Новая позиция номенклатуры в 1С: заполняем карточку правильно

Чтобы завести новую позицию, откройте справочник номенклатуры: в 1С:Бухгалтерии 3.0 это Справочники → Номенклатура, в 1С:Управление торговлей 11 — раздел НСИ и администрирование → Номенклатура. Дальше кнопка Создать, и перед вами пустая карточка товара или услуги.

Проблема не в том, чтобы нажать Создать и вписать название. Проблема в том, что одно неверно выбранное поле — Вид номенклатуры или ставка НДС — тянет за собой кривые проводки по всем будущим документам с этой позицией. Поэтому важнее не последовательность кликов, а понимание, какие поля карточки влияют на учёт и чем грозит ошибка в каждом из них.

Где лежит справочник и что подготовить заранее

Справочник Номенклатура — единое место для всего, что организация покупает, производит и продаёт: товаров, материалов, услуг, готовой продукции.

Пути к нему различаются по конфигурации:

Перед вводом новой позиции полезно иметь под рукой три вещи:

• 🏷️ точное наименование — так, как оно будет искаться менеджерами и попадать в печатные формы;
• 📦 единицу измерения — штука, килограмм, метр, комплект;
• 🧾 ставку НДС и понимание, это товар, материал или услуга.

Если справочник уже большой, заранее создайте группу (папку) для новой позиции: Создать группу. Товары без структуры через полгода превращаются в свалку из тысяч строк, где невозможно ничего найти.

Пошаговое создание карточки номенклатуры

Разберём порядок на примере 1С:Бухгалтерии 3.0 — в торговых конфигурациях логика та же, отличаются только названия отдельных полей.

1. Встаньте в нужную группу справочника и нажмите Создать.
2. Заполните поле Наименование — это рабочее имя для поиска и списков. Поле Полное наименование подтянется автоматически; при необходимости впишите юридически точное название для счетов-фактур и накладных.
3. Выберите Вид номенклатуры — товар, материал, услуга, продукция. От этого поля зависят счета учёта (подробнее ниже).
4. Укажите Единица измерения. По умолчанию подставляется «шт»; для весовых и погонных товаров смените на нужную.
5. Проверьте % НДС. Значение берётся из вида номенклатуры или из учётной политики, но для льготных и необлагаемых позиций его нужно поправить вручную.
6. При необходимости заполните Артикул, производителя, код ТН ВЭД.
7. Нажмите Записать. Карточка создана — позиция доступна в документах.

Записать карточку можно и с минимумом полей — программа требует только наименование. Но «минимум» обернётся ручной правкой счетов и ставок в каждом документе, поэтому базовые поля лучше закрыть сразу.

Вид номенклатуры — главное поле карточки

Вид номенклатуры — это не формальная категория, а переключатель бухгалтерской логики. Именно он отвечает на вопрос, как позиция будет вести себя в учёте:

• Товары — покупаются для перепродажи, ведутся на счёте 41, есть складской учёт по количеству и сумме.
• Материалы — используются в производстве или для собственных нужд, счёт 10, списываются на затраты.
• Продукция — выпускается самой организацией, счёт 43, приходуется из производства.
• Услуги и Работы — складского учёта нет, себестоимость формируется напрямую, в реализации идут через доходы и расходы.

В 1С:Бухгалтерии Вид номенклатуры — это ссылка на отдельный справочник Виды номенклатуры. Открыв элемент этого справочника, вы увидите, что к нему привязаны счета учёта и признак «тип» (товар / услуга / работа). Поэтому проще один раз настроить виды, чем подбирать счета в каждой карточке.

Для услуги обязательно поставьте признак, что это услуга: тогда позиция не будет требовать склад и не попадёт в товарные остатки. Частая путаница — завести консультацию или доставку как «товар», после чего она зависает на 41 счёте и не списывается.

Единица измерения, ставка НДС и артикул

Эти три поля заполняются в карточке один раз, но влияют на каждый документ.

Единица измерения. Базовая единица задаётся в карточке и меняется с трудом, поэтому выбирайте осознанно. Если товар приходит коробками, а продаётся штуками, базовой ставьте штуку — так удобнее вести остатки. В 1С:Управление торговлей дополнительно настраиваются упаковки (коробка = 12 шт), в Бухгалтерии упаковок нет, там только одна единица.

Ставка НДС. Поле % НДС подставляется автоматически, но проверяйте его для:

• медицинских товаров, детских товаров, продуктов — там действует ставка 10%;
• экспорта — ставка 0%;
• позиций, освобождённых от НДС (Без НДС).

Неверная ставка в карточке — самая дорогая ошибка: она тиражируется во все реализации и портит книгу продаж .

Артикул и код ТН ВЭД. Артикул помогает искать позицию и печатается в документах. Код ТН ВЭД обязателен для импортных и прослеживаемых товаров — без него не сформируется отчёт по прослеживаемости и не пройдёт выгрузка в маркировку.

Счета учёта номенклатуры: откуда берутся проводки

Проводки по товару программа подставляет не из карточки напрямую, а из регистра Счета учёта номенклатуры. Открыть его можно из списка справочника — ссылка Счета учёта номенклатуры в верхней командной панели.

Регистр работает по принципу «от общего к частному». Счёт подбирается по отборам:

• по умолчанию — для всей номенклатуры сразу;
• отдельно — для конкретного вида номенклатуры;
• отдельно — для группы, склада, организации;
• в самом детальном случае — для одной позиции.

Чем точнее отбор, тем выше приоритет. Поэтому для 99% позиций ничего настраивать не нужно — хватает правил по умолчанию. Ручная настройка счёта на отдельную карточку нужна редко: например, если один и тот же физический товар учитывается у вас на разных счетах.

Подсказка, какой счёт подставится для типичных случаев:

Если при проведении документа 1С пишет, что не заданы счета учёта, — значит, в регистре нет подходящего правила для этой позиции или её вида. Добавьте строку с нужным отбором, и проводки появятся.

Характеристики, штрихкоды и дополнительные реквизиты

Когда одна позиция существует в вариантах — цвет, размер, фасовка, — заводить под каждый отдельную карточку не нужно. Для этого есть характеристики.

В 1С:Управление торговлей характеристики включены широко: в карточке указываете «Использовать характеристики», и дальше по позиции «Футболка» ведёте варианты «красная M», «синяя L». Остатки и цены считаются в разрезе характеристик.

В 1С:Бухгалтерии характеристики тоже есть, но включаются в настройках функциональности и используются реже — для складского учёта это обычно избыточно.

Штрихкоды привязываются к карточке через команду Штрихкоды в её командной панели. Один товар может иметь несколько штрихкодов (разные упаковки, разные поставщики). Штрихкод нужен для сканера на кассе и приёмке, а также для сверки с маркировкой.

Дополнительные реквизиты и сведения — это пользовательские поля, которых нет в типовой карточке: например, «температура хранения» или «гарантийный срок». Они настраиваются в Администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и затем появляются в карточках номенклатуры. Удобно, когда стандартных полей не хватает, а менять конфигурацию не хочется.

Перед записью новой позиции пройдитесь по короткому списку — он закрывает всё, что чаще всего забывают:

Как завести много позиций сразу

Создавать карточки по одной вручную оправдано, когда их единицы. Если нужно загрузить прайс на сотни строк, есть способы быстрее.

Создание прямо из документа поступления. Самый частый приём: при вводе документа Поступление (акт, накладная) в табличной части можно создавать новые позиции, не выходя в справочник. Вы вбиваете наименование — программа предлагает завести карточку. Поля заполняются по минимуму, но товар сразу встаёт на учёт, а карточку можно дооформить позже.

Загрузка из файла. В 1С:Управление торговлей есть загрузка номенклатуры и цен поставщика из прайс-листа (команда загрузки в карточке соглашения или в списке номенклатуры). Колонки файла сопоставляются с полями карточки — наименование, артикул, цена, единица. Удобно при подключении нового поставщика с большим ассортиментом.

Синхронизация между базами. Когда у вас раздельные базы Бухгалтерии и Управления торговлей, справочник номенклатуры не нужно вести дважды. Настроенная синхронизация переносит карточки автоматически — заведённая в УТ позиция появится в Бухгалтерии со всеми реквизитами. Главное — не создавать ту же позицию руками в обеих базах, иначе получите дубли.

Подбор по штрихкоду. Если товары приходят с уже нанесёнными штрихкодами, при приёмке сканером система сама находит карточку по коду, а для неизвестного штрихкода предлагает завести новую позицию. Это ускоряет и приёмку, и заполнение справочника.

Частые ошибки при создании карточки

Ошибки в карточке коварны тем, что всплывают не сразу, а при закрытии периода или сдаче отчётности. Самые частые:

• 🔴 Дубли. Один и тот же товар заводят дважды под чуть разными названиями. Остатки размазываются по двум карточкам. Лечится через обработку Поиск и удаление дублей (Администрирование → Обслуживание).
• 🔴 Услуга заведена как товар. Висит на 41 счёте, не списывается, искажает товарные остатки.
• 🔴 Неверная ставка НДС. Тиражируется во все реализации, портит книгу продаж и декларацию.
• 🔴 Сменили вид номенклатуры после движений. Старые проводки остаются на прежнем счёте, новые идут на другой — остатки не сходятся.
• 🔴 Нет кода ТН ВЭД у прослеживаемого товара. Не формируется отчётность по прослеживаемости.

Общее правило: чем аккуратнее заполнена карточка при создании, тем меньше ручных правок в документах потом. Поля карточки заполняются один раз, а ошибка в них повторяется в каждой продаже и приёмке.

Частые вопросы