Корпоратив, обучение, работа в выходной: как провести событие через табель и расходы

Отдельного документа «Мероприятие» в типовых 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 3.0 нет. Зарегистрировать мероприятие в 1С — значит отразить два следствия события: время сотрудников (в ЗУП, через табель и документы отсутствий) и деньги (в Бухгалтерии, через поступление услуг и статью затрат). Если корпоратив прошёл в рабочее время и никто не терял оплату, в ЗУП не нужно делать ничего: это обычная явка.

Документ понадобится, когда мероприятие меняет рабочий день: сотрудники отпущены с сохранением оплаты, вышли в выходной, уехали на конференцию или учёбу. Ниже — пошаговая инструкция для каждого из этих случаев, настройка видов времени и проверка результата.

Какое у вас мероприятие: выбираем документ и программу

Начните с вопроса: что событие меняет в учёте. От ответа зависит и документ, и программа.

Мероприятие после работы, на которое сотрудники идут добровольно, — не рабочее время. В табеле его не отражают.

Планирование мероприятий: что есть в 1С и чего нет

Людей часто сбивает с толку слово «Планировщик». В платформе 1С:Предприятие 8.3 это элемент формы для разработчика: он рисует расписание с интервалами, как в календаре. В типовых БП 3.0 и ЗУП 3.1 нет общего корпоративного календаря мероприятий, куда кадровик ставит праздник и зовёт участников.

Где такой календарь есть:

• 📌 1С:Документооборот — отдельный объект «Мероприятие»: программа, участники, протокол.
• 📌 1С:УНФ — документ «Событие» для встреч и звонков с клиентами.
• 📌 1С:ERP, КА, УТ 11 — взаимодействия: «Встреча», «Запланированное взаимодействие».

Если у вас только Бухгалтерия и ЗУП, есть два пути:

1. Планировать событие вне 1С (почта, корпоративный календарь), а в 1С фиксировать только последствия: время и расходы.
2. Заказать программисту расширение конфигурации с формой на элементе «Планировщик». Оно не меняет типовую конфигурацию и не мешает обновлениям.

Регистрация оплачиваемого мероприятия в табеле ЗУП 3.1

Все документы учёта времени ЗУП 3.1 вводятся из раздела Зарплата. Каждый ставит в табель свой вид времени и, если нужно, начисление.

Сотрудников отпустили на мероприятие с оплатой

Пример: в честь юбилея компании офис 15-го числа не работает, день оплачивается по среднему.

1. Откройте Зарплата и создайте документ «Отсутствие с сохранением оплаты».
2. Укажите организацию и месяц начисления.
3. В поле вида отсутствия выберите начисление, заведённое под такие события (настройка — в следующем разделе).
4. Заполните сотрудников. Для всего отдела удобнее подбор по подразделению.
5. Укажите период: с 15-го по 15-е.
6. Нажмите «Рассчитать», проверьте суммы и проведите документ.

После проведения день в табеле получит выбранный вид времени вместо «Я». Сумма войдёт в «Начисление зарплаты и взносов» за этот месяц.

Документ проводят до расчёта зарплаты за месяц. Если зарплата уже начислена, после проведения отсутствия её нужно пересчитать.

Мероприятие в выходной день

Пример: тимбилдинг в субботу, участие обязательно по приказу. Это работа в выходной. Привлекать к ней можно с письменного согласия сотрудника (ст. 113 ТК РФ). Оплата — не менее чем в двойном размере или в одинарном плюс день отдыха (ст. 153 ТК РФ).

1. В разделе Зарплата создайте документ «Работа в выходные и праздничные дни».
2. Укажите дату выхода — субботу.
3. Добавьте сотрудников и время работы в часах.
4. Выберите способ компенсации: повышенная оплата или отгул.
5. Проведите документ.

При повышенной оплате начисление попадёт в расчёт зарплаты, в табеле день отметится как работа в выходной («РВ»). При выборе отгула программа учтёт право на день отдыха. Сам день отдыха потом оформляют документом «Отгул».

Конференция, выставка или обучение вне офиса

Поездка в другой город на мероприятие по заданию работодателя — командировка. Сотруднику сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ).

1. В разделе Зарплата создайте документ «Командировка».
2. Укажите сотрудника, период и порядок оплаты.
3. Рассчитайте и проведите документ.

В табеле дни получат код «К».

Обучение с отрывом от работы в своём городе — не командировка. Средний заработок за эти дни тоже сохраняется (ст. 187 ТК РФ). Оформляйте его «Отсутствием с сохранением оплаты» с видом времени «ПК» — повышение квалификации с отрывом от работы.

Настройка видов времени и начислений под мероприятия

Перед первым документом проверьте настройки. Иначе нужного вида отсутствия просто не будет в списке.

Включаем учёт отсутствий с оплатой

1. Откройте Настройка → Расчет зарплаты.
2. Перейдите по ссылке «Настройка состава начислений и удержаний».
3. На вкладке учёта отсутствий включите флажок прочих отсутствий с сохранением оплаты.
4. Сохраните настройку.

После этого в разделе Зарплата станет доступен документ «Отсутствие с сохранением оплаты».

Заводим начисление под тип мероприятия

Для каждого типа события удобно иметь своё начисление. Тогда в табеле и отчётах видно, за что именно сохранена оплата.

1. Откройте справочник «Начисления» через Настройка.
2. Создайте новое начисление, например «Оплата дня корпоративного мероприятия».
3. Назначение — оплата отсутствия по среднему заработку.
4. Вид времени — невыход с сохранением оплаты. Для обучения — «ПК».
5. Проверьте учёт для НДФЛ и взносов: оплата по среднему облагается как обычная зарплата.

Когда проще поменять график

Если мероприятие сдвигает рабочие часы всей группы (например, день сокращён до 4 часов), используйте документ «Индивидуальный график» в ЗУП. Он задаёт фактические часы на конкретные даты. Начислений он не создаёт: оплата пойдёт за меньшие часы, если это не компенсировать отдельно.

Как отразить расходы на мероприятие в 1С:Бухгалтерии 3.0

В Бухгалтерии мероприятие регистрируют через затраты. Счёт и налоговый учёт зависят от цели события.

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Создайте документ с видом операции «Услуги (акт, УПД)».
3. Укажите контрагента: ресторан, площадку, организатора.
4. В табличной части выберите услугу и счёт затрат по таблице ниже.
5. Выберите статью затрат с нужным видом расхода для налогового учёта.
6. Проведите документ.

Для корпоратива в статье прочих расходов на 91.02 отметьте, что она не принимается к налоговому учёту. Для представительских выберите в статье затрат вид расхода «Представительские расходы»: норматив программа проверит при закрытии месяца.

Если зарплату ведёте в Бухгалтерии

В БП 3.0 учёт времени упрощённый: документов «Отсутствие с сохранением оплаты» и «Работа в выходные» там нет. Доплату за выход в выходной заведите отдельным видом начисления в справочнике «Начисления» (настройки зарплаты в разделе Зарплата и кадры). Затем добавьте её в документ «Начисление зарплаты» вручную. Если таких событий много, учёт времени удобнее перенести в ЗУП.

Рассылка сведений и внешние календари

Синхронизации с Outlook или Google Календарём в типовых БП 3.0 и ЗУП 3.1 нет. Что реально можно сделать штатно:

• 📧 Рассылка отчётов. В Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Рассылки отчетов настройте отправку отчёта по расписанию на почту руководителям. Например, табель по подразделению после мероприятия.
• 📄 Печатная форма приказа. Многие документы ЗУП печатают приказ. Его подписывают и рассылают участникам.
• 🧩 Расширение. Выгрузку событий в формат календаря делает программист через расширение. В типовой конфигурации этого нет.

Для отправки сначала заведите учётную запись электронной почты в администрировании программы. Без неё рассылка не уйдёт.

Проверка: кто был на мероприятии и что попало в табель

После проведения документов сверьте результат до расчёта зарплаты.

1. Создайте или перезаполните документ «Табель» в разделе Зарплата за месяц события.
2. Найдите дату мероприятия. Проверьте коды: «РВ», «К», «ПК» или ваш вид невыхода вместо «Я».
3. Сформируйте отчёт «Табель учета рабочего времени (Т-13)» по подразделению.
4. Откройте расчётный листок одного-двух участников и проверьте новые строки начислений.

Отдельного отчёта «посещаемость мероприятий» в БП и ЗУП нет. Если нужна статистика участия по годам, удобнее заводить отдельное начисление на каждый тип события: тогда список участников собирается отчётом по начислениям с отбором по этому виду.

Частые ошибки при регистрации мероприятий

• ❌ Отсутствие проведено после начисления зарплаты. Сумма не попала в расчёт. Перерассчитайте «Начисление зарплаты и взносов» за этот месяц.
• ❌ Выход в субботу оформлен «Табелем» вручную. Код «РВ» стоит, а двойной оплаты нет. Правильный путь — документ «Работа в выходные и праздничные дни».
• ❌ Корпоратив на 26 или 44 счёте. Расход уменьшил налог на прибыль без оснований. Перенесите на 91.02 со статьёй, которая не принимается к налоговому учёту.
• ❌ Обучение в своём городе оформлено командировкой. Это искажает отчётность по командировкам. Используйте отсутствие с видом времени «ПК».
• ❌ Документ на выходной без согласия. В программе всё проведено, но при проверке трудинспекции нарушение ст. 113 ТК РФ. Согласие оформляют до выхода.

Частые вопросы