕГРИП. Он входит в договор ИТС уровня ПРОФ и в ряд отдельных тарифов. Подключение: Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы, вход по логину и паролю портала 1С. После подключения кнопка Заполнить в карточке начинает работать, а данные о смене адреса или КПП программа может обновлять в уже созданных карточках.

Проверка по базе ФНС

Отдельная функция проверяет, числится ли контрагент в реестре на текущую дату. Включается в том же разделе Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы, флажок проверки контрагентов.

После включения:

• 🔴 в карточке и в документах появится предупреждение, если организация ликвидирована, ИП прекратил деятельность или КПП не соответствует ИНН;
• 🧾 в книге покупок и продаж подсветятся записи по недействующим контрагентам.

Проверка особенно полезна перед принятием НДС к вычету. Налоговая требует проявлять осмотрительность при выборе партнёра (ст. 54.1 НК РФ), и счёт-фактура от ликвидированной фирмы — прямой повод для отказа в вычете.

1СПАРК Риски и внешние сервисы

Проверка ФНС отвечает на вопрос «существует ли фирма». Сервис 1СПАРК Риски идёт дальше: индекс должной осмотрительности, арбитражные дела, массовый адрес, признаки однодневки. Индикатор риска выводится прямо в карточке контрагента. Сервис платный, подключается отдельно.

Внешние сервисы проверки, вроде СПУТНИКа, работают по той же схеме: вводите ИНН, получаете сведения реестров и судебных баз. В саму 1С они данные не пишут, поэтому реквизиты в карточку всё равно заносите через Заполнить или вручную.

Где чаще всего ошибаются при регистрации контрагента

Частые вопросы о регистрации контрагентов