Входящая и исходящая корреспонденция в 1С: от конверта до регистрационного номера

Чтобы зарегистрировать письмо в 1С, его заводят как документ: входящее — в списке Документы → Входящие, исходящее — в Документы → Исходящие программы 1С:Документооборот. Заполняете карточку, прикладываете файл и нажимаете «Зарегистрировать» — программа присвоит регистрационный номер и дату по нумератору вида документа.

Частое заблуждение — считать, что письмо «зарегистрировано», раз оно лежит во встроенной почте 1С. Нет: почтовое сообщение — это просто сообщение. Регистрацией оно становится только тогда, когда на его основе создан входящий или исходящий документ с номером в журнале.

Что настроить до первой регистрации

Регистрировать письма «с колёс» можно, но через месяц в журнале будет каша из номеров и видов. Полчаса настройки в начале экономят переделку сотен карточек.

📌 Что проверить перед стартом:

• 📂 Виды документов. Для входящих и исходящих нужны свои виды: «Письмо», «Запрос», «Претензия», «Уведомление». От вида зависят нумератор, обязательные поля и маршрут обработки.
• 🔢 Нумерация. Каждому виду назначают нумератор с форматом номера. Типичный формат — порядковый номер с префиксом: Вх-0125, Исх-0348. Решите заранее, сбрасывать ли счётчик с нового года.
• ✍️ Ручная регистрация. Если номера ставит канцелярия по бумажному журналу, в виде документа разрешают ввод номера вручную. Иначе программа будет выдавать свой номер и он разойдётся с журналом.
• 🏢 Корреспонденты. Справочник контрагентов (корреспондентов) лучше наполнить заранее или загрузить. Одна организация под тремя написаниями — главная причина бесполезного поиска.
• 📧 Учётная запись почты. Если письма приходят на e-mail, подключите ящик во встроенной почте: адрес, сервер входящей почты (IMAP или POP3), сервер исходящей (SMTP), логин и пароль.

Подключение почтового ящика и первая загрузка

1. Откройте настройки учётных записей почты в разделе администрирования (в Документообороте — раздел настройки почты).
2. Создайте учётную запись, укажите адрес и пароль. Для популярных почтовых сервисов программа часто подставляет серверы сама.
3. Нажмите проверку настроек. Если проверка не проходит, у почтовых сервисов обычно нужен отдельный пароль для внешних приложений, а не основной пароль ящика.
4. Выполните первое получение писем. При большом ящике оно идёт долго: ограничьте загрузку свежими письмами, а архив оставьте в почтовом сервисе.

Регистрация входящего письма: пошагово

Порядок одинаков для бумажного письма и электронного. Разница только в том, откуда берётся файл.

Шаг 1. Создайте карточку

• Бумажное письмо: Документы → Входящие → «Создать», выберите вид документа.
• Письмо из почты: откройте сообщение во встроенной почте и создайте входящий документ на его основании. Отправитель, тема и вложения перейдут в карточку автоматически.

Шаг 2. Заполните реквизиты отправителя

Эти поля нужны, чтобы письмо потом нашлось и на него можно было ответить:

Исходящий номер отправителя и ваш регистрационный номер — разные реквизиты. Путать их нельзя: по первому вас найдёт отправитель, по второму — ваш архив.

Шаг 3. Приложите файлы

Скан бумажного письма или вложение из e-mail добавьте на вкладку файлов. Если письмо пришло с приложениями (акт, счёт, договор), прикладывайте их к той же карточке, а не создавайте отдельные.

Шаг 4. Зарегистрируйте

Нажмите «Зарегистрировать». Программа присвоит номер по нумератору и поставит дату регистрации. После этого номер появится в журнале входящих.

Шаг 5. Передайте на рассмотрение

Зарегистрированное письмо отправляют руководителю на рассмотрение или сразу исполнителю — через процесс (рассмотрение, исполнение, ознакомление). Срок исполнения ставится в задаче. Резолюция руководителя фиксируется в карточке, и на бумаге её дублировать не нужно.

Исходящее письмо: оформление, подписание, отправка

Исходящее письмо проходит путь длиннее: проект → согласование → подписание → регистрация → отправка. Регистрируют его после подписания, иначе номер займёт черновик, который могут переделать или отозвать.

1. В Документы → Исходящие нажмите «Создать», выберите вид.
2. Заполните заголовок, адресатов (одного или нескольких), подписанта и исполнителя.
3. Приложите проект письма. Удобно держать шаблоны: бланк с реквизитами организации, в который подставляется текст.
4. Если в организации принято согласование, запустите его. Замечания согласующих сохраняются в истории.
5. После подписания нажмите «Зарегистрировать». Номер и дату впишите в бланк — или используйте шаблон, где они подставляются автоматически.
6. Отправьте письмо и отметьте способ и дату отправки в карточке.

Сравнение способов отправки

Вложения и форматы файлов

Файлы — основная часть карточки. Небрежность здесь всплывает через год, когда нужно найти скан к проверке.

📎 Практические правила:

• 🗂 Формат для сканов — PDF. Один многостраничный файл на письмо удобнее, чем пачка JPG по странице.
• 📐 Разрешение 200–300 dpi для текста достаточно. 600 dpi раздувают файл в 4–9 раз без выигрыша в читаемости.
• 📝 Редактируемые проекты (DOCX, ODT) храните в исходящих до подписания. Подписанную версию сохраняйте рядом в PDF.
• 🏷 Имена файлов давайте осмысленные: Исх-0348_Вектор_сверка.pdf, а не scan0001.pdf.
• 🔐 Подписанные ЭП файлы прикладывайте вместе с файлом подписи (обычно .sig), иначе подлинность потом не проверить.

Размер и хранение

В Документообороте файлы хранятся либо в самой базе, либо в томах на диске. При активной переписке база растёт быстро, поэтому администраторы обычно включают хранение в томах и ограничивают максимальный размер файла в настройках работы с файлами.

Если вложение не загружается, первое, что проверяют, — не превышен ли этот лимит.

Уведомления о доставке (DEL) и автоматическая разборка почты

Когда письмо уходит по e-mail, сервер может вернуть служебное уведомление о доставке. Его часто называют DEL-уведомлением или DSN (Delivery Status Notification). Такие сообщения приходят от адресов вроде MAILER-DAEMON или postmaster.

Типичные темы уведомлений:

• Delivery Status Notification (Failure) — письмо не доставлено;
• Undelivered Mail Returned to Sender — сервер получателя отклонил письмо;
• Delivery Status Notification (Delay) — доставка задерживается, сервер повторит попытку.

Что с ними делать

Регистрировать служебные уведомления как входящие документы не нужно — это не корреспонденция. Но и удалять не глядя нельзя: отказ в доставке означает, что исходящее письмо адресат не получил.

1. Откройте уведомление и найдите в тексте причину: несуществующий адрес, переполненный ящик, блокировка как спама.
2. Найдите исходящий документ, к которому относится отказ.
3. Отметьте в карточке, что доставка по e-mail не состоялась, и отправьте другим способом.
4. Исправьте адрес в карточке корреспондента, чтобы ошибка не повторилась.

Автоматизация

Встроенная почта 1С умеет раскладывать входящие письма по папкам по правилам: по отправителю, теме, словам в тексте. Полезные правила для канцелярии:

• 📥 письма от MAILER-DAEMON и postmaster — в папку «Служебные уведомления»;
• 📥 письма с темой, содержащей «Требование» или «Запрос», — в папку «На регистрацию»;
• 📥 рассылки и уведомления сервисов — в отдельную папку, чтобы не мешали.

Так ответственный за регистрацию разбирает одну папку, а не весь ящик. Отказы в доставке видны отдельно, и их проверяют раз в день.

Для исходящих включайте запрос уведомления о доставке или о прочтении, если письмо важное. Учтите: почтовая программа получателя может отказаться отправлять уведомление о прочтении, поэтому его отсутствие ничего не доказывает.

Если у вас не Документооборот

Журнал входящих и исходящих с регистрационными номерами — это функция 1С:Документооборота. В других конфигурациях регистрация писем устроена иначе.

В УТ 11 и ERP письмо привязывают к контрагенту, сделке или заказу. Номера в журнале там нет, но вся переписка по клиенту видна в одном месте.

В Бухгалтерии через 1С-Отчётность отправляют неформализованные письма в налоговую и получают требования. Входящее требование из ФНС там уже имеет свой номер, присваивать ему отдельный регистрационный номер в 1С не нужно. Если требования нужно учитывать в общем журнале организации, их регистрируют в Документообороте.

Ошибки при регистрации писем и как их исправить

Ещё одна частая ошибка — регистрировать каждое приложение к письму отдельной карточкой. Через полгода уже никто не скажет, какой акт пришёл с каким сопроводительным. Одно письмо — одна карточка, все приложения внутри.

Частые вопросы