Договор с контрагентом в 1С 8.3: от карточки до контроля расчётов

Чтобы зарегистрировать контракт в 1С Бухгалтерии 3.0, откройте карточку контрагента, перейдите по ссылке «Договоры» и нажмите «Создать». Заполните вид договора, номер, дату, организацию и валюту, затем запишите. Второй путь к тому же списку — Справочники → Покупки и продажи → Договоры.

Типичная ситуация: менеджер подписал с покупателем контракт на поставку с отсрочкой 30 дней, а бухгалтер провёл первую реализацию по «Основному договору». Через квартал акт сверки по контракту не сходится, просрочку никто не видит. Всё это решается за десять минут, если договор заведён в 1С до первого документа.

Что подготовить до ввода договора

В Бухгалтерии 3.0 учёт расчётов по договорам включён всегда. У счетов 60, 62, 76 есть субконто «Договоры», и каждый документ расчётов привязан к конкретному договору. Отдельно функциональность включать не нужно.

В Управлении торговлей 11 иначе: договоры по умолчанию выключены, расчёты ведутся по заказам или накладным. Включите их в настройках:

До ввода соберите из бумажного контракта:

• 📄 номер и дату подписания — ровно как в документе;
• 🏢 какая из ваших организаций подписала (если в базе их несколько);
• 💱 валюту расчётов и условие о пересчёте по курсу;
• 📅 срок действия и срок оплаты в днях;
• 🏷️ для госзаказа — идентификатор государственного контракта (ИГК).

Какой вид договора выбрать в 1С

Вид договора — главное поле. От него зависит, в каких документах договор можно выбрать. Договор «С поставщиком» не появится в списке выбора в реализации, а «С покупателем» — в поступлении.

Основные виды в Бухгалтерии 3.0:

• 🛒 С поставщиком — вы покупаете товары, работы, услуги. Расчёты на счёте 60.
• 💰 С покупателем — вы продаёте. Расчёты на счёте 62.
• 🤝 С комиссионером (агентом) на продажу и С комитентом (принципалом) на продажу — посреднические схемы при продаже.
• 📦 С комиссионером (агентом) на закупку и С комитентом (принципалом) на закупку — посредники при покупке.
• 🏦 С факторинговой компанией — уступка требования.
• 📋 Прочее — займы, аренда без отдельного вида, претензии, всё, что не подходит выше. Расчёты обычно на 76.

Вид договора после проведения документов по нему лучше не менять: программа перестанет подставлять его в документы того же типа, а уже проведённые документы окажутся привязаны к договору «не того» вида.

Пошаговая регистрация контракта в 1С Бухгалтерии 3.0

Шаг 1. Откройте список договоров контрагента

Зайдите в Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты, откройте нужного контрагента. В верхней части карточки нажмите ссылку «Договоры». Откроется список договоров только этого контрагента — новый создаётся сразу с ним.

Можно и из документа: в поле «Договор» нажмите кнопку выбора, в открывшемся списке — «Создать». Вид договора тогда подставится по типу документа.

Шаг 2. Заполните шапку

1. Вид договора — по таблице выше.
2. Организация — та, что подписала контракт.
3. Номер и от — номер и дата с бумаги.
4. Наименование — программа соберёт его из номера и даты. Его можно поправить, например дописать «поставка ПНР» — так договор проще найти в списке.
5. Валюта — рубли или валюта контракта.
6. Срок действия — дата окончания, если она есть в контракте.

Шаг 3. Укажите валюту и условные единицы

Для валютного контракта выберите валюту расчётов. Если цена в долларах или евро, а платят в рублях по курсу на дату оплаты, включите флаг оплаты в условных единицах. Тогда расчёты пойдут на субсчета для у.е., а курсовые разницы программа посчитает сама.

Шаг 4. Сохраните и прикрепите скан

Нажмите «Записать и закрыть». Затем откройте договор снова и прикрепите подписанный скан через кнопку со скрепкой — присоединённые файлы. При проверке или споре подлинник ищут именно там.

Шаг 5. Сделайте договор основным

Если по контрагенту идёт один основной контракт, укажите его в карточке контрагента в поле основного договора. Тогда новый документ сразу подставит его, и «Основной договор» по умолчанию перестанет случайно попадать в проводки.

Что меняется в УТ 11

В УТ 11 договор создаётся из карточки партнёра или контрагента через ссылку «Договоры». Отличия от БП:

• 🔖 у договора есть статус: «Не согласован», «Действует», «Закрыт». Выбрать в документе можно только действующий договор;
• 📊 задаётся порядок расчётов — по договору целиком, по заказам или по накладным;
• 🗓️ на отдельной вкладке задают график оплаты — этапы с процентами и сроками.

После обмена с БП договоры из УТ переходят в бухгалтерию, поэтому ведите их в одной базе, а вторую получайте обменом. Ручное создание «двойника» договора в БП — частая причина задвоения сальдо.

Условия оплаты и счета взаиморасчётов по договору

Срок оплаты

В Бухгалтерии 3.0 общие сроки задаются в Администрирование → Параметры учёта: отдельно срок оплаты покупателей и срок оплаты поставщикам в днях. В договоре можно задать собственный срок — он важнее общего.

Пример: общий срок оплаты покупателей 10 дней, по контракту с ООО «Альфа» — 30 дней. Реализация от 1 марта по этому договору станет просроченной только с 1 апреля, а не с 11 марта.

Счета учёта расчётов

По умолчанию поставщики сидят на 60.01/60.02, покупатели — на 62.01/62.02, прочие — на 76. Если по контракту нужен другой счёт, настройте его в регистре: Справочники → Покупки и продажи → Счета учёта расчётов с контрагентами.

Запись можно сделать на уровне всей организации, вида договора, конкретного контрагента или конкретного договора. Более узкая настройка перекрывает общую.

Какие проводки дадут документы по договору

Сам договор проводок не делает: это справочник. Проводки появляются у документов, где договор указан как субконто:

• 📥 поступление товаров: Дт 41.01 Кт 60.01, НДС Дт 19.03 Кт 60.01;
• 📤 реализация: Дт 62.01 Кт 90.01.1;
• 💸 аванс поставщику: Дт 60.02 Кт 51, при поступлении — зачёт Дт 60.01 Кт 60.02;
• 💵 аванс от покупателя: Дт 51 Кт 62.02, при отгрузке — зачёт Дт 62.02 Кт 62.01.

Зачёт аванса программа делает только внутри одного договора. Если аванс пришёл по договору № 15, а отгрузку оформили по договору № 16, на 62.02 останется висеть сумма, а на 62.01 — долг.

Госконтракт: ИГК в договоре и документах

Для контрактов по 44-ФЗ с казначейским сопровождением и для гособоронзаказа по 275-ФЗ нужен идентификатор государственного контракта. В договоре Бухгалтерии 3.0 для него есть отдельное поле.

Когда ИГК заполнен в договоре:

1. Он подставляется в платёжные поручения по этому договору.
2. Он попадает в строку счёта-фактуры для идентификатора государственного контракта.

Не вписывайте ИГК в «Основной договор» контрагента. Если по тому же заказчику идут и обычные поставки, ИГК окажется в счетах-фактурах, к госконтракту не относящихся.

Для гособоронзаказа банк проводит платежи по отдельному счёту. Выбирайте этот счёт в каждой платёжке по контракту и проверяйте перед отправкой в банк: деньги по контракту должны идти только через него.

Контроль исполнения и отчёты по договорам

Сам по себе справочник договоров ничего не контролирует. Исполнение видно по отчётам, и все они фильтруются по договору.

Как проверить контракт за две минуты:

1. Откройте «Анализ субконто», выберите вид субконто «Договоры» и нужный договор.
2. Задайте период с даты подписания по сегодня.
3. Остаток по 62.01 — долг покупателя, по 62.02 — непогашенный аванс. Одновременно ненулевые оба остатка — признак, что зачёт не прошёл.

Ошибки при вводе контрактов и как их исправить

Ещё одна частая беда — десяток «Основных договоров» у одного контрагента. Так бывает после загрузки из банка или из другой базы.

Как навести порядок:

1. Найдите документы по «лишнему» договору через отчёт «Анализ субконто» или «Карточку счёта» с отбором по этому договору.
2. Перевыберите в них правильный договор и перепроведите.
3. Лишний договор пометьте на удаление.

Частые вопросы