Приём нового работника в ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0: от карточки до первой зарплаты

Частая ошибка — считать, что зарегистрировать сотрудника в 1С значит просто завести его в справочник Кадры → Сотрудники. Карточка без документа «Приём на работу» — это только запись о человеке: зарплата ему не начислится, в табель он не попадёт, а в СФР не уйдут сведения о приёме.

Правильный порядок в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 такой: карточка сотрудника → документ «Приём на работу» с графиком и начислениями → сведения для НДФЛ и выплаты → ЕФС-1 не позже следующего рабочего дня после приказа. В 1С:Бухгалтерии 3.0 путь короче, но логика та же.

Что проверить в программе до регистрации нового сотрудника

Пять минут на настройки до приёма избавляют от перепроведения документов потом. Пройдитесь по списку:

• 🏢 Организация. Настройка → Организации — заполнены ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР, код по ОКТМО, ответственные лица (руководитель подписывает приказ Т-1).
• 🗂️ Подразделения. Сотрудник принимается в конкретное подразделение. Если обособленное подразделение выделено на отдельный баланс или стоит на учёте в своей налоговой — проверьте это в карточке подразделения: от этого зависит, в какую ИФНС пойдёт НДФЛ.
• 📋 Кадровый учёт. Настройка → Кадровый учет — здесь включается штатное расписание, учёт по позициям, проверка соответствия кадровых документов штатке. Если штатное расписание ведётся, должность в приёме выбирается из позиции, а не из справочника должностей.
• 💰 Начисления. Настройка → Начисления — нужный вид оплаты (оклад по дням, по часам, сдельно) должен существовать до приёма, иначе в документе его не выберешь.
• 📅 Графики работы. Настройка → Графики работы сотрудников — график заполнен на текущий год по производственному календарю.

Шаг 1. Создайте карточку сотрудника и личные данные (Т-2)

Откройте Кадры → Сотрудники и нажмите Создать.

1. Введите ФИО, дату рождения и пол. При вводе ФИО программа ищет похожих физлиц в базе и предлагает выбрать существующего — читайте это сообщение внимательно (подробнее в разделе об ошибках).
2. Заполните ИНН и СНИЛС. СНИЛС обязателен: без него не сформируется ЕФС-1 и персонифицированные сведения.
3. Нажмите Записать. В ЗУП одновременно создаются две записи: «Сотрудник» (трудовые отношения с организацией) и «Физическое лицо» (человек с его документами).

После записи в карточке становятся доступны ссылки:

Личная карточка Т-2 формируется из этих данных автоматически. Распечатать её можно из списка сотрудников через кнопку Печать. Если нужно поправить отдельные строки формы (например, сведения о приёме), правьте исходные данные, а не печатную форму — иначе при следующей печати правки пропадут.

Шаг 2. Оформите приём на работу: график, ставка, табель

Карточка готова — теперь главный документ. Его можно создать двумя путями:

• из карточки сотрудника командой Оформить документ → Приём на работу;
• через Кадры → Приемы, переводы, увольнения → Создать → Прием на работу.

Вкладка «Главное»

1. Дата приёма — первый рабочий день по трудовому договору. Не дата подписания договора и не дата ввода в программу.
2. Подразделение и должность (или позиция штатного расписания).
3. Вид занятости — основное место работы или внешнее совместительство. Внутреннее совместительство оформляется отдельным документом на уже работающего сотрудника.
4. Количество ставок — 1, 0,5, 0,25. Неполная ставка автоматически пересчитывает оклад пропорционально.
5. График работы — выберите из списка. От графика зависит норма времени и автоматическое заполнение учёта времени.
6. Испытательный срок — число месяцев. Для обычных должностей по статье 70 ТК РФ — не больше трёх.

Как сотрудник попадает в табель

В ЗУП 3.1 отдельного «включения в табель» нет. С даты приёма программа сама считает сотрудника работающим по выбранному графику. Табель (Зарплата → Табели) нужен, только если время учитывается по факту или есть отклонения.

Отклонения вводятся документами: больничный, отпуск, командировка, прогул. Если сотрудник работает по графику, который отличается от плана (сменный, «скользящий»), используют документ «Индивидуальный график».

Шаг 3. Внесите данные для расчёта зарплаты

Вкладка «Оплата труда» в приёме

Здесь указывают:

• Начисления — основное (например, «Оплата по окладу») и размер. Можно добавить надбавки: за стаж, за классность, районный коэффициент.
• Аванс — фиксированной суммой или процентом от тарифа. Если в организации единый порядок, он подставится из настроек.
• Порядок пересчёта тарифной ставки — для часовых ставок.

Если штатное расписание ведётся и позиция заполнена, начисления подтянутся из позиции. Поменять их в приёме можно, но при включённом контроле программа предупредит о расхождении со штаткой.

НДФЛ и вычеты

Откройте в карточке ссылку Налог на доходы:

• 🧾 Статус налогоплательщика — резидент или нерезидент. От него зависит ставка.
• 👶 Стандартные вычеты на детей — по заявлению работника. Нужны свидетельство о рождении и справка с места учёбы для детей старше 18 лет на очном обучении.
• 📄 Доходы с прошлого места работы этого года — переносятся из справки о доходах. Без них вычеты на детей могут предоставляться дольше, чем положено по лимиту дохода.

Страхование и способ выплаты

• Страхование — статус застрахованного лица (гражданин РФ, иностранец с видом на жительство, временно пребывающий и т. д.). От статуса зависят тарифы взносов.
• Выплата зарплаты — касса, банк или зарплатный проект. Для зарплатного проекта лицевой счёт можно ввести вручную или загрузить из файла банка.

Печать документов

Из документа «Приём на работу» печатаются приказ по форме Т-1 и трудовой договор. Шаблон договора можно настроить под свою организацию: поля ФИО, должности и оклада подставятся автоматически.

Проведите документ. Если сотрудник принят не тем числом или с ошибкой в окладе — исправляйте сам документ приёма до первого расчёта зарплаты. После расчёта уже нужен документ-исправление или кадровый перевод.

Шаг 4. Сведения о новом работнике в СФР (бывшие ПФР, ФСС) и ФОМС

С 2023 года ПФР и ФСС объединены в Социальный фонд России (СФР). Отдельно «регистрировать сотрудника в фондах», как раньше, не нужно. ФОМС работодатель о новичке вообще не уведомляет — полис ОМС человек оформляет сам.

Что реально отправляется:

Пример: приказ о приёме подписан в пятницу 9 октября. ЕФС-1 нужно сдать не позже понедельника 12 октября.

Как сформировать ЕФС-1 в ЗУП

1. Откройте Кадры → Электронные трудовые книжки.
2. Создайте документ ЕФС-1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» и нажмите Заполнить — программа подберёт все кадровые события, о которых ещё не отчитались.
3. Проверьте код выполняемой функции (ОКЗ) у должности: без него сведения не примут.
4. Отправьте через 1С-Отчётность или выгрузите файл для другой системы сдачи.

Без СНИЛС и кода ОКЗ у должности ЕФС-1 о приёме не пройдёт контроль — проверьте оба поля до приказа, а не в последний день срока.

Регулярные отчёты после регистрации сотрудника

Новый работник попадает во все регулярные отчёты автоматически, если оформлен правильно. Что сформировать и проверить:

Отчёты в ЗУП собраны в разделе Отчетность, справки → 1С-Отчетность. Перед первой сдачей откройте «Анализ взносов в фонды» и «Свод начисленной зарплаты» — сотрудник с начислениями должен быть в обоих.

Как зарегистрировать сотрудника в 1С:Бухгалтерии 3.0

В БП 3.0 зарплатный блок упрощён, но для небольшой организации его хватает.

1. Проверьте Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты. В блоке кадрового учёта выберите Полный — тогда появятся кадровые документы и печать приказа Т-1. При Упрощённом приём фиксируется прямо в карточке.
2. Откройте Зарплата и кадры → Сотрудники → Создать. Заполните ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС, паспорт.
3. При полном кадровом учёте оформите Зарплата и кадры → Кадровые документы → Создать → Прием на работу: дата, подразделение, должность, график, начисление и оклад.
4. Заполните вычеты и способ выплаты по ссылкам в карточке сотрудника.
5. ЕФС-1 формируется в разделе Зарплата и кадры — найдите журнал электронных трудовых книжек или сведений о трудовой деятельности.

Отличия от ЗУП: нет штатного расписания с позициями, индивидуальных графиков и табельного учёта по часам в полном объёме. Если сотрудников больше 30–50 или графики сложные, удобнее вести зарплату в ЗУП и передавать проводки в бухгалтерию синхронизацией.

Проверка: как найти ошибки в оформлении работника

После приёма прогоните короткую проверку. Каждая из них ловит свою типичную ошибку.

Дубли физических лиц

Самая неприятная ситуация. Человек когда-то работал по ГПХ или уже был принят в другую организацию группы, а при новом приёме бухгалтер не заметил подсказку о похожем физлице и создал второе. В итоге у одного человека две карточки физлица, вычеты применяются дважды, а справки о доходах раздваиваются.

Как исправить: в ЗУП есть обработка «Объединение личных карточек» — она переносит все данные на одно физлицо. Перед объединением сделайте резервную копию базы .

Сотрудник не попал в расчёт зарплаты

Проверьте по порядку:

• 🔹 проведён ли документ «Приём на работу» (не просто записан);
• 🔹 дата приёма не позже месяца расчёта;
• 🔹 в приёме указано хотя бы одно плановое начисление;
• 🔹 у графика работы заполнен текущий год.

Неверный НДФЛ в первом месяце

Обычно причина в статусе налогоплательщика или в незаведённых доходах с прошлого места работы. Исправьте данные в карточке и перезаполните «Начисление зарплаты и взносов» — если месяц ещё не закрыт.

Ошибка в дате приёма после расчёта

Если зарплата уже начислена и выплачена, не меняйте документ приёма задним числом. Отмените его через документ-исправление (если программа предлагает) либо проконсультируйтесь с ответственным за кадровый учёт: в СФР уже ушла дата из ЕФС-1, и её тоже придётся корректировать.

Как ускорить регистрацию сотрудников в 1С

Оформлять людей по одному долго, если идёт массовый набор или сезонный приём. Что помогает:

• 👥 «Прием на работу списком» — один документ на несколько сотрудников с одной датой. Удобно для бригад, сменщиков, сезонных рабочих.
• 📐 Штатное расписание с позициями. Начисления, надбавки и график берутся из позиции: в приёме остаётся выбрать человека и дату.
• 📑 Копирование документа. Для похожего сотрудника скопируйте прошлый приём и поменяйте ФИО и дату — но проверьте ставку и начисления.
• 🖥️ 1С:Кабинет сотрудника . Работник сам вводит личные данные и загружает документы, кадровик получает уже заполненные сведения.
• ✍️ Кадровый ЭДО. Приказ и трудовой договор можно подписать электронно без бумажного обмена — при согласии работника, по правилам статей 22.1–22.3 ТК РФ.
• 🔄 Синхронизация ЗУП и БП. Кадры ведутся в ЗУП, проводки по зарплате выгружаются в бухгалтерию. Дважды заводить человека не нужно.

Частые вопросы