Служебная записка в 1С:Документооборот: от черновика до исполнения

Служебная записка живёт в 1С:Документооборот как внутренний документ. Чтобы её зарегистрировать, нужно завести документ нужного вида, присвоить регистрационный номер через нумератор и запустить процесс обработки — рассмотрение, согласование, исполнение. Отдельного документа «Служебная записка» в типовых учётных конфигурациях (Бухгалтерия, ЗУП, УТ) нет: служебными записками занимается именно 1С:Документооборот (ДО).

Пути ниже даны для редакции ДО 3.0; в редакции 2.1 набор действий тот же, но разделы и формы названы чуть иначе — ключевые отличия отмечаю по ходу. Разберём весь путь: от настройки вида документа и прав доступа до списания зарегистрированной записки в дело.

Что настроить до первой записки

Регистрация опирается на три заранее подготовленных элемента: вид документа, правило нумерации и права доступа . Без них записку либо не получится создать, либо она останется без номера.

Вид документа. Откройте НСИ и администрирование → Виды документов (в 2.1 — Нормативно-справочная информация → Виды документов). Создайте или возьмите готовый вид с признаком «Внутренний» и назовите его, например, «Служебная записка». В карточке вида включите то, что превращает документ в регистрируемый:

• 📌 признак, что документ учитывается по номенклатуре дел — иначе некуда списывать в архив;
• 🔢 нумератор — задаёт формат регистрационного номера;
• 🔁 шаблон процесса обработки — чтобы маршрут стартовал автоматически при создании;
• 📂 доступные грифы доступа, если часть записок конфиденциальна.

Нумерация. Нумератор задаётся в карточке вида документа или отдельно в списке нумераторов. В формате номера обычно собирают префикс вида, разделитель и порядковый номер, а периодичность (сквозная, ежегодная) определяет, когда счётчик обнуляется. Для служебных записок чаще берут ежегодную нумерацию.

Номенклатура дел. Регистрируемый документ обязан лечь в какое-то дело. Заведите на текущий год статьи номенклатуры дел (раздел учёта/делопроизводства), куда будут списываться служебные записки, — например, «Служебные записки по основной деятельности». У статьи задаётся срок хранения. Если действующих статей на год нет, регистрация остановится с ошибкой.

Права доступа. За то, кто вообще увидит и создаст записку, отвечают политики доступа по видам документов и рабочие группы. Проверьте, что сотрудникам выдана роль на работу с внутренними документами, а на сам вид «Служебная записка» настроен доступ нужным подразделениям. Разграничение по грифам (например, «Для служебного пользования») добавляется поверх этого, причём без права на нужный гриф сотрудник не увидит даже факт существования записки.

Где искать перечисленные настройки в разных редакциях:

Названия разделов в вашей базе могут слегка отличаться от редакции к редакции — ориентируйтесь на пункты «Виды документов», «Внутренние документы» и «Номенклатура дел», они есть в обеих редакциях.

Создаём служебную записку

Когда вид настроен, сам ввод занимает минуту.

1. Перейдите в раздел Документы и откройте список внутренних документов (в 2.1 — Документы и файлы → Внутренние документы).
2. Нажмите Создать и выберите вид «Служебная записка». Если видов много, начните набирать название в окне выбора — список отфильтруется.
3. В карточке заполните заголовок (поле наименования) — это краткая суть: «О выделении средств на закупку», «О переносе отпуска» и т. п.
4. Укажите подразделение-автора и ответственного. Дату документа система ставит текущую; при необходимости её можно скорректировать до регистрации.
5. Выберите статью номенклатуры дел — ту, что завели на подготовительном шаге. Часто она подставляется из вида документа автоматически.

Если на этапе создания 1С просит заполнить гриф доступа — значит, вид документа настроен как конфиденциальный. Поставьте нужный гриф, иначе записка не сохранится и уж тем более не зарегистрируется.

На этом этапе у записки ещё нет регистрационного номера — она в состоянии черновика (в ДО — «Проект» / «Не зарегистрирован»). Номер появится отдельным действием, см. раздел о регистрации.

Содержательная часть и вложения

Текст записки в ДО хранится двумя способами, и выбрать стоит заранее — переносить потом неудобно.

Вариант с присоединённым файлом. Основной текст готовите в документе Word или по шаблону и прикладываете к карточке. На закладке с файлами нажмите Добавить (или просто перетащите файл в область вложений). Так удобно, когда записка идёт по готовому бланку организации с реквизитами по ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Вариант с текстом в карточке. Короткую записку можно набрать прямо в поле содержания/текста документа, без отдельного файла. Этого достаточно для простых обращений внутри отдела.

Независимо от варианта, в самом тексте записки стоит соблюдать привычные реквизиты делового документа: кому адресована, от кого, заголовок к тексту, изложение сути, дата и подпись. Требования к оформлению организационно-распорядительных документов описаны в ГОСТ Р 7.0.97-2016 — на него удобно опереться, когда делаете единый бланк записки для всей организации.

Приложения к записке (расчёты, копии договоров, таблицы) добавляются так же, как основной файл — несколькими вложениями в одной карточке. Все содержательные правки вносите до регистрации: после присвоения номера менять текст зарегистрированного документа нельзя без веской причины и пометки.

Кому направить: маршрут и участники

«Адресат» служебной записки в ДО реализуется не отдельным полем, а участниками процесса обработки — теми, кому документ уходит на рассмотрение, согласование и исполнение. Маршрут собирается из типовых действий:

Для простой записки хватает связки Рассмотрение → Исполнение: адресат накладывает резолюцию, а по ней автоматически уходит поручение исполнителю. Если нужны визы — добавьте шаг согласования перед рассмотрением.

Настроить маршрут можно двумя путями:

• 🔁 Шаблоном процесса, привязанным к виду документа, — тогда при создании записки маршрут подставляется сам, участники определяются по правилам (например, рассмотрение всегда направляется руководителю подразделения-автора).
• ✍️ Вручную для разовой записки — выбираете исполнителей и порядок шагов прямо при запуске.

Несколько действий подряд удобно объединить в один комплексный процесс: внутри него шаги Рассмотрение, Согласование и Исполнение идут по заданному порядку, и адресатам не приходится запускать каждый этап руками. Для типовых записок комплексный процесс настраивают один раз в шаблоне — дальше он повторяется для каждого нового документа этого вида.

Если маршрут не стартовал. Бывает, что записку создали, а задач адресату не пришло. Проверьте по порядку: привязан ли к виду документа шаблон процесса; заполнены ли поля, из которых шаблон берёт участников (руководитель, подразделение); не стоит ли у процесса признак ручного запуска — тогда маршрут нужно стартовать кнопкой запуска обработки в карточке. Запустить процесс можно и вручную, выбрав участников по ходу, если автоматика в этот раз не подходит.

Регистрация: присвоение номера

Регистрация в 1С:Документооборот — это отдельное действие, которое присваивает документу регистрационный номер и дату и фиксирует его в журнале. Есть два сценария.

Регистрирует делопроизводитель. В маршрут включён шаг «Регистрация». Когда очередь доходит до него, у ответственного появляется задача. Он открывает карточку, проверяет реквизиты и нажимает Зарегистрировать. Система берёт нумератор из вида документа, подставляет очередной номер и текущую дату регистрации.

Регистрирует сам автор. Если по регламенту записку регистрируют без отдельного делопроизводителя, кнопка Зарегистрировать доступна прямо в карточке документа (при наличии прав). Нажатие делает то же самое — присваивает номер по нумератору.

Номер собирается по формату нумератора. Например, при формате «префикс-порядковый номер» и ежегодной периодичности первая записка 2026 года получит номер вида СЗ-000001, следующая — СЗ-000002, а в начале следующего года счётчик обнулится. Если в формат добавлен код подразделения, у отдела закупок и отдела кадров нумерация пойдёт независимо.

После регистрации:

• номер и дата проставлены и дальше не меняются при пересохранении;
• документ связан со статьёй номенклатуры дел;
• запись видна в журнале регистрации внутренних документов (отбор по виду, периоду, подразделению).

Исполнение, контроль и хранение

Зарегистрированная записка живёт дальше по маршруту. По резолюции адресата формируются задачи исполнителям — они приходят в список «Задачи мне» и на рабочий стол. Исполнитель отмечает выполнение, при необходимости прикладывает отчёт или файл-результат.

За сроками следит контроль исполнения:

• поручение можно пометить как контролируемое и задать срок;
• просроченные и приближающиеся к сроку задачи подсвечиваются в списках;
• сводную картину дают отчёты по исполнительской дисциплине — кто и сколько задач не закрыл в срок.

Когда работа по записке завершена, документ списывают в дело: в карточке выбирается статья номенклатуры дел, и запись уходит в архив с сохранением регистрационного номера. Найти её потом можно через журнал регистрации или поиск по номеру и содержанию. Удалять зарегистрированные документы не нужно — для этого и ведётся номенклатура дел с установленными сроками хранения.

Если по резолюции родился другой документ — приказ, заявка, договор — свяжите его с запиской через связи документов. Тогда из карточки записки будет видно, чем всё закончилось, а из нового документа — на каком основании он появился. Это снимает большую часть вопросов «а что было решено по той записке» спустя месяцы.

Частые вопросы