Создаём карточку ИП в справочнике контрагентов
Содержание
Карточка ИП заводится в справочнике Справочники → Контрагенты кнопкой Создать. Главное отличие от организации: у предпринимателя ИНН из 12 цифр, есть ОГРНИП и нет КПП. Если подключена интернет-поддержка, достаточно вписать ИНН — остальное подтянется из реестра.
Разберём весь путь: где создать контрагента -ИП, как заполнить реквизиты по ИНН и вручную, что добавить на вкладках, как привязать расчётный счёт и договор, и из-за чего потом вылезают ошибки в документах. Карточка заполняется один раз, а дальше реквизиты ИП автоматически подставляются во все документы и платёжки — поэтому пару минут на аккуратный ввод окупаются.
Где создать контрагента-ИП и что подготовить
Справочник контрагентов открывается из нескольких мест, ведут они в один список:
Справочники → Контрагенты;Покупки → Контрагенты;Продажи → Контрагенты.
В списке нажмите Создать. Откроется пустая карточка — её и будем заполнять под предпринимателя.
Чтобы не бегать за данными по ходу, держите под рукой реквизиты ИП. Их проще всего взять из счёта, договора или карточки предприятия, которую контрагент прислал.
ИП — это физическое лицо, которое ведёт бизнес. Поэтому в поле Вид контрагента для него выбирают значение, относящееся к физлицам, а не к организациям. Но вручную тип можно не выставлять: при вводе ИНН программа сама определит, что перед ней предприниматель.
Самый надёжный способ — ввод по ИНН
Если в базе работает сервис 1С:Контрагент (входит в договор ИТС, нужна подключённая интернет-поддержка), заполнение занимает несколько секунд. Включается он в разделе Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы — там же вводится логин от портала 1С.
- В новой карточке найдите поле ИНН и введите 12 цифр предпринимателя.
- Программа обратится к реестру и подставит полное наименование вида «Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович», ОГРНИП и дату регистрации.
- Проверьте, что подтянулось именно ИП, а не однофамилец-физлицо — сверьте ОГРНИП и ФИО с документами.
- Сокращённое наименование («ИП Иванов И. И.») поправьте под себя — оно показывается в списках и печатных формах.
Автозаполнение экономит не только время. Оно сразу ставит правильный признак налогоплательщика и исключает опечатку в ИНН, из-за которой потом не пройдёт сверка или ЭДО.
Если интернет-поддержка не подключена или ИП только что зарегистрирован и ещё не попал в реестр, реквизиты вводят вручную — об этом ниже.
Реквизиты ИП вручную: ИНН, ОГРНИП и ФИО
Когда сервис недоступен, заполните поля сами. Для предпринимателя набор реквизитов отличается от организации.
| Реквизит | ИП | Организация |
|---|---|---|
| ИНН | 12 цифр | 10 цифр |
| КПП | нет | есть |
| Госрегистрация | ОГРНИП | ОГРН |
| Наименование | ФИО | название фирмы |
Порядок:
- В поле Вид контрагента выберите значение для физлица — ИП к ним относится.
- Впишите ИНН (12 цифр). Поле КПП для ИП не заполняется и обычно скрывается.
- В наименование внесите ФИО. Полное наименование удобно писать как «Индивидуальный предприниматель Фамилия Имя Отчество» — так его легко отличить от обычного физлица в списке.
- Укажите ОГРНИП и дату регистрации. Эти поля ищите в карточке рядом с реквизитами; если на основной форме их не видно, разверните блок с регистрационными данными.
Не присваивайте ИП код КПП «для порядка». У предпринимателя его нет. Лишний КПП потом вылезет в счёте-фактуре и в выгрузке для ЭДО как ошибка.
Проверьте контрольную сумму ИНН: программа подсветит поле, если 12 цифр введены с ошибкой. Красное поле — повод перепроверить, а не сохранять «как есть».
В карточке два поля наименования. Наименование (рабочее) — короткое, по нему вы ищете контрагента в списках; для ИП удобно писать «ИП Фамилия И. О.». Полное наименование идёт в договоры и печатные формы — здесь пишут «Индивидуальный предприниматель Фамилия Имя Отчество». Если заполнить только рабочее, в печатных документах предприниматель будет выглядеть сокращённо, что не всегда корректно для договора.
Адреса и контакты на вкладках карточки
Юридического адреса у ИП нет — он регистрируется по месту жительства. В карточке заполняют фактический и почтовый адрес, по которому идёт переписка и доставка документов.
Адрес вводят через встроенный классификатор: нажмите ссылку с адресом (или кнопку заполнения рядом) и выберите регион, город и улицу из списка. Ручной ввод строкой оставьте только для адресов, которых нет в классификаторе.
Классификатор адресов работает через ту же интернет-поддержку: данные подтягиваются онлайн по мере ввода. Если программа не находит нужную улицу, сначала проверьте, что доступ к адресному классификатору включён, и только потом вбивайте адрес строкой — иначе такой адрес может не пройти в отчётности, где нужен структурированный адрес.
Юридический адрес у ИП не заполняют: по закону предприниматель его не имеет, в документах используется адрес регистрации физлица, который в расчётах с вами роли не играет. Для переписки и доставки достаточно фактического и почтового адреса.
Контакты — телефон и e-mail — добавляются в блоке контактной информации той же карточки. E-mail пригодится, если будете отправлять контрагенту документы напрямую из 1С.
Один e-mail лучше завести как основной — на него программа предложит отправлять счета и акты. Для ЭДО адрес почты роли не играет, там обмен идёт по идентификатору оператора.
Отдельную вкладку под «контактных лиц» у ИП заполнять не обязательно: чаще всего предприниматель сам и подписант, и контакт. Но если с вами общается бухгалтер или менеджер ИП, занесите его в контактные лица — удобно для звонков и писем.
Банковские счета и валюта расчётов
Расчётный счёт нужен, чтобы в платёжках и выписках подставлялись реквизиты контрагента. Добавляют его прямо в карточке ИП.
- Откройте ссылку Банковские счета в карточке контрагента.
- Нажмите Создать.
- Введите БИК банка — программа сама подставит название, корсчёт и город из классификатора банков.
- Впишите номер расчётного счёта (20 цифр).
- Сохраните. Если счёт один, пометьте его основным — он будет подставляться в документы по умолчанию.
Валюта счёта по умолчанию — рубли. Валютный счёт заводят отдельной карточкой с нужной валютой; тогда в документах по этому контрагенту появится пересчёт по курсу.
Если классификатор банков в базе старый, по БИК может подставиться банк с прежним названием (частая история после слияний банков). Сверьте наименование с реквизитами из договора и при необходимости поправьте вручную.
У ИП может быть несколько счетов в разных банках. Заводите все, а основным делайте тот, через который идёт большинство расчётов, — остальные подставите в документе вручную при необходимости.
Если банк предпринимателя поддерживает прямой обмен (технология ДиректБанк), по заведённому счёту можно отправлять платёжки и получать выписки прямо из 1С, минуя клиент-банк. Настройка такого обмена привязывается именно к карточке расчётного счёта — ещё один довод вводить реквизиты без опечаток.
Договоры и настройка взаиморасчётов
Без договора документы по контрагенту провести не получится — он задаёт, с какой стороны идут расчёты и как считается НДС.
Откройте ссылку Договоры в карточке ИП и нажмите Создать. Заполните:
- Вид договора —
С поставщиком, если ИП вам продаёт, илиС покупателем, если покупает у вас. Вид влияет на то, в каких документах договор будет доступен. - Номер и дата — из бумажного договора. Если договора нет, поставьте вид
Прочееи укажите основание. - Валюта — рубли для обычных расчётов.
- Ведение взаиморасчётов — по договору в целом или по расчётным документам. По договору в целом удобно, когда расчёты идут общей суммой; по расчётным документам ставят, когда важно видеть сальдо по каждой накладной и платежу отдельно, а зачёт аванса делать адресно.
- Срок оплаты — если заполнить, программа подсветит просроченную задолженность в отчётах по этому ИП.
Про НДС в договоре: признак зависит не от вашей фирмы, а от режима самого ИП.
- ИП на ОСН — работает с НДС, он выставляет и принимает счета-фактуры.
- ИП на УСН или патенте — без НДС, счёт-фактуру не выставляет. В сумме договора НДС не выделяйте.
Систему налогообложения ИП проще уточнить сразу при заведении. Ошибка «посчитали ИП на УСН плательщиком НДС» всплывёт в вашей декларации и в сверке — исправлять дороже, чем спросить.
Один контрагент-ИП может иметь сразу несколько договоров: например, С поставщиком на закупку и С покупателем на возвраты. Это нормально, список договоров хранится в его карточке.
Проверка статуса ИП и счета учёта расчётов
Перед первой сделкой стоит убедиться, что предприниматель действует. Сервис 1С:Контрагент сверяет карточку с ЕГРИП и показывает статус: действующий ИП или прекративший деятельность. Если видите предупреждение о прекращении регистрации — уточните у контрагента, прежде чем проводить документы : платежи и отгрузки на закрытого ИП потом вызовут вопросы при сверке.
Счета учёта расчётов 1С подставляет автоматически по виду договора, поэтому отдельно их обычно не трогают:
| Что отражаем | Счёт расчётов | Счёт авансов |
|---|---|---|
| ИП — поставщик | 60.01 | 60.02 |
| ИП — покупатель | 62.01 | 62.02 |
Эти счета берутся из регистра счетов учёта расчётов с контрагентами. Менять их в документе вручную нужно только при нестандартном учёте — например, когда расчёты ведутся в валюте или через отдельный счёт. В обычной ситуации оставляйте подставленные значения.
Если по ИП почему-то подставляется не тот счёт (скажем, 76 вместо 60), проверьте вид договора и настройку счетов расчётов — чаще всего дело в неверно выбранном виде договора, а не в карточке.
Карточка ИП используется во всех документах, где участвует контрагент: поступление, реализация, платёжные поручения, акты сверки. Один раз заполнив её аккуратно, вы избавляетесь от ручного ввода реквизитов в каждом документе.
Типичные ошибки при заведении ИП
Большинство проблем всплывает не на вводе, а позже — при проведении документов или сдаче отчётности. Вот с чем сталкиваются чаще всего:
С поставщиком — ИП не появится в поступлении.Отдельно про поиск дублей. Перед созданием новой карточки вбейте ИНН в строку поиска списка контрагентов. Если ИП уже заведён, повторная карточка разорвёт историю расчётов: часть документов будет на одном контрагенте, часть на другом, и сальдо не сойдётся.
Если дубль уже появился, не удаляйте его сразу — сначала перенесите документы на основную карточку, и только потом помечайте лишнюю на удаление через обработку удаления помеченных объектов.