Создаём, заполняем и проводим документы в 1С

Документ в 1С заводят так: открывают нужный журнал в своём разделе (например, Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД)), нажимают Создать, заполняют шапку и табличную часть, затем жмут Провести и закрыть. После проведения документ формирует движения по счетам и регистрам — именно они попадают в отчёты.

Создать и провести — это два разных действия. Записанный, но не проведённый документ хранится в базе, но в учёте его как будто нет: в оборотно-сальдовой ведомости он не отражается. Ниже — как правильно создать документ , заполнить дату и номер, подобрать контрагента и номенклатуру, провести и при необходимости исправить.

Где создавать документ: раздел и журнал

Каждый документ живёт в своём журнале. Журнал открывается из раздела, к которому относится операция:

• 💰 Поступление товаров и услуг — Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
• 📦 Продажа, отгрузка — Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
• 🏦 Платежи и выписки банка — Банк и касса → Банковские выписки.
• 💵 Касса, приход и расход наличных — Банк и касса → Кассовые документы.
• 📄 Счёт на оплату — Продажи → Счета покупателям.

Если не помните, в каком разделе лежит нужный документ, откройте список всех видов через команду Все функции (Главное меню → Все функции → Документы) — там документы перечислены по алфавиту. Команда доступна, когда в Администрирование → Настройки пользователей и прав включён режим отображения всех функций.

Один вид документа закрывает целое событие. Например, поступление товаров сразу приходует товар на склад, отражает задолженность перед поставщиком и входящий НДС — тремя отдельными документами это делать не нужно. Поэтому первый вопрос при вводе: каким документом оформляется ваша операция. Если сомневаетесь, ориентируйтесь на первичку: накладная ТОРГ-12 и УПД — это поступление или реализация, платёжка — банковская выписка, акт — поступление или реализация услуг .

Как создать и заполнить новый документ

Внутри журнала порядок одинаковый почти для всех документов.

1. Нажмите Создать (или клавишу Insert). Откроется пустая форма.
2. Проверьте Организацию в шапке. Если в базе ведётся несколько организаций, подставится та, что указана основной, — при необходимости выберите другую.
3. Укажите Контрагента и Договор. Договор часто подставляется автоматически, если у контрагента он один.
4. Заполните табличную часть — товары, услуги, суммы. Строки добавляют кнопкой Добавить или подбором через Подбор.
5. Проверьте счета учёта, ставки НДС и итоговую сумму внизу формы.
6. Нажмите Провести и закрыть.

Строки табличной части добавляют двумя способами. Добавить создаёт пустую строку, в которой номенклатуру выбирают по одной. Подбор открывает справочник сбоку и позволяет накидать сразу много позиций с количеством, не закрывая документ, — удобно для накладных на десятки строк.

Над табличной частью почти всегда есть переключатель «НДС в сумме / НДС сверху» и поле типа цен. От них зависит, как программа разложит итог на стоимость и налог. Проверяйте их до заполнения строк: поменять флаг на уже заполненном документе — значит пересчитать все суммы.

Форму можно сначала Записать (Ctrl+S) — документ сохранится как черновик без проведения. Это удобно, когда данные ещё не все на руках. Печатную форму (накладную, счёт, акт) выводят кнопкой Печать — она доступна и до, и после проведения.

Создание копированием

Если новый документ похож на старый, не заполняйте всё заново. Встаньте в журнале на нужную строку и нажмите F9 (или Создать копированием). Программа создаст новый документ с той же шапкой и табличной частью — останется поправить дату, номер и суммы.

Дата, номер и период документа

Дата определяет, в каком периоде документ отразится в учёте. По умолчанию подставляется рабочая дата — обычно текущая. Если заводите документ задним числом, поставьте фактическую дату операции, а не сегодняшнюю.

Номер программа присваивает автоматически при записи. Вручную его менять не нужно: нумерация сквозная внутри года и префикса. Префикс (буквы перед номером) задаётся по организации и информационной базе, чтобы номера не пересекались у разных фирм в одной базе.

По умолчанию в поле даты стоит рабочая дата — как правило, сегодняшняя. Если вы вводите подряд документы за прошлый месяц, задайте рабочую дату один раз: Главное → Настройки → Персональные настройки → Рабочая дата. Тогда каждый новый документ будет открываться уже с нужной датой, и её не придётся править вручную в каждом.

Чтобы случайно не исправить закрытый период, в 1С используют дату запрета изменения данных: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Даты запрета изменения. После того как отчётность сдана, период закрывают — и провести документ более ранней датой программа уже не даст.

Контрагенты и номенклатура: заполняем справочники

Табличную часть и шапку заполняют не текстом, а ссылками на справочники. Если контрагента или товара ещё нет в базе, их заводят на лету.

Новый контрагент. В поле «Контрагент» начните вводить ИНН или название. Если совпадений нет, нажмите + (Создать) или Создать новый. При подключённой 1С:Контрагент данные по ИНН подтянутся из реестра автоматически — название, КПП, адрес.

Новая номенклатура. В строке табличной части в поле «Номенклатура» нажмите Показать все → Создать. Заполните наименование, единицу измерения и вид номенклатуры (товар или услуга) — от вида зависит счёт учёта.

Договор. Для одного контрагента может быть несколько договоров — с поставщиком и с покупателем, в рублях и в валюте. В документе важно выбрать правильный: именно по связке «контрагент + договор» сворачиваются взаиморасчёты. Вид договора («С поставщиком», «С покупателем») программа подставляет по типу документа, но при ошибочном выборе сальдо повиснет не на том договоре.

Чтобы не заполнять счета в каждой строке вручную, настройте счета учёта номенклатуры один раз: Справочники → Номенклатура → Счета учёта номенклатуры. Тогда при подборе товара счета подставятся сами. Правило задают для группы номенклатуры или для вида, поэтому один раз настроенные счета работают для всех новых позиций в этой группе.

Проведение, отмена проведения и корректировка

Провести — значит сформировать движения: проводки по бухгалтерским счетам и записи в регистрах (НДС, взаиморасчёты, склад). Кнопка Провести оставляет документ открытым, Провести и закрыть закрывает форму.

Посмотреть, что сформировалось, можно кнопкой Дт/Кт (показать проводки и движения документа) — откроется окно со всеми регистрами, куда документ записал данные. Это первое, что стоит проверить, если отчёт показывает не то, что ждёте. В этом же окне, если включить флаг ручной корректировки, проводки можно поправить вручную — но без крайней необходимости так делать не стоит: при следующем перепроведении ручные правки сохранятся и могут разойтись с остальными документами.

Провести сразу несколько документов из журнала тоже можно: выделите их (Ctrl или Shift с мышью) и выберите Ещё → Провести. Так удобно перепроводить документы за период после изменения настроек учёта.

Отмена проведения. Если движения сформировались неверно, не удаляйте документ. Откройте его и выберите Ещё → Отмена проведения (или кнопку Отмена проведения на панели). Движения удалятся, документ останется записанным. После правки проведите заново.

Исправление. Проведённый документ можно открыть, изменить и перепровести — движения пересчитаются. Если период уже закрыт, правьте через дату в открытом периоде или оформляйте корректировку отдельным документом (например, корректировкой поступления или реализации через Создать на основании).

Частые ошибки при вводе документов

Самые типовые сбои при заведении документов и что с ними делать:

Отдельный случай — документ не проводится и выдаёт ошибку про отрицательные остатки на складе. Это контроль остатков: программа не даёт списать больше, чем числится. Сначала проведите поступление или оприходование, потом — отгрузку.

Быстрый и массовый ввод документов

Когда документов много, заводить каждый руками долго. В 1С есть несколько приёмов ускорения.

• 🔁 Ввод на основании. Открываете документ-источник и жмёте Создать на основании — программа создаёт связанный документ с перенесёнными данными. Из счёта — реализацию, из поступления — счёт-фактуру, из реализации — платёжное поручение.
• 📋 Копирование (F9). Для однотипных операций: один раз заполнили, дальше копируете и правите отличия.
• 🏦 Загрузка выписки из банка. Платежи не вводят вручную: в Банк и касса → Банковские выписки нажимают Загрузить и подтягивают файл из клиент-банка или напрямую через ДиректБанк. Документы создаются пачкой.
• ✏️ Групповое изменение реквизитов. Чтобы поправить один реквизит сразу у многих документов (например, сменить ответственного), выделите их в журнале и воспользуйтесь обработкой группового изменения реквизитов — она доступна пользователю с правами администратора.

Ввод на основании удобно выстраивать в цепочку под реальную сделку: из счёта покупателю создаёте реализацию, из реализации — счёт-фактуру и платёжное поручение. На каждом шаге данные переносятся, а связь между документами сохраняется — её видно по кнопке Связанные документы. Так не только быстрее, но и меньше расхождений: контрагент, договор и суммы берутся из источника, а не набираются заново.

Если проведение пачки документов тормозит, не отменяйте операцию на середине — дайте ей завершиться. Прерванное групповое проведение может оставить часть документов проведёнными, а часть — нет, и придётся разбираться вручную.

Частые вопросы