Создаём карточку индивидуального предпринимателя в справочнике контрагентов

Индивидуальный предприниматель заводится в том же справочнике, что и организации, — Справочники → Контрагенты, кнопка Создать. Главное отличие ИП от юрлица в карточке: ИНН состоит из 12 цифр, КПП нет вообще, а вместо ОГРН указывается ОГРНИП из 15 цифр.

Дальше — где взять раздел, какой выбрать вид контрагента, как подтянуть реквизиты из ЕГРИП по одному ИНН, добавить расчётный счёт и адрес, и как 1С сама проверит предпринимателя по базе ФНС перед сохранением. Разбираем на 1С:Бухгалтерии 8.3 (БП 3.0, интерфейс «Такси»); в УТ 11 и ЗУП 3.1 карточка контрагента устроена так же.

Где найти справочник контрагентов и создать запись

Контрагенты в БП 3.0 лежат в одном справочнике — неважно, покупатель это, поставщик или подотчётное лицо.

Открыть можно двумя путями:

• Справочники → Контрагенты — прямая ссылка в разделе.
• Справочники → Покупатели или Справочники → Поставщики — откроется тот же список, отфильтрованный по роли.

В списке нажмите Создать. Откроется пустая карточка. Не создавайте дубль, если ИП у вас уже заводили: сначала проверьте список поиском по ИНН или фамилии. Задвоенный контрагент разносит взаиморасчёты по двум карточкам, и акт сверки перестаёт сходиться.

Если предпринимателей много, заранее сделайте папку: в списке контрагентов есть команда Создать группу . Папки удобно называть по роли — «Поставщики услуг», «Покупатели-ИП» — чтобы потом не листать общий список.

Автозаполнение по ИНН из ЕГРИП

В верхней части карточки есть поле ИНН. Введите в него 12 цифр ИНН предпринимателя и нажмите кнопку автозаполнения рядом с полем (значок с подсказкой «Заполнить реквизиты по ИНН»).

1С обратится к сервису 1С:Контрагент, найдёт запись в ЕГРИП и подставит:

• фамилию, имя, отчество;
• полное и сокращённое наименование;
• ОГРНИП и дату регистрации;
• адрес из реестра;
• признак действующего/прекратившего деятельность статуса.

Вам останется проверить данные и добавить то, чего в реестре нет, — банковский счёт и контакты.

Чтобы автозаполнение работало, должна быть подключена интернет-поддержка: Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы. Там вводятся логин и пароль от Портала 1С:ИТС. Без действующего договора ИТС сервис реквизиты не подтянет — тогда заполняйте карточку вручную, это тоже разберём ниже.

Вид контрагента и основные реквизиты предпринимателя

Если заполняете вручную, первым делом задайте Вид контрагента. Для предпринимателя 1С определяет его по длине ИНН: 12 цифр — это физлицо-предприниматель, 10 цифр — организация. При автозаполнении по ИНН вид подставляется сам.

Ключевые поля карточки ИП и чем они отличаются от организации:

Наименование в карточке лучше писать так, как оно должно попадать в платёжки и акты: «Индивидуальный предприниматель Петров Иван Сергеевич» в поле полного наименования и «ИП Петров И. С.» — в сокращённом. От этого зависит, как контрагент будет выглядеть в печатных формах.

КПП у ИП не заполняется — предприниматели его не имеют. Если поле осталось пустым, это нормально, 1С не потребует его при проведении документов.

Важна и причина, по которой ИП заводят отдельным контрагентом, а не обычным физлицом. Когда вы платите предпринимателю за товары или услуги, он сам отвечает за свои налоги — организация не удерживает НДФЛ и не начисляет взносы. С выплат обычному физлицу по договору ГПХ вы, наоборот, выступаете налоговым агентом и удерживаете НДФЛ. Поэтому ИП — это контрагент в справочнике, а не сотрудник или подотчётник из справочника физических лиц.

Банковский счёт и валюта расчётов

Платёжные документы невозможно провести без расчётного счёта контрагента, поэтому счёт добавляют сразу.

В карточке контрагента есть ссылка Банковские счета (в панели навигации над реквизитами) либо отдельный справочник Справочники → Банковские счета. Нажмите Создать и заполните:

1. БИК банка — 9 цифр. После ввода 1С сама подставит название банка и корреспондентский счёт из классификатора БИК.
2. Номер счёта — 20 цифр расчётного счёта.
3. Валюта счёта — для обычного рублёвого счёта оставьте RUB.

Если банк не нашёлся по БИК, значит классификатор устарел — обновите его: в форме выбора банка есть команда загрузки классификатора через интернет -поддержку.

Валюта расчётов с предпринимателем задаётся не в счёте, а в договоре (поле Валюта карточки договора). Для расчётов в рублях счёт и договор ведутся в RUB; валютный договор с ИП-резидентом — редкость и требует отдельного валютного счёта.

Первый введённый счёт становится основным и подставляется в платёжки по умолчанию. Если счетов несколько, основной можно переключить в карточке контрагента.

Адрес и контактные данные

У предпринимателя нет юридического адреса в том смысле, как у компании: по закону адресом ИП считается адрес его регистрации по месту жительства. В карточке он всё равно заполняется в блоке адресов.

Разверните блок Адрес и телефон (или одноимённую ссылку). Заполняются:

• Юридический адрес — адрес регистрации предпринимателя. Вводится через адресный классификатор (ФИАС): начните набирать название города — программа предложит варианты.
• Фактический адрес — если совпадает с юридическим, поставьте соответствующий флажок, чтобы не вводить дважды.
• Телефон, e-mail — пригодятся для документов и для обмена через ЭДО.

E-mail заполняйте, если планируете отправлять предпринимателю электронные документы : именно на этот адрес уйдёт приглашение к обмену.

Если адресный классификатор не загружен, 1С предложит скачать его или работать через веб-сервис ФИАС — в этом случае адрес подбирается онлайн без хранения классификатора в базе.

Договор, группа и дополнительные сведения

Карточка контрагента — это только «кто». Чтобы по ИП шли документы, нужен ещё договор — «на каких условиях».

Создайте договор по ссылке Договоры в карточке и укажите Вид договора:

• С поставщиком — если ИП продаёт вам товары или услуги;
• С покупателем — если вы продаёте предпринимателю.

Один контрагент может иметь оба вида договоров одновременно.

Остальное — по необходимости:

• Группа (папка) — куда положить контрагента в справочнике.
• Контактные лица — если общаетесь не напрямую с ИП, а с его сотрудником.
• Дополнительные реквизиты — свои поля (например, менеджер или регион), если они настроены в Администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения.

Не заполняйте всё подряд. Для рабочей карточки достаточно вида контрагента, ИНН, наименования, счёта, адреса и договора.

Проверка реквизитов и сохранение

Перед тем как нажать Записать и закрыть, стоит убедиться, что ИП реальный и ИНН введён без опечатки.

При подключённой интернет-поддержке 1С проверяет контрагента автоматически по базе ФНС. Рядом с полями ИНН/наименования появляется индикатор:

• зелёный — предприниматель найден в ЕГРИП и ведёт деятельность;
• жёлтый/красный — ИНН не найден, реквизиты не сходятся или деятельность прекращена.

Красная отметка — повод уточнить данные у контрагента до того, как платить ему или принимать к учёту его документы.

Даже без сервиса 1С контролирует контрольное число ИНН: ИНН строится по алгоритму с контрольными разрядами, и если набор цифр математически невозможен, программа подсветит поле и не даст записать явно ошибочный номер. Это отсекает опечатки, но не гарантирует, что ИНН принадлежит именно этому человеку, — поэтому сверка с ЕГРИП не лишняя.

После проверки нажмите Записать и закрыть. Карточка попадёт в справочник, и предпринимателя можно выбирать в документах — счетах, поступлениях, платёжных поручениях.

Частые вопросы